La gestion des documents et des informations est capitale à toute entreprise. À l’heure du tout numérique et du multisupport informatique, la GED ou Gestion Électronique de Documents et dématérialisation s’avère appropriée. Pourquoi initier un projet GED et quels en sont les effets ? Coup d’œil sur cette opération.
La GED en quatre étapes
La saisie informatique (comme sur ce site) où la GED se présente aujourd’hui comme une solution efficace de dématérialisation des documents. Une entreprise peut recourir à l’un de ces deux dispositifs pour optimiser son système d’information. C’est un processus informatique d’organisation des documents électroniques et des données d’une entreprise. 4 étapes sont notamment indispensables pour mener à bien la GED.
La première étape consiste à l’acquisition des documents. Cela consiste à la numérisation des divers documents que ce soit depuis la version physique par l’intermédiaire d’un scanner, l’acquisition de documents numériques déjà existants, l’échange de documents numériques avec les autres partenaires par le biais d’internet.
La deuxième étape concerne le classement des documents. Il s’agit de décrire clairement le document pour faciliter son utilisation future. Cela peut être par indexation par type ou par des mots-clés. Le choix pour l’une ou pour l’autre des indexations doit permettre de faciliter les recherches des documents.
La troisième étape touche le stockage des documents. Il s’agit de la conservation des documents dans le temps en fonction des besoins de l’entreprise. Le choix du support de stockage doit correspondre au volume et aux besoins de documentation. Il doit également garantir une totale sécurité des données.
Enfin, la dernière étape de la GED concerne la diffusion des documents, soit par internet ou uniquement grâce au réseau interne de l’entreprise, par intranet.
Pourquoi faire appel à la gestion électronique de documents ?
Adopter la GED permet d’améliorer la qualité de prestation de l’entreprise. Elle peut se constituer comme étant une composante de la démarche qualité comme elle peut être un moyen d’aide pour y parvenir. En effet, la GED peut apporter un véritable plus pour apporter la rigueur aux processus de saisie, de validation et la résolution des réclamations des clients. Elle peut être également intégrée aux procédures administratives comme la gestion de la clientèle, les factures et les fournisseurs. La GED facilite la recherche de documents utiles pour améliorer la prestation de service de l’entreprise.
La GED peut aider à se conformer à la réglementation en vigueur sur les archivages de documents. En effet, selon les lois françaises, certains documents doivent être archivés sur une période de 5 à 10 ans selon leur nature. Elles reconnaissent également l’archivage électronique comme l’équivalent de celui sur papier. La GED peut même s’avérer être utile pour les sociétés cotées à l’international, à l’exemple de la loi américaine Sarbanes-Oxley qui leur impose de conserver certains documents pour une durée précise.
Les avantages d’une GED
Adopter la GED apporte différents avantages à l’entreprise. Tout d’abord, elle réduit les coûts liés à l’utilisation du papier et des consommables qui y sont rattachés. Ensuite, elle accélère la consultation des documents par le plus grand nombre de personnes au sein de l’entreprise, notamment grâce à l’indexation de documents. Par ailleurs, tous les documents qui sortent et qui entrent au sein de l’entreprise sont enregistrés.