La société VIVERIS et l’éditeur EVER TEAM accompagnent de nombreux acteurs dans leur projet de dématérialisation des flux documentaires. La Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes témoigne.
La Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes (MAEE) s’adresse à tous les fonctionnaires et agents du Ministère des Affaires Etrangères et des autres administrations qui sont affectés en France ou à l’étranger. La MAEE protège au total près de 24 000 personnes (assurés, adhérents et ayants droits).
Son fonctionnement au quotidien est assuré par une cinquantaine de gestionnaires, tant au siège parisien qu’à son antenne de Nantes, qui réceptionnent, trient et traitent près de 30 000 mails et plus de 30 000 plis par an.
Pour optimiser la gestion de l’ensemble des demandes assurés/adhérents et documents entrants par courrier, téléphone et mail, la MAEE a choisi de faire appel à la société Viveris Systèmes, filiale du groupe Viveris, spécialisée dans le développement et l’exploitation des systèmes d’informations, pour mettre en place la dématérialisation des flux entrants et la gestion de ses archives physiques.
Cette démarche répondait à de nombreux objectifs :
- Diminuer au maximum l’usage du papier
- Réduire les temps de distribution, de circulation, de traitement et de recherche des documents
- Assurer une traçabilité complète de l’ensemble des documents entrants
- Plus de perte de documents
- Faciliter et simplifier la recherche de documents et de dossiers
- Optimiser la gestion des dossiers clients
- Intégrer les mails d’échanges gestionnaire/adhérent au dossier client correspondant
- Classement des documents par assuré
- Fusion de plis : gestion de dossiers uniques, intégrant notamment les documents attendus
- Remplacer l’outil de gestion des archives physiques
En partenariat avec l’éditeur de solutions de gestion de contenu d’entreprise EVER TEAM, la société Viveris Systèmes a proposé à la MAEE des solutions sur-mesure répondant à l’ensemble des besoins identifiés grâce au logiciel EverSuite. Cette solution allie une GED à un puissant moteur de workflow documentaire et propose des fonctions d’archivage pour gérer les obligations de conservation.
Viveris Systèmes est ainsi intervenu depuis l’analyse approfondie des besoins avec la MAEE, le paramétrage complet des nouveaux logiciels, jusqu’à la formation des gestionnaires ou l’optimisation des outils mis en place en réponse aux nouveaux besoins identifiés.
Ce projet de dématérialisation permet aujourd’hui une indexation structurée de plusieurs milliers de documents entrants en fonction de l’origine de la demande (assuré, adhérent, CPAM, trésorerie…), la famille (changement de situation familiale, courrier général secrétariat, gestion des cartes vitales…) et le motif du courrier (attestation de droits, carte perdue, demande de carte vitale…). La classification et la recherche des documents sont ainsi extrêmement simplifiées.
Pour la Conseillère du Président de la MAEE, Dominique Lefebvre : « le travail réalisé par les équipes de Viveris Systèmes chez nous est particulièrement précieux. Nous avions besoin d’améliorer nos processus de gestion, de moderniser nos outils et d’être en capacité de répondre précisément et aisément aux demandes de nos autorités de contrôle. Avec la multiplication des moyens de communication, il nous fallait un système capable d’intégrer et de gérer aussi bien les demandes courrier et mail, et d’assurer toute la traçabilité et les contrôles nécessaires. Aujourd’hui, nos gestionnaires sont tous formés au nouveau logiciel et Viveris est toujours présent en cas de besoin pour optimiser le système, l’améliorer, répondre à nos questions et à nos nouveaux besoins. »