in

Gestion des informations d’entreprise, vers une uniformité de l’information

Leader de la gestion des informations d’entreprise (E.I.M. – Enterprise Information management), OpenText propose des solutions permettant de maximiser la valeur des informations tout en minimisant les risques qui y sont associés. DOCaufutur partage ici, avec vous, un recueil d’informations issues du Webinar OpenText du 27 octobre dernier qui présentait sa solution et vous offre une vision plus globale de ce marché.

Pouvant être proposée sur site, sur appareils mobiles et dans le cloud, OpenText Content Suite est un ensemble de technologies de gestion de contenu d’entreprise regroupant une plate-forme unifiant la capture, la gestion des documents et des dossiers, les flux de travail et les fonctionnalités de recherche et d’archivage. Il est également possible d’y ajouter des applications et des modules complémentaires.

Le fonctionnement de ce type de solution reste très simple et accessible grâce à des interfaces uniformisées et une mise en place facilitée des workflows.

L’OCC (OpenText Capture Center Product) propose plusieurs méthodes d’automatisation pouvant être configurées en fonction de la nature du document (séparation et classification des documents ainsi que l’extraction des données par exemple).

eim-opentext

Source Open Text

Retour arrière, l’origine de l’EIM

La la gestion des informations d’entreprise permet aux entreprises de sécuriser leurs informations à travers les paysages diversifiés et complexes des départements et services de l’organisation, des systèmes hérités, des politiques d’entreprise et de réglementation, du contenu d’entreprise et des données non structurées.

L’EIM donne aux entreprises des vues à 360 degrés de leurs données et analyses importantes en rationalisant les flux de travail organisationnels, en améliorant la qualité de l’information et en créant des interfaces utilisateur intégrées pour les utilisateurs finaux.

Face aux nombreux acronymes qualifiants les diverses solutions présentes sur le marché, nous nous sommes demandés si l’EIM résulte in fine du croisement entre les Progiciels de Gestion Intégrés (PGI- logiciel intégrant les principales composantes fonctionnelles de l’entreprise) et les solutions de Gestion des Ressources de l’Entreprise (ERP- progiciel de gestion ayant une base de données unique et mise à jour en temps réel, un système transversal, une homogénéité des modules ainsi qu’une couverture des principales fonctions de gestion de l’entreprise). Malgré des recherches approfondies, aucune réponse satisfaisante ni même une ébauche n’a pu être trouvée. Nos lecteurs sont donc vivement invités à instruire et partager leur savoir en la matière !

EIM : quelle finalité ?

Intégrer une solution de gestion des informations d’entreprise à vos logiciels de travail :

  • Permet de relier les processus d’affaires disparates et les sources d’information pour partager du contenu afin d’améliorer la perspicacité, l’efficacité, et le débit.
  • Offre une liaison des processus d’affaires disparates et des sources d’information, ainsi que la favorisation du partage de contenu.

Un accès simplifié pour maximiser l’efficacité

La base de données documentaire est accessible depuis n’importe où, sur n’importe quel support permettant un partage facilité des informations sans avoir recours à des applications et processus non sécurisés. Les sociétés utilisant ces solutions se caractérisent par une uniformisation des services. Toute information n’est saisie qu’une fois et est partagée en temps réel par tous les départements concernés par cette opération.

Grâce à l’EIM, les informations contenues dans ces documents parviennent presque de manière immédiate au bon destinataire. Exit donc la redondance des données interdépartementales ; la productivité se voit décuplée par une meilleure coordination interservices et un accès facilité aux données ; les risques éventuels d’erreurs manuelles liées au long processus de classification et de livraison des documents sont ainsi évincés.

EIM Open Text en bref

  • Des coûts d’exploitation réduits grâce à l’automatisation des tâches manuelles et l’uniformisation des processus autour d’une plateforme de gestion unique
  • La qualité de l’information est accrue (classées, extraites et vérifiées afin de tirer parti d’un ensemble commun de règle métier)
  • Réduction des risques de conformité (contrôler le débit de chaque document entrant et connecter chaque document avec son opération commerciale)

Aperçu non exhaustif de la concurrence (informations déclaratives non vérifiées)

CINCOM

Les solutions Cincom ECM s’adaptent à la taille de l’entreprise et se déclinent en trois versions :

  • CinDOC : solution de gestion documentaire uniquement, principalement axée sur la gestion de fonds documentaire.
  • ECM Express : collaborative, simple, efficace et abordable ; solution dédiée avant tout aux PME et PMI. La solution annonce répondre aux besoins documentaires essentiels (organiser, sécuriser, accès rapide et fiable, dimension collaborative et conformité avec les règlementations)
  • ECM Entreprise : une solution qui apporte une réponse personnalisée aux besoins métier des entreprises. ECM Entreprise permet de gérer l’ensemble des documents de l’entreprise et des flux associés en offrant un accès rapide et contrôlé de l’information.

Papyrus Document system

Papyrus propose une solution complète, modulaire et intégrée capable de prendre en compte le cycle de vie complet du document, depuis sa conception jusqu’à son archivage incluant la phase de composition, le workflow de validation et les restitutions multi supports. Cette solution générique peut être utilisée dans tous les secteurs d’activité et supporte tous les systèmes de code page (y compris l’arabe, l’hébreu ainsi que les polices japonaises, chinoises et coréennes).

Inconvénients liés aux solutions EIM

Les solutions EIM ne présentent pas que des avantages. En effet, leur mise en place, du fait du nombre élevé d’acteurs impliqués, peut s’avérer longue et difficile. Certaines solutions peuvent aussi être relativement rigides et délicates à modifier. Des difficultés d’appropriation par le personnel de l’entreprise peuvent vite mener à la sous-utilisation du produit.

Afin de rendre une solution EIM la plus efficace possible, une bonne connaissance des processus de l’entreprise et une maintenance continue sont indispensables.

Enfin le coût d’une telle installation peut être élevé et le risque d’entrer dans une relation captive avec l’éditeur peut apparaître.

evelyne-maisonneuve_100En conclusion,  E. Maisonneuve, Leader de la communauté C.C.M chez onepoint précise « les solutions d’EIM offrent de nombreuses opportunités à l’entreprise mais peuvent aussi se révéler sources de « problèmes ». La réussite de toute mise en œuvre repose sur une analyse minutieuse car la gestion de l’information est stratégique tant dans sa maîtrise que dans son utilisation. Mettre en œuvre un EIM nécessite donc une remise à plat des procédures de gestion au sein de l’entreprise afin de maximiser la valeur des informations tout en maîtrisant et limitant les risques associés. »

 

Pour retrouver différents acteurs de la gestion documentaire je vous invite à consulter le Guide des métiers et des acteurs du document disponible sur le site TiKibuzz.fr

Morgane Palomo, assistante Communication TiKibuzz pour DOCaufutur

 

Written by Corinne

Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès.
Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication.
Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.