L’éditeur USERCUBE, éditeur de logiciels leader dans la gestion des mouvements de collaborateurs (EMS) et de leur dotation physique et logique, a été retenu par BOSTIK.
Filiale du Groupe TOTAL avec près de 5000 employés dans 40 pays, BOSTIK développe depuis plus d’un siècle des solutions de collage innovantes pour le grand public, l’industrie et la construction.
Le système d’information de BOSTIK repose sur des infrastructures techniques exploitées pour partie par le Groupe TOTAL. Néanmoins, la gestion des EMS (entrées, mouvements, sorties), la gestion des accès au Système d’Information et aux applications critiques (SAP, répertoires partagés…), ainsi que la gestion des dotations individuelles (badges, téléphonie, smartphones) et des licences sont de la responsabilité de la Direction des Systèmes d’Information.
Compte tenu de la répartition des effectifs sur un grand nombre de sites, la gestion de l’attribution de ressources est un point clé du dispositif d’accueil et de départ des collaborateurs. Le processus existant était correctement défini mais basé comme souvent sur des échanges de mails et des tableaux Excel. Il présentait des carences importantes au niveau de l’anticipation des arrivées, de la traçabilité des actions et du suivi des stocks.
La Direction Informatique a décidé d’utiliser une solution dédiée tout en respectant les habitudes de travail des équipes : il ne s’agissait pas de rajouter de la complexité par la technologie mais bien d’améliorer le travail quotidien, de supprimer les tâches répétitives et de supprimer le mode de gestion basé sur le couple email/fichier Excel.
C’est ainsi que l’offre d’USERCUBE a été sélectionnée. Après avoir été paramétrée, la solution a rapidement été déployée sur le périmètre France.
Sébastien MICHON DSI du groupe BOSTIK : « Nous avons souhaité mener une approche pragmatique et limitée dans un premier temps au seul usage de la DSI. En effet, l’expérience a montré que ce type de projet pouvait rapidement devenir compliqué dès lors que plusieurs services étaient impliqués. Nous avons immédiatement été séduits par la solution Usercube qui répondait en standard à 90% de nos besoins et était budgétairement adaptée. Néanmoins, la validation de la solution par les utilisateurs de la DSI de BOSTIK était un préalable au lancement du projet afin d’éviter un rejet. Une présentation par les équipes de USERCUBE a suffi à emporter l’adhésion de nos collaborateurs. Le projet a été réalisé dans les délais et dans le budget avec une véritable démarche de partenariat entre les deux sociétés. La prochaine étape consiste maintenant à impliquer le service des Ressources Humaines sur la partie du processus qui lui incombe. Ensuite, nous pourrons envisager un élargissement du périmètre de déploiement sur d’autres filiales. Notre approche « bottom up », largement inspirée des pratiques Agiles, basée sur des itérations successives et privilégiant l’ouverture rapide du service s’est révélée parfaitement adaptée à notre besoin »