Leader de la gestion des flux documentaires en France, Tessi accompagne la Caisse des Français de l’Etranger, la sécurité sociale des expatriés, dans la dématérialisation de ses documents entrants et optimise la gestion de ses flux numériques. Forte de son expérience dans le secteur de la banque et de l’assurance, Tessi apporte à CFE une solution éprouvée pour optimiser la gestion de ses flux entrants et dégager, à terme, d’importantes économies de fonctionnement.
La dématérialisation : un levier d’optimisation de la gestion de l’entreprise
Un souci permanent de qualité, sécurité et rapidité, pousse aujourd’hui la CFE à évoluer et à offrir de nouveaux services afin de rester compétitive face aux offres concurrentielles. Pour y parvenir la CFE a choisi TESSI pour externaliser la dématérialisation de ses flux entrants et piloter sa gestion, à travers la solution de GED Docubase.
Des objectifs clairement définis
Les objectifs sont multiples :
- augmenter l’efficacité opérationnelle par l’automatisation des processus, le pilotage des flux en temps réel, la distribution ciblée et le partage des informations en interne,
- améliorer la satisfaction des assurés et des partenaires avec une meilleure réactivité dans le traitement des dossiers,
- assurer la fidélisation de la clientèle avec de nouveaux services,
- répondre aux exigences réglementaires et réduire les risques de sécurité technique liés à l’utilisation et au stockage des données personnelles.
A terme, c’est l’ensemble des flux documentaires de toutes les filières métiers qui seront dématérialisés et archivés de manière électronique. Les flux seront traités et stockés auprès d’un hébergeur de données de santé, agréé par le Ministère de la Santé, pour une totale conformité réglementaire.
« C’est parce que nous avons inscrit dans nos axes stratégiques l’amélioration de l’efficience des fonctions métiers que nous avons décidé de moderniser les outils de gestion, d’optimiser progressivement les processus et de dématérialiser les flux entrants.
Ce projet doit permettre de recentrer nos équipes sur notre cœur de métier et préparer l’offre de nouveaux services » précise Pascal Artigue, Responsable du Système d’Information.
Le Projet
La priorité première du projet concerne la dématérialisation et le traitement des courriers, des emails et des fax reçus par les services Relation Clients, Relation Adhésions et Prestations en Nature (feuilles de soins, formulaires d’adhésion, pièces justificatives…).
Les flux papier sont livrés au centre de traitement Tessi d’Avon pour être triés, numérisés et traités via BOS Manager Document, solution Tessi qui assure la catégorisation et l’indexation des documents ainsi que la traçabilité des flux traités. Cet outil traite également les flux électroniques (email, fax, datas….) de la Caisse, au même titre que les documents numérisés, ce qui représente environ 750 000 documents traités par an.
Les flux dématérialisés sont ensuite automatiquement exportés dans la solution de GED / Workflow Docubase, mise en œuvre en mode SaaS pour une simplicité d’accès par la CFE. Les documents sont ainsi répartis dans les corbeilles électroniques des différents services de la caisse et mis à disposition des agents en charge de leur traitement.
« L’expertise de Tessi dans la dématérialisation, son approche industrielle de traitement des flux, sa connaissance de notre métier, ainsi que les solutions logicielles proposées, nous ont intéressés pour accompagner cette modernisation sans précédent opérée aujourd’hui par la CFE », précise Pascal Artigue.