Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises ont une formidable opportunité : celle d’opérer enfin la bascule vers la facture électronique -non signée- sous réserve de l’existence d’une Piste d’Audit Fiable. A la clé, de nombreux bénéfices : des échanges de factures simplifiés, une diminution des délais de paiement, une réduction des coûts d’émission/réception et de conservation des factures papier…
Pour autant, quel constat sur le terrain deux ans après ?
En premier lieu, si le mouvement est en marche et si des signaux forts (loi Macron) devraient accélérer les choses prochainement, force est de constater que cette « bascule » s’opère plus lentement que ce que l’on aurait pu imaginer. Force est de constater que, fin 2015, 29%[i] des entreprises reçoivent une partie seulement de leur flux facture en PDF simple Cette inertie a pu s’expliquer – dans un premier temps tout du moins – par une méconnaissance de la réglementation puis par la priorité donnée – au projet « Piste d’Audit Fiable » à caractère obligatoire face au projet « PDF simple » sans impératif de délai.
La fonction finance plébiscite les nouvelles technologies
Néanmoins, avec ces évolutions réglementaires, les directions financières sont plus que jamais demandeuses de nouvelles technologies.
Au-delà des traditionnels gains de productivité, la fonction finance perçoit désormais la dématérialisation des factures et l’automatisation des processus achats-fournisseurs comme des outils pouvant faciliter la création, la mise à jour et la documentation de leur Piste d’Audit Fiable.
Bien souvent, l’automatisation des processus permet de pallier un contrôle interne empirique, basé sur des contrôles parfois manuels ne laissant pas de traces. Automatiser les processus et les contrôles (contrôle de présence des mentions légales sur la facture, vérification de l’existence du fournisseur dans l’ERP, rapprochement commandes/ factures/livraisons…), revient à rendre ces contrôles systématiques. Cela répond ainsi à l’exigence de « permanence » de la Piste d’Audit. Automatiser les processus et les contrôles dans un contexte dématérialisé, c’est aussi en conserver une preuve électronique, horodatée, avec la possibilité de retracer l’ensemble des actions et des inter venants tout au long de la vie de la facture. Cette fois, c’est l’exigence de « documentation » de la Piste d’Audit qui est adressée.
Parmi les préoccupations majeures des entreprises, une tendance forte se démarque : la recherche d’une solution « globale » capable de traiter automatiquement les factures papier numérisées, les factures PDF reçues par email ou sur portail fournisseurs ou encore les factures en EDI non fiscal et de leur appliquer les mêmes contrôles de bout en bout, la même Piste d’Audit.
C’est désormais possible, à la fois techniquement et légalement. De plus en plus d’entreprises ont pris conscience de cette opportunité. Elles veulent ainsi faciliter dès à présent leur quotidien (l’impératif de Piste d’Audit dans un contexte majoritairement papier) et anticiper le court/moyen terme pour profiter au plus tôt de la « bascule » vers la facture électronique simple… tant attendue.
[i]Chiffre correspondant au pourcentage de répondants – Etude menée par l’APDC, Fidal et ITESOFT : « La Piste d’Audit Fiable et la Facture Electronique », 2016