Gestion de processus documentaire
Pour que le processus documentaire d’une organisation se déroule dans les meilleures conditions, sa mise en place doit respecter des règles précises. Pour trouver des informations et des conseils à ce sujet et améliorer leur gestion documentaire, les entreprises et autres organismes peuvent se rendre sur le blog DOCaufutur, source de référence dans ce domaine.
Processus documentaire et stratégie de communication
Le processus documentaire doit faire partie intégrale de la stratégie de communication de l’entreprise ou de l’organisation, et ce, que ce soit pour la communication interne ou pour la communication externe. Le processus de production des documents nécessite de ce fait une attention particulière notamment en ce qui concerne le contenu, sa présentation ou son mode de diffusion. Il faudra ainsi tenir compte des objectifs et du type de document à créer (communication administrative, documents marketing et publicitaire, documents transactionnels, etc.), mais également des destinataires. . Enfin, pour que les documents assument pleinement leur rôle de canal de communication, en plus de la conception du contenu, il faut également soigner la présentation afin de soigner l’image de la société ou de l’institution.
Optimiser le processus documentaire
Un processus documentaire est un ensemble de tâches relative à la gestion des documents d’entreprise depuis leur création jusqu’à leur destruction ou leur archivage. Si autrefois, la conception, la production, le traitement et l’archivage des documents courants pour le fonctionnement et les activités de l’entreprise se faisait manuellement et mobilisait du personnel tout en étant particulièrement chronophage et fastidieux, l’avènement du numérique a changé la donne. La dématérialisation qui consiste à numériser les documents pour en faciliter la gestion a aujourd’hui changé la donne. Les entreprises passent à la technologie numérique et digitale pour une gestion optimisée de leurs documents.
Ce processus peut être considéré comme une branche de la GED ou gestion électronique des données. Ce système facilite entre autres la classification, le stockage et le partage des dossiers. Il simplifie par ailleurs la traçabilité de ces derniers et la maîtrise de leur cycle de vie. Produire ou dématérialiser un document existant, hiérarchiser, diffuser, partager, toutes les étapes du processus sont ainsi facilitées si vous utilisez les bons outils de gestion axés sur l’automatisation.
Les outils de processus documentaire sur DOCaufutur
Il existe plusieurs options pour optimiser le processus documentaire. Il est possible de confier la gestion documentaire à une société dédiée, mais on peut également la garder en interne en adoptant l’outil adéquat. Dans l’un ou l’autre cas, vous découvrez sur DOCaufutur certains des acteurs majeurs de la gestion numérique des documents ou les développeurs d’outils de gestion documentaire pour améliorer votre processus. D’autres articles vous permettront d’avoir une idée sur la manière d’améliorer la gestion des documents.
Sur notre site, vous trouverez par exemple une solution novatrice pour gérer les documents et les données. Elle peut prendre en charge le traitement des courriers, améliorer la gestion des relations clients, traiter tout type de documents, structurés ou non. Découvrez également les outils de gestion disposant d’un système de monitoring de tous vos processus ou encore les solutions qui facilitent et accélèrent la classification et l’indexation des documents.
Pour obtenir des informations sur la gestion électronique de documents, visitez le blog BToB DOCaufutur, ainsi que sur le secteur de l’éditique et du CRM. Différentes ressources vous sont proposées : dossiers, enquêtes, actualités d’entreprises, livres blancs, portraits, témoignages, etc. Ce blog livre aussi des renseignements ayant trait aux échanges dématérialisés, à la sécurité des données, à la communication multicanale, à l’expérience client. Et il aborde aussi diverses actualités relatives à l’entreprise numérique.
DOCaufutur mobilise ses compétences, à travers ses publications, pour aider ses cibles à élargir leur portefeuille clients au travers d’une communication à la fois sur les médias papier et les outils digitaux. Des recommandations utiles fournies par des chefs d’entreprise, des professionnels et des journalistes indépendants, qui animent ce blog dédié à la gestion documentaire, sont accessibles. Ce blog sur les nouvelles technologies a donc pour vocation d’aider les organisations à optimiser la logistique de l’information pour faciliter notamment la gestion des flux documentaires et garantir une meilleure traçabilité de ces derniers. En outre, nous vous conseillons dans un objectif de gain de temps et de réduction de vos coûts.
