Toshiba accompagne l’AGSS (Association pour la Gestion des Services Spécialisés) de l’UDAF (l’Union Départementale des Associations Familiales) du Nord, client historique depuis 24 ans, dans la gestion de son parc d’impression et la mise en place de solutions de dématérialisation pour gagner en productivité.
Contexte et enjeux
L’Association, qui gère des milliers de documents administratifs au quotidien, soit environ 2600 scans et 1000 factures indexées par jour, souhaitait réduire le temps d’envoi et de classement de ses documents entre les structures et le siège situé à Lille.
L’AGSS disposait d’un parc d’impression hétérogène (imprimantes individuelles, scanners et fax) et avait besoin de dématérialiser ses dossiers et de mettre en place un système de GED (Gestion Électronique de Documents).
Son objectif : optimiser la communication entre les services et gagner en productivité en améliorant la gestion administrative de ses documents.
Toshiba, un partenaire stratégique
Entre juin 2016 et septembre 2017, l’association a donc fait appel aux équipes de Toshiba pour l’accompagner dans la rationalisation de son parc d’impression et la dématérialisation de ses documents. Ainsi, les imprimantes individuelles ont été remplacées par 41 multifonctions, répartis sur les 21 structures.
« Pour ce projet, L’AGSS a choisi la double expertise de Toshiba TRNP pour intervenir à la fois en tant que fournisseur de matériel d’impression et intégrateur. Notre mission consistait à actualiser le parc d’impression et à mettre en place des solutions de gestion de flux de documents complètes qui incluent des « briques » matérielles, logicielles et prestations de services de suivi et d’assistance afin d’apporter de la valeur au client » déclare Pascal Gallotta, Président de TRNP (Toshiba Région Nord Picardie).
Un bilan positif : des solutions adaptées aux contraintes métier
Le bilan est aujourd’hui plus que positif, selon Emmanuelle Tulipier, Directrice de l’Administration des Activités Tutélaires, pour qui Toshiba est « plus qu’un simple fournisseur de matériel ». « Nous sommes sur une logique constante d’échanges. Toshiba propose des solutions adaptées à nos besoins en tenant compte de nos contraintes métiers et en nous conseillant sur la faisabilité technique de nos projets », ajoute-t-elle.
Concernant le projet de dématérialisation, Toshiba développe actuellement un système de ventilation des documents scannés qui s’intègre au logiciel métier de l’association. Ce dernier va permettre aux multifonctions, lors du scan, de reconnaître la provenance d’un document et de le déposer dans un répertoire dédié et défini au préalable. En effet, ce programme, capable d’identifier les documents et de les classer par catégorie, va ainsi faciliter le travail des opérateurs dans le système de vidéocodage des documents.
Pour améliorer la fiabilité des scans et gagner en productivité, Toshiba a également mis en place un applicatif sur les ordinateurs afin que les documents scannés soient contrôlés avant d’être transmis au programme d’identification.
Toute cette intégration est maintenue et couverte par un contrat de services : hot-line et accès à distance permanent sur l’ensemble du réseau informatique du client afin de garantir le bon fonctionnement du système et d’être toujours réactif par assurer la continuité de service.
Des résultats : plus de productivité et d’économies
La rationalisation du parc a d’ores et déjà permis à l’AGSS de réaliser des économies significatives grâce à :
- La diminution du nombre de postes d’impression
- La réduction des coûts liés à l’achat groupé de cartouches et de toners.
Grâce à la mutualisation des équipements, les collaborateurs de l’association bénéficient de systèmes plus performants avec une qualité et une vitesse d’impression et de scan plus élevées.
L’amélioration des processus de dématérialisation va entrainer un gain de temps estimé à 840 heures par an sur les 7 sites majeurs de l’AGSS et une économie estimée à 18000 euros par an pour l’association. Plus encore, la dématérialisation assure à l’AGSS une plus grande sécurité et fiabilité.
Le suivi et l’accompagnement des équipes Toshiba ont permis à l’AGSS d’obtenir des solutions entièrement adaptées à son métier et à ses besoins.
Une véritable relation de confiance s’est installée entre les équipes depuis 10 ans.