Quelques semaines après le lancement de son module d’externalisation du courrier des PME-PMI, accessible via sa plateforme innovante StreamMaster, DATA SYSCOM participera au salon Ekoburo pour en démontrer son fonctionnement et sa faisabilité technique.
Pour sa première participation à cet événement, organisé par Konica Minolta, l’éditeur de logiciel présentera une maquette, « grandeur réelle », permettant en un clic la création d’un courrier, son impression (imprimante Konica Minolta) ainsi que son pliage et sa mise sous enveloppe (machine de mise sous pli Neopost).
Concrètement…
Avec cette nouvelle solution, l’utilisateur crée son courrier à l’aide de son logiciel bureautique habituel puis choisit l’imprimante « virtuelle » au moment d’imprimer. Son navigateur Internet s’ouvre et se connecte à la plateforme StreamMaster. L’utilisateur voit apparaître son courrier à gauche de l’écran, et de multiples configurations possibles sur la droite (choix de l’enveloppe, ajout d’annexes telles que les conditions générales de vente, formatage automatique de l’adresse, demande de validation du courrier par un supérieur hiérarchique, gestion du recto-verso ou du noir et blanc, etc.). La solution est reliée à un prestataire local qui termine le travail, c’est à dire qui matérialise le courrier et le poste aux meilleures conditions tarifaires.
Une solution eco-responsable
« La thématique principale du salon, centrée sur l’eco-responsabilité et l’efficacité du bureau, fait écho aux enjeux de notre solution d’externalisation du courrier égrené des PME puisque celle-ci permet de mieux imprimer (meilleure gestion du papier, des annexes, sur des imprimantes plus économes, etc.) et au plus près du consommateur (limitation des transports donc des émissions de CO2, etc.) » explique Ghislain Chaumont, dirigeant de DATA SYSCOM.
Sans devoir investir dans une solution informatique, l’entreprise achète un service auprès d’un prestataire (quelques centimes du pli), qui lui donne un accès à la plateforme via ses serveurs ou en cloud privé. Ce coût est largement compensé par les économies et les gains de productivité générés.
Un réseau, constitué à terme d’au moins un prestataire par département, prend le relais. L’objectif est de matérialiser le courrier au plus près du destinataire par souci écologique et pour bénéficier des tarifs d’affranchissement locaux ; d’agréger les courriers de différentes entreprises pour jouer l’effet volume (au minimum 15% de gain sur le prix du timbre) ; de bénéficier de l’expertise et des conditions préférentielles de partenaires contractuels « remettants postaux » (remise des plis en caisses, respect des règles RNVP, etc.).
Elargir son réseau de partenaires
En participant à Ekoburo, DATA SYSCOM espère élargir son réseau de prestataires, qui s’ajouteront aux six, déjà opérationnels. La démonstration grandeur nature de la faisabilité technique et de sa rapidité d’implémentation chez les partenaires entend finir de convaincre les plus récalcitrants !
Les petites et moyennes structures ont désormais accès à un outil de gestion simplifiée de leur courrier qui leur permet de réduire leurs déplacements, limiter les frais généraux, bénéficier des conditions tarifaires analogues à celles des grands comptes et s’inscrire dans une véritable démarche éco-responsable.
Retrouvez DATA SYSCOM sur Ekoburo – 3 et 4 février 2015 – Carrousel du Louvre (Paris) – Pôle « Gestion et optimisation des flux courriers »