Hervé Streiff – Directeur Projet Solutions Digitales chez LOCARCHIVES – nous livre son point de vue :
1. Pourquoi cette nouvelle norme NF Z 42-026 ? Quel est le lien avec la norme NF Z 42- 013 ?
La norme NF Z 42-026 (mai 2017) fait suite à l’article 1379 du Code Civil et son décret d’application du 05/12/16 sur la fiabilité des copies. La norme, tant attendue par les opérateurs de numérisation et les donneurs d’ordre, précise les modalités de production de copies fiables : numérisation assurant la fiabilité et l’intégrité des copies numériques, puis leur pérennisation dans un Système d’Archivage Electronique (SAE). Sous ces deux conditions, la destruction des originaux papiers devient envisageable. La norme NF Z 42-026 anticipe l’évolution de la NF Z 42-013, en cours de révision par l’AFNOR et qui sera désormais recentrée sur le volet « archivage à vocation probatoire ». Ainsi, les deux normes traiteront chacune un périmètre spécifique : production des copies fiables (NF Z 42-026), et préservation de la pérennité et de l’intégrité des copies (NF Z 42- 013).
2. Concrètement, comment mettre en œuvre une solution de numérisation fiable ?
Quatre critères sont nécessaires à la mise en œuvre d’une chaîne de numérisation fiable selon NF Z 42-026 :
- Qualification et paramétrage de la chaîne de numérisation : tests des capacités et limites des outils de production sur chaque typologie de documents, afin d’identifier les risques sur la fidélité : résolution, colorimétrie…
- Justification de la fiabilité de la numérisation : les résultats de la qualification (définition du lot, livrables numériques, contrôles réalisés…) doivent être formalisés dans un PV de la chaîne de numérisation.
- Mise en œuvre d’un système de traçabilité de l’ensemble des opérations de numérisation (préparation, numérisation, post-numérisation…) pour constituer des pistes d’audit et de démontrer la conformité de la numérisation fidèle.
- Mise en œuvre des moyens cryptographiques pour assurer l’intégrité des copies numériques : empreinte, horodatage, cachet électronique. Il est également conseillé de produire une attestation de numérisation permettant de retrouver les éléments de preuve. Tous les livrables (copies numériques, métadonnées, éléments de preuve…) doivent être préservés dans un SAE certifié NF Z 42-013.
3. Les entreprises peuvent donc dès maintenant détruire systématiquement leurs documents papier après numérisation ?
Sur le principe, oui, la législation l’autorise. Toutefois la destruction systématique n’est ni souhaitable, ni recommandée. Il est prudent de se laisser un temps d’observation afin de voir comment les juges vont interpréter les cas qui leur seront soumis. NF Z 42-026 renforce la confiance numérique et ouvre de nouvelles perspectives. Pour l’entreprise, c’est l’opportunité de repenser ses modes de gestion en s’interrogeant sur les risques propres à chaque typologie de documents.
Dans la grande majorité des cas, les documents peuvent être détruits une fois les contrôles qualité post-numérisation réalisés : par exemple des copies de pièces justificatives, qui ne font courir aucun risque à l’entreprise.
Certains documents peuvent engager la pérennité de l’entreprise : contrats d’un montant élevé, documents RH… Il est pertinent de conserver les deux formats pour diversifier ses risques. Au numérique l’exploitation au quotidien, au papier la préservation dans un environnement adapté. En cas de destruction, l’entreprise pourra toujours travailler avec l’autre version et la produire devant un tribunal si besoin.
La norme NF Z 42-026 propose 4 cas d’usage afin d’orienter les entreprises vers le bon choix :
- Quelle est la nature des documents à numériser ? S’agit-il d’un flux (courriers entrants…) ou d’un stock d’archives ?
- De quelle manière la numérisation est-t-elle réalisée ? En mode centralisé, en interne ou chez un prestataire, ou en mode décentralisé, par exemple au guichet d’une banque ou d’une administration ?
En fonction de vos moyens, vous pouvez réaliser vous-même la numérisation et externaliser l’archivage électronique à un prestataire, ou l’inverse. Vous pouvez aussi confier l’ensemble de la prestation à un professionnel.
En conclusion, tous les mécanismes sont en place pour envisager la destruction du papier lorsque cela est opportun et source d’économies. Plutôt que d’envisager la destruction immédiate de façon doctrinaire, mieux vaut mettre en œuvre la numérisation fiable ET conserver le papier quelques années, le temps de valider les processus et que les avis juridiques sur la destruction soient stabilisés. Une destruction anticipée sera ensuite possible lorsque les risques opérationnels et juridiques seront maîtrisés.