Fiabilité des copies numériques : AFNOR livre le mode d’emploi

La norme NF Z42-026 tout juste publiée est le mode d’emploi le plus abouti pour que les documents numérisés aient la même valeur légale que les documents papiers originaux. Un progrès indéniable en matière de digitalisation des processus documentaires dans le public et le privé.
AFNOR publie la première norme volontaire délivrant des spécifications pour réaliser une numérisation fiable de documents papier et contrôler ces prestations. C’est le résultat d’un important travail collectif, rendu possible grâce à l’implication d’une vingtaine d’organisations (prestataires de numérisation, utilisateurs, administrations, consultants, organismes de contrôles…). Couplé à un système d’archivage électronique, ce dispositif permet à une organisation de respecter ce qu’imposent les textes légaux et règlementaires* pour disposer de copies numériques ayant la même valeur que les documents originaux, et donc permettre dans certains cas la destruction de ces derniers.
Documents comptables, financiers, administratifs, commerciaux, chèques, plans, cartes, photographies… La liste des documents potentiels est importante.

Pour les opérateurs et les services internes

Entreprises et administrations peuvent désormais s’appuyer sur ce document pour bâtir leurs cahiers des charges et sélectionner leur opérateur de numérisation. La norme NF Z42-026 peut aussi être utilisée par les services internes d’une organisation, s’ils souhaitent numériser des documents en utilisant scanners ou copieurs. Un processus complet de transformation numérique du document papier est ainsi proposé, tout comme des exigences et des recommandations pour l’amélioration des images numérisées, la constitution et l’indexation des livrables numériques avec la fourniture des copies fidèles, des éléments de traçabilité et d’intégrité associés, leur contrôle et leur validation.
Commander la norme NF Z42-026

* Rappel des exigences de la loi
Le nouvel article 1379 du Code Civil entré en vigueur le 1er octobre 2016 indique que la copie fiable a la même force probante que l’original et précise : « Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État. »
Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 (cité dans l’article 1379 du code civil) comprend une liste de solutions envisageables pour garantir l’intégrité de la copie fidèle (empreinte, horodatage, cachet électronique, …). Les dispositions relatives à la copie fidèle des factures papiers, décrites dans les textes fiscaux de fin 2016 et l’ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017, sont identiques.

Corinne
Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès. Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication. Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.

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