Le phénomène de digitalisation touche aujourd’hui de plus en plus de secteurs. Au sein d’organisations de toutes sortes, l’avènement du digital change les manières de travailler des collaborateurs. Les entreprises qui réussissent leur transformation numérique bénéficient d’un avantage concurrentiel indéniable.
Si cette transformation digitale est applicable à tous les pôles de l’entreprise, le service courrier en bénéficie tout particulièrement et sa dématérialisation permet de réduire les coûts ainsi que de gagner du temps. En cela, elle fait de ce service courrier un levier de croissance à part entière pour une firme. Alors, comment digitaliser son service courrier ?
Comment appliquer la dématérialisation à son service courrier ?
Dans le cas du service courrier, le principe de dématérialisation sous-entend de gérer toutes ses activités à travers une plateforme en ligne. Cette plateforme permet de piloter les envois, de la préparation à la gestion post-livraison.
Elle rend l’organisation bien plus simple, et cela pour toutes les étapes de l’envoi. La collecte est rapide (un simple document PDF est mis en ligne). Pour ce qui est de la distribution, qui est la seule étape « physique », les courriers sont imprimés en masse et directement transmis aux préposés (livreurs). Durant les étapes de l’envoi, un suivi de recommandé très précis est possible, à tout moment, au fur et à mesure de l’acheminement du courrier. Durant l’envoi, l’utilisation de la plateforme sécurise les données, qui sont ensuite archivées au sein d’un coffre fort numérique virtuel. En plus de l’organisation, la digitalisation du service courrier a donc une faculté de protection des données très pertinente, à l’heure où de nombreux envois intégralement physiques souffrent de ces problèmes de sécurité.
Pourquoi dématérialiser son service courrier ?
La transformation digitale fait donc partie intégrante de la modernisation du service courrier.
L’utilisation de la plateforme offre une disponibilité du service 24h/24, 7j/7 et une gestion de l’envoi des courriers en toute autonomie, sans avoir à se déplacer.
Il est donc possible d’envoyer ses lettres à tout moment, ce qui peut s’avérer très utile pour envoyer des courriers importants.
Les gains de temps dus à une meilleure organisation sont salutaires, mais la digitalisation engendre aussi des réductions non négligeables sur les tarifs postaux globaux. La première raison est la réduction de l’utilisation des machines et des consommables. Par exemple, l’utilisation d’une machine à affranchir et le renouvellement des cartouches d’encre d’imprimante ne sont plus nécessaires.
Ensuite, le fait de travailler avec un opérateur postal permet à votre entreprise de profiter d’un phénomène de massification des envois. Rien que sur l’envoi de recommandés, l’utilisation d’une plateforme peut faire économiser jusqu’à 20% du budget courrier.
Sélectionner un opérateur postal à même de prendre en charge cette dématérialisation est un enjeu important. L’externalisation partielle ou totale de son service courrier peut aussi être une solution simple et efficace. N’attendez plus pour transformer votre service courrier en centre de profit !