Iron Mountain et Hyland unissent leurs efforts pour améliorer les processus de Back-Office

Iron Mountain Incorporated®, le leader mondial des services de conservation et de gestion de l’information, annonce un partenariat avec Hyland, grand fournisseur de solutions de gestion de l’information, afin de réduire les coûts et de pallier les inefficacités des fonctions administratives manuelles et papier des entreprises, comme celles de la compta fournisseurs, de gestion des contrats et d’autres processus de back-office. En vertu de ce partenariat, Iron Mountain introduit Iron Mountain Workflow Automation™ exécuté par les solutions Hyland, un ensemble de solutions d’automatisation des workflows de ces fonctions, conçu pour aider les entreprises de toute taille à réussir leur conversion vers le numérique, et à gagner du temps et réduire leurs coûts.

L’abandon du papier est l’amélioration majeure que citent en premier près de la moitié des professionnels de l’information pour accroître la productivité, selon l’Association for Information and Image Management (AIIM, Paper Free Progress, 2016). La combinaison des processus Iron Mountain de gestion des archives et d’imagerie documentaire avec le logiciel hébergé de gestion de workflow OnBase by Hyland permet aux clients de travailler avec plus d’efficacité en intégrant leurs informations physiques et numériques.

« La coexistence dans les entreprises d’informations numériques et au format papier pose des difficultés en termes de conformité réglementaire et d’efficacité des fonctions de back-office qui contrôlent les coûts et génèrent des recettes », déclare Arnaud Revert, directeur général France d’Iron Mountain. « Une fois ce problème réglé, il sera enfin possible d’exploiter toute la valeur de ces informations, d’accélérer la signature des contrats et les paiements, mais aussi de protéger l’entreprise contre les risques du manque de gouvernance de l’information. A travers ce partenariat avec un leader de la technologie comme Hyland, nous allons aider nos clients à gagner du temps, à réduire leurs coûts et à réduire les risques en se conformant aux obligations réglementaires actuelles et futures. »

Voici quelques-uns des avantages offerts par Iron Mountain Workflow Automation™ exécuté par les solutions Hyland :

  • Compta fournisseurs : traitement rationalisé, moindre participation des salariés à la gestion des exceptions, réduction du coût par transaction ;
  • Compta clients : bouclage mensuel rationalisé, et meilleurs contrôles, plus grande visibilité, suivi et résolution des litiges facilités ;
  • Ressources humaines : élimination des tâches de routine, visibilité sur les processus avec des métriques quantitatives et suivi des audits ;
  • Gestion des contrats : traitement accéléré, réduction du risque de pénalités pour non-conformité et de manquer les occasions de renégociation.

« Nous sommes une multinationale amenée à traiter de très grandes quantités de fichiers chaque jour, des dossiers RH qui contiennent les renseignements personnels de nos 7 000 salariés jusqu’aux contrats comportant des informations confidentielles sensibles, polices d’assurance, documents bancaires, conventions de gestion de placements », déclare Patrick Zakrzewski, responsable du flux documentaire chez Generali. « Nous devons traiter ces fichiers rapidement, pour optimiser l’efficacité de fonctionnement, et en toute sécurité pour maintenir notre conformité aux obligations légales applicables dans les différentes régions où nous avons des opérations. »

M. Zakrzewski poursuit : « Grâce à Iron Mountain Workflow Automation exécuté par les solutions Hyland pour la Gestion des Contrats et les Ressources humaines, une partie de la solution globale d’Iron Mountain nous aide à réduire l’encombrement et à gagner du temps pour poursuivre la transformation numérique de notre entreprise. A ce jour, nous avons numérisé 1,2 million de pages de fichiers RH dont la version électronique est désormais accessible, à tout moment, en toute sécurité. L’automatisation des processus et la capture des documents en version électronique dispensent les équipes de devoir consacrer du temps à ce type de tâches administratives ; elles peuvent ainsi se consacrer à des activités stratégiques à plus forte valeur ajoutée. »

« Au gré de l’avancement de notre programme mondial de transformation numérique, nous prévoyons d’étendre ces gains d’efficacité à d’autres services en interne et de déployer la solution globale d’Iron Mountain pour la Comptabilité fournisseurs et la Comptabilité clients », ajoute-t-il.

« Hyland élargit son engagement vis-à-vis de ses clients au choix de ses partenaires qui figurent parmi les meilleurs fournisseurs de solutions au monde », déclare John Machonis, directeur des ventes à l’international chez Hyland. « Iron Mountain est réputé depuis longtemps pour son expertise de chacun des marchés couverts et pour l’excellence de ses solutions et de ses services de support. Nous ne doutons pas que ce partenariat satisfera nos clients pour de nombreuses années. »

Avec l’aide de partenaires comme Hyland, Iron Mountain souhaite continuer de développer des solutions conçues pour améliorer les autres processus manuels et papier d’organisations de toute taille, avec à la clé une plus grande efficacité de gestion de l’information et de meilleurs résultats.

Plus d’information sur la solution Iron Mountain Workflow Automation.

Morgane Palomo
Diplômée d'un master un brand management marketing, sa curiosité et sa soif de savoir ne sont étanchées. De nature créative, elle a su diversifier ses expériences. De la création graphique, à l'événementiel en passant par la communication interne et le marketing digital, elle s’est construit un savoir pluriel et avant tout polyvalent.

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