Dématérialisation des bulletins de paie, un pas vers une transformation digitale généralisée – Morgane Palomo pour Docaufutur

En janvier 2017, la loi El Khomri propose, dans son avant-projet, la mise à disposition du bulletin de paie numérique par défaut – sauf désaccord exprimé par le collaborateur.

Pitney Bowes Inc., entreprise mondiale active dans le secteur technologique, qui offre des produits et solutions innovants au service du commerce, accompagne les PME dans leurs projets de dématérialisation.

Le fonctionnement

Pour l’utilisateur

La démarche est très simple. Les collaborateurs ayant acceptés de recevoir leurs documents de manière numérique se verront attribuer un coffre-fort pour une durée plancher de 50 ans.

Le coût de ce dernier est à la charge de l’entreprise. Ce service est donc gratuit pour l’utilisateur, dans le cadre d’un espace de stockage définit.

En partenariat avec Digiposte, ce coffre-fort numérique permet à l’utilisateur de paramétrer les fournisseurs/émetteurs ayant accès à son espace de stockage. Un espace de partage facilite l’usage des documents archivés.

Pour l’entreprise

Il suffit pour l’entreprise d’envoyer directement à chaque collaborateur son bulletin de paie via Digiposte.

Les avantages pour l’entreprise

            Baisse des coûts logistiques

La dématérialisation des bulletins de paie réduit les frais généraux des entreprises. En effet, la gestion des courriers ainsi que les frais d’affranchissement ou la manipulation humaine disparaissent ; au profit d’un processus numérique pouvant être facilement automatisé. Comme nous avons pu le voir, l’entreprise devra tout de même mettre à disposition des employés un coffre-fort numérique afin de leur transmettre leurs fiches de salaire. Cependant le coût reste dérisoire comparé aux dépenses engendrées par le format papier.

            Une image positive

Outre la baisse des coûts, un véritable vent de modernisation souffle sur l’image de l’entreprise. Bien que cette mesure ait été « imposée » aux entreprises, elle leur confère une image plus actuelle, en accord avec les pratiques de l’ère digitale. De plus, la suppression quasiment totale du papier -puisque les salariés sont tout de même en droit d’exercer leur droit d’opposition- ancre l’entreprise dans une démarche écologique.

Pratique, simple, sécurisée et économique, il semble que cette solution puisse satisfaire toutes les parties prenantes !

Les premières retombées

Depuis janvier, Pitney Bowes a déjà enregistré une forte demande en terme d’accompagnement concernant la dématérialisation des bulletins de paie. Le groupe constate notamment un taux d’adhésion de 30 à 40% ; un taux qui tend à croître rapidement.

Les conseils de Pitney Bowes

Afin d’effectuer au mieux cette transition digitale, Pitney Bowes conseille avant tout de rassurer les collaborateurs grâce à des actions de communication. Il s’agit de réellement accompagner le changement et de répondre aux inquiétudes de vos salariés tout en leur exposant les différents avantages.

Pitney Bowes prône l’usage hybride et propose des solutions de transition pour accompagner les entreprises sans faire peur aux salariés. Pour le groupe, il est important de présenter cette nouvelle solution comme un choix et non une obligation et ainsi répondre aux préférences des salariés afin d’en faciliter l’adoption.

L’accompagnement au cœur de la stratégie de Pitney Bowes

Pitney Bowes mets d’ailleurs l’accompagnement au cœur de sa propre stratégie. Et ce particulièrement auprès des TPE et PME.

Qu’importe le produit ou la solution, Pitney Bowes choisi d’accompagner ses clients dans leur transformation. De la réflexion à l’intégration totale, de manière adaptée à l’environnement du client et à un rythme également pertinent.

La dernière solution de Pitney Bowes n’échappe pas à la règle. Récompensée par le prix « Le document dans la transformation digitale » lors du Palmarès Xplor France 2017, pour son projet de Vidéo Interactive Personnalisée, EngageOne® Video, Pitney Bowes va toujours plus loin dans l’accompagnement des entreprises vis à vis de leur transformation digitale.

Accessible sur site ou en mode cloud, la solution EngageOne® Video est la première solution dédiée à l’engagement client capable d’offrir aux entreprises des formats de communication interactifs et personnalisés pour interagir avec leurs clients.

EngageOne® Video permet de créer un nouveau type de vidéo. Unique et en temps réel, basée sur les choix et les préférences de chaque utilisateur, au fil de la présentation.

En adoptant une communication proche de celle du contact humain, les entreprises peuvent ainsi mieux comprendre les attentes de leurs clients. EngageOne® Video offre également à l’utilisateur la possibilité de souscrire directement à une offre et de signer les documents relatifs en fin de vidéos.

Cette nouvelle offre propose de réduire les investissements en termes de temps et de ressources pour l’entreprise ; et permet à l’utilisateur final un accès aux informations à n’importe quel moment du jour ou de la nuit.

Vers une profonde transformation des usages

En définitive, ces nouvelles solutions offrent aux utilisateurs finaux, ainsi qu’aux entreprises de nombreux avantages. Facilité, gain de temps et d’argent, nous faisons un pas de plus vers de nouveaux usages et une transformation digitale uniformisée.

Cependant il reste important d’accompagner ses nouveaux usages. Communiquez sur leurs avantages et répondez aux inquiétudes de vos collaborateurs et clients. L’utilisation de tels services doit rester un choix et ne pas être ressenti comme une obligation pour en faciliter l’adoption.

Morgane Palomo
Diplômée d'un master un brand management marketing, sa curiosité et sa soif de savoir ne sont étanchées. De nature créative, elle a su diversifier ses expériences. De la création graphique, à l'événementiel en passant par la communication interne et le marketing digital, elle s’est construit un savoir pluriel et avant tout polyvalent.

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