Vous avez dit « Gestion Documentaire » ? Jean-Marc JAGOU, Directeur des Opérations d’EXCEO, Président de l’Association Xplor France

Quand je parle « gestion documentaire », très souvent mon interlocuteur, après quelques phrases polies, balaie le sujet d’un geste, considérant qu’il s’agit d’un épiphénomène annexe au cœur de métier de ses équipes.

Comme si la gestion documentaire était un domaine réservé aux seuls spécialistes comme l’est la comptabilité par exemple.

En effet, l’ensemble du personnel gère et traite de documents et « fait de la gestion documentaire » : rechercher un modèle de contrat, une procédure, le courrier reçu d’un client, les factures émises, les comptes-rendus de CE, les gammes opératoires, les reportings d’activité commerciale, les justificatifs de note de frais, les revues de presse, les demandes de prêt d’un client, les plans de bâtiment,… pour ne citer que quelques infimes exemples retenus sans réflexion approfondie.

La gestion documentaire, c’est recevoir, classer ou indexer, stocker puis retrouver rapidement les documents pertinents dont on a besoin pour exécuter son travail. Et quand il faut plusieurs dizaines de minutes par jour (voire plus …) pour retrouver des documents utiles pour son travail (quand on les retrouve…), est-ce un épiphénomène ou une source de productivité majeure ?

La difficulté est plus psychologique que technique : il devient tellement courant de passer du temps à parcourir désespérément son arborescence Windows qu’il est difficile d’imaginer de procéder autrement.

Et pourtant…. Gagner en productivité est si facile dès lors qu’on décide d’implanter une Gestion Electronique de Document, adapté aux besoins spécifiques de son entreprise.

Certes, il convient de suivre une méthodologie adaptée, mais la prise de conscience préalable est  indispensable ; il faut d’abord réaliser que les pertes de temps s’expriment en heures de travail perdues par jour pour comprendre l’intérêt d’une bonne organisation documentaire.

J’aurais l’occasion de revenir sur ces gains potentiels ultérieurement.

Jean-Marc JAGOU, Directeur des Opérations d’EXCEO www.exceo.fr, Président de l’Association Xplor France www.xplor.fr

Corinne
Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès. Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication. Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.

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