EQUITY, leader des solutions de gouvernance et de gestion juridique pour les grandes entreprises, annonce la signature d’un partenariat avec Leading Boards pour dématérialiser les Conseils d’Administration et les Instances. Avec Leading Boards, EQUITY dispose désormais d’une gamme complète de solutions complémentaires sécurisées et couvre tous les besoins en matière de Gouvernance d’entreprise.
Composé de plusieurs membres – une dizaine pour les Sociétés Anonymes mais bien plus pour certains organismes publics et associations – le Conseil d’Administration ou de Surveillance est un organe essentiel des entreprises, associations et autres organisations. Il se réunit plusieurs fois par an et ses décisions impactent durablement la vie de ces organismes et celle de toutes les parties prenantes.
En France, l’organisation d’un Conseil d’Administration requiert de suivre une procédure précise, de la convocation des membres à la rédaction du procès-verbal et sa distribution. Une opération dont la gestion peut s’avérer compliquée et coûteuse.
Avant-hier, le secrétaire convoquait les membres, leur adressait la documentation papier indispensable à la tenue du Conseil, puis souvent récupérait lesdits documents confidentiels pour les détruire. Il arrivait que ces éléments soient modifiés entre-temps et certains membres de
Conseils ont ainsi reçu plusieurs ramettes de papier à chaque envoi. Quantité de documents confidentiels ont voyagé plusieurs fois à travers le monde. Une logistique lourde, nécessitant le recours à des services de distribution rapide et une organisation sans faille pour assurer la confidentialité des échanges et l’arrivée à bon port de chaque envoi. Un tel processus ne permettait pas l’ajout de dernière minute d’une quelconque information sans compter les risques de perte ou de fuite.
Hier, les Conseils d’Administration ont été tentés par Internet, mais le manque de sécurité les a fait reculer. En transit sur le web ou téléchargés sur les ordinateurs des membres, les documents pouvaient être dérobés et les informations confidentielles se retrouver à la portée de tous.
L’arrivée du cloud computing n’a pas permis de régler la question.
Nombre de Conseils d’Administration et de comités français en sont finalement restés à la version papier, malgré le coût et la lourdeur du processus.
Aujourd’hui, avec Leading Boards, une voie nouvelle s’ouvre à eux, celle de la dématérialisation.
Au sein d’un portail web, les supports d’information papier sont remplacés par des fichiers informatiques permettant aux membres de disposer d’un accès permanent à toute la documentation et également aux archives des réunions, le tout stocké sur des serveurs sécurisés, certifiés ISO
27001 basés en France, donc hors d’atteinte du Patriot Act.
Il n’y a plus d’âge pour utiliser les nouvelles technologies, surtout depuis l’avènement des tablettes tactiles. Conçue de façon simple et conviviale, la plate-forme est accessible à tous et met à disposition des membres tout le matériel et les outils nécessaires pour exercer leurs devoirs de diligence et prendre des décisions éclairées. Des fonctionnalités intuitives, comme des notes manuscrites, soulignements et notes Post-it, offrent une nouvelle expérience du numérique pour mieux préparer les réunions.
La sécurité des données stratégiques ainsi que leur accessibilité rapide et aisée permettent une gestion plus productive et plus économique des Conseils et Instances.
« Aujourd’hui, une grande partie des groupes du CAC 40, tout comme des entreprises majeures en Europe, en Afrique du Nord et au Moyen Orient exploitent notre suite logicielle Visual pour une bonne gouvernance juridique » indique Yves Garagnon, PDG d’EQUITY. « Désormais, nous améliorons davantage leur efficacité opérationnelle en leur proposant de dématérialiser leurs Conseils et comités et nous sommes heureux de leur présenter la solution Leading Boards. »
« Preuve de la complémentarité de nos solutions respectives et de la nécessité d’un système fiable et pratique pour l’organisation des Conseils et comités, des groupes français de renom – Vinci, Eutelsat, Eurazeo et Rexel – ont déjà adopté Leading Boards » souligne Jean-Marc Félio,
Fondateur et Président de Leading Boards. « La plate-forme est accessible à tout moment, même en mobilité. Elle offre de nouvelles ressources aux organisateurs qui peuvent, en quelques clics, réaliser toutes les opérations d’organisation et de gestion d’un Conseil et ce, en toute sécurité pour les données confidentielles et stratégiques »
Un livre blanc sur « la gouvernance au quotidien : comment dématérialiser le Conseil d’Administration » est disponible sur le site www.leadingboards.com.