Un projet coordonné par l’intégrateur GED : OPUS Technologies Int.
ELO Digital Office, éditeur de logiciels de gestion électronique de documents et de gestion de contenus, annonce que le Syndicat Mixte des Systèmes d’Information (SII) a retenu ses solutions de GED pour créer des espaces de travail collaboratif, sur les conseils de la société OPUS Technologies Int., expert de la dématérialisation.
Œuvrant comme la Direction des Systèmes d’Informations de ses adhérents (plus de 3000 postes connectés), le SII désirait créer des espaces de travail collaboratifs pour ses derniers (les villes de Bobigny, La Courneuve, Le Blanc-Mesnil et Tremblay-en-France, les syndicats de restauration Siresco et Syrec, et autres partenaires). Ne possédant pas d’expertise particulière en classification et archivage des documents, le SII a cherché à se faire accompagner par une société experte en la matière : OPUS Technologies Int. a été retenue et, après étude du besoin du SII, cette dernière a conseillé la solution de GED ELO.
L’objectif du SII est de créer des espaces de travail collaboratif permettant d’échanger des informations, de travailler conjointement sur des projets entre équipes ou avec des intervenants externes, afin que chacun accède à la bonne version du document, même à partir d’un site distant.
Le cahier des charges du SII spécifiait un outil de GED collaborative permettant de gérer des espaces de partage accessibles depuis les collectivités et par leurs partenaires. Le produit devait posséder une gestion fine des droits d’accès pour des raisons de sécurité, offrir la possibilité de modifier les documents en ligne, disposer d’un processus de validation documentaire, et gérer les différentes versions des documents.
« ELO nous a séduit par son rapport Qualité/Technologie/Prix et par sa totale intégration avec les outils de bureautique notamment de Microsoft Office : Environ 80 % de nos utilisateurs accéderont de manière transparente à ELO au travers de leur traitement de texte ou tableur» se réjouit Didier Keon, Responsable AMO/NTIC pour le SII. «Nous apprécions sa manière de gérer les droits d’accès et son agilité avec des mises à jours régulières, sans oublier la réactivité des équipes ELO qui nous accompagnent aussi sur notre projet pour l’archivage à valeur probante. »
Après la phase de validation des processus, une dizaine de personnes du SII et une cinquantaine d’agents des services techniques, marchés et Informatique, de la ville pilote de Tremblay-en-France utiliseront ELO. A terme, ce sont entre 400 et 900 agents qui traiteront leurs documents avec ELO.
Avec la GED ELO, toute la production bureautique est aisément classée. L’accès aux documents est indépendant de leur emplacement. Chaque projet correspond à un dossier accessible aux seules personnes autorisées. Les factures, devis, appels d’offre, cahiers des charges sont indexés avec des mots clés prédéfinis ou ajoutés, et un moteur de recherche plein texte permet de retrouver les documents : seuls les documents pour lesquels l’agent possède les droits d’accès s’affichent comme résultats de la recherche. L’agent peut également s’abonner à un dossier pour être informé dès qu’un nouveau document fait son apparition ou dès qu’une modification est opérée, pour une interaction équivalente à celle des réseaux sociaux.
« OPUS Technologies Int. s’est révélé être un véritable partenaire sur ce projet. Non seulement ils ont trouvé la solution qui nous correspondait, ils l’ont paramétrée mais surtout, ils nous ont accompagné dans la classification et l’indexation des documents. Ils nous ont aidés à affiner et à spécifier certaines informations. Leur grande expérience de ce type de projet nous a été précieuse. » ajoute Didier Keon.
Grâce aux solutions ELO, les utilisateurs ne changent pas leurs habitudes, ils travaillent avec leurs outils de bureautique habituels et le classement se fait en toute transparence. De plus, la GED ELO propose une gestion des processus simple qui permet de créer un schéma de validation par lequel chaque document doit passer avant d’être publié. Toute la vie du document est prise en compte.