DOCaufutur vous propose une feuille de route en quatre étapes et avec 4 experts pour mettre en place votre solution de GED le plus efficacement possible.
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Étude des besoins et des bénéfices escomptés
En premier lieu, il faut définir ce que l’on attend des outils de GED sur le moyen et long terme. « Après avoir spécifié les bénéfices qu’elle souhaite tirer de ce projet, l’entreprise doit délimiter le périmètre des documents à traiter. Tout n’est pas éligible en dématérialisation ou en tout cas pas toujours immédiatement » indique Jean-Marc Jagou, fondateur d’Exceo et Président d’Xplor France. Laurent Prével, Président de l’association eFutura ajoute qu’il est judicieux de demander un éclairage réglementaire aux services juridique et qualité en fonction des types de documents à traiter. Dès cette phase d’étude des besoins, il conseille aussi de « trouver un sponsor au sein de l’entreprise pour défendre ce projet. Ce sponsor doit, si possible, être assez haut dans la hiérarchie pour que l’impact soit maximum ».
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Traduction de l’étude des besoins, le cahier des charges
Pascal Lenoir, fondateur de Kalpa Conseils et animateur de l’association Mail Quality Club, voit 4 (ou 5) grands modules à définir dans ce cahier des charges :
- un module de gestion avec un plan de classement,
- un module workflows avec les traitements automatisés,
- un module archivage avec les calendriers de conservation,
- un module acquisition avec la définition de processus (comment je traite le document que je reçois).
« Un 5ème module peut être ajouté, celui du collaboratif. Relativement nouveau, il doit être flexible et modifiable » précise Pascal Lenoir. Une fois le cahier des charges rédigé, il s’agit de trouver le bon prestataire pour se faire accompagner. « Le choix dépend des spécificités de l’entreprise, de ce qui est déjà présent, car certains pans du projet GED peuvent être réalisés en interne quand d’autres nécessitent un prestataire extérieur ».
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Phase pilote
Le pilote permet une mise en conditions réelles dans un périmètre étroit avec le prestataire choisi, un service particulier ou un type de document spécifique. Thierry Janosz, Directeur commercial de DMS (Document Média Système) conseille de constituer un groupe de travail initial. « Il s’agira ensuite d’osciller entre des collaborateurs qui veulent leurs solutions ‘‘clés en mains’’ et les autres qui souhaitent s’investir dans ce projet. Le processus d’accompagnement des fonctions métiers qui participent au pilote doit être optimal pour que la phase de déploiement soit le plus fluide possible » précise t-il.
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Déploiement, veille et améliorations continues
Le déploiement d’un projet d’une telle envergure implique de nouvelles méthodes de travail pour l’ensemble des collaborateurs. Une fois que tout le monde a été accompagné via une conduite du changement, il faut continuer à communiquer sur cette GED. Jean-Marc Jagou explique que la constitution d’un comité d’observation est une idée judicieuse, à raison d’une réunion chaque trimestre. « Une communication en interne et un point de contact pour la maintenance et le développement complètent l’action du comité » ajoute Jean-Marc Jagou. La veille technologique est essentielle : « Fusion, acquisition, réorganisation, flexibilité, etc. Les entreprises évoluent de plus en plus vite et la GED doit pouvoir suivre » conclut Thierry Janosz.