Depuis 2001, Novarchive conserve pour l’Association du Souvenir de Fernand de Lesseps et du Canal de Suez archives patrimoniales, documentations et livres, au sein de son site hautement sécurisé de Buchelay (78).
Novarchive, spécialiste de la conservation et de la gestion des archives externalisées des entreprises et des institutions publiques, annonce aujourd’hui que l’Association du Souvenir de Ferdinand de Lesseps et du Canal de Suez lui confie, régulièrement et depuis 2001, la conservation d’une partie de ses documents anciens et de sa bibliothèque.
Fondée en 1978, l’Association du Souvenir de Ferdinand de Lesseps et du Canal de Suez est née de la volonté de créer un organisme pour recevoir le dépôt matériel et moral du passé de la Compagnie Universelle du Canal Maritime de Suez et de son fondateur. Elle est ainsi la garante des archives de la Compagnie, accumulées depuis sa création jusqu’en 1956, et d’une importante collection de tableaux, statues et maquettes, documents, lettres et souvenirs.
Un déménagement pour déclic
En 2001, d’importants travaux de rénovation débutent dans les locaux de GDF Suez de la rue d’Astorg, Paris 8ème, où est basée l’association. L’évacuation totale de l’immeuble est prévue, et l’association doit déménager dans de nouveaux bureaux.
Ceux-ci étant moins spacieux, que faire de tous les documents anciens conservés jusqu’alors dans les caves, remontant pour certains à l’époque de la Compagnie du Canal de Suez, relevant pour d’autres de la Compagnie Financière de Suez ? Et de la bibliothèque de l’association, représentant quelques 2 500 ouvrages ?
L’Association du Souvenir de Ferdinand de Lesseps et du Canal de Suez décide donc de faire appel à un tiers archiveur pour l’évacuation et la conservation de ces livres et archives. Un acteur du marché s’occupait déjà de ses archives vivantes, mais l’association décide de confier la mission à un autre prestataire, afin de bien séparer les deux types de documents. Après examen approfondi des propositions, l’association opte pour Novarchive.
« Dès le départ, nous avons eu un excellent contact avec Novarchive, qui donnait également l’image d’une entreprise sérieuse et bien organisée : cela a bien évidemment largement favorisé notre prise de décision », déclare Philippe Capron, Délégué Exécutif de l’Association du Souvenir de Ferdinand de Lesseps et du Canal de Suez. « De plus, Novarchive a su nous proposer une conservation sur mesure, en particulier pour les documents dont le caractère confidentiel nécessite des précautions. »
Conservation sur le site hautement sécurisé de Buchelay
L’évacuation des archives anciennes et de la bibliothèque de l’association est donc prise en charge par Novarchive, qui les transfère sur son site hautement sécurisé de Buchelay (78). Protection permanente, surveillance de la périphérie, gestion stricte des habilitations et des badges, détection incendie : une qualité de service qui lui vaut d’être certifié ISO 9001 version 2008 et NF Service Z 40-350.
Si les documents anciens y sont conservés depuis, la bibliothèque a réintégré les locaux de la rue d’Astorg en 2007, peu de temps après la fin des travaux de rénovation, après 6 années passées sur le site.
Retour à la rue d’Astrog et problème… de cave
L’association, quant à elle, pose ses cartons, de 2001 à 2009, dans un immeuble situé à quelques centaines de mètres de là, rue de la Ville l’Evêque, Paris 8ème. En 2009, suite à la fusion entre Suez et Gaz de France, elle est à nouveau amenée à déménager, rue du Docteur Lancereaux, Paris 8ème, pour enfin réintégrer les locaux de la rue d’Astorg en juin 2011.
Or, lors de la rénovation, les caves ont été transformées en parking. Impossible donc d’y stocker la partie d’archives historiques qui avait suivi l’association dans ses différents déménagements. Elle fait alors de nouveau appel à Novarchive, et complète ses dépôts.
Archives patrimoniales, livres et bientôt documentation
Aujourd’hui, Novarchive conserve donc les archives historiques de la Compagnie du Canal, les anciennes archives de la Compagnie Financière de Suez des années 1960, et également les stocks de livres. Ces stocks servent à compléter la bibliothèque au fur et à mesure que le nombre de livres s’y épuise, du fait de ventes et de dons.
« Novarchive nous livre n’importe quel document sur simple demande, rapidement et facilement. C’est un vrai confort quand nous souhaitons récupérer un livre, ou partager notre patrimoine avec les chercheurs, historiens, universitaires, etc. qui s’y intéressent », précise Philippe Capron.
Deux autres projets en cours
D’une part, l’association va de nouveau déménager cette année, pour rejoindre – définitivement cette fois-ci – la Tour GDF Suez à La Défense. Du 21 au 25 octobre 2013, Novarchive s’occupera ainsi de l’évacuation de la bibliothèque et de son transfert dans ces nouveaux locaux. L’association lui confiera par ailleurs de nouveaux versements de documentation qu’elle ne pourra conserver, l’immeuble étant régi par des réglementations strictes, notamment en termes de valeur calorifuge des papiers entreposés.
D’autre part, lors du premier déménagement en 2001, la réserve de la bibliothèque – alors conservée dans les travées roulantes d’une mezzanine – avait juste été mise en containers, après avoir été comparée manuellement à un inventaire sous Word, avant d’être prise en charge par Novarchive. Aujourd’hui, cette réserve est la seule à ne pas être passée par le processus de récolement de l’association – qui sera prochainement réalisé par les équipes de Novarchive.