Dématérialisation de factures

Dématérialisation de factures


La dématérialisation de factures : un thème phrase sur notre blog

Un nombre croissant d’entreprises recourt à la dématérialisation de factures pour optimiser la gestion de leurs créances clients. Si ce procédé vous intéresse, prenez le temps d’en découvrir les spécificités et avantages sur un site spécialisé comme DOCaufutur. Source de référence en matière de gestion dématérialisée de tous types de documents, elle met à votre disposition des articles, des actualités et des conseils qui vous aideront à préparer votre projet de déploiement d’une telle solution.

Le numérique au service de la gestion des documents d’entreprise

La dématérialisation de factures consiste à numériser ces documents de sorte qu’ils peuvent être facilement et rapidement envoyés à qui de droit. Les factures sur papier sont en effet de moins en moins utilisées, notamment pour les ventes à distances (par correspondance ou en ligne).

Avant l’avènement des technologies numériques, tous les documents utilisés par les entreprises étaient en papier, ce qui demandait des précautions particulières pour certaines opérations relatives à leur gestion comme l’envoi ou l’archivage. La numérisation a apporté une véritable révolution dans la gestion documentaire des entreprises et des organismes dont les activités imposent l’utilisation massive de documents en tous genres.

Pourquoi opter pour la dématérialisation de vos factures ?

La dématérialisation de factures est un procédé qui consiste à numériser toutes les factures et à automatiser tout ou partie de leur traitement et de leur gestion dans la mesure du possible afin de réduire la perte de temps qui découlent de ces opérations fastidieuses d’une part, et d’éviter l’utilisation du papier. Par ailleurs, ce procédé simplifie également leur archivage, les factures devant obligatoirement être conservés pendant 10 ans selon la loi en vigueur. En dématérialisant vos factures, vous n’aurez pas à prévoir une pièce ou une armoire spécifique pour les ranger, ni à tout sortir pour fouiller dans les cartons pour trouver une facture plusieurs mois ou plusieurs années plus tard. Vous pouvez également opter pour une sauvegarde informatique en externe pour mettre vos factures à l’abri de sinistres comme les incendies ou les dégâts des eaux. Enfin, la dématérialisation vous coûtera moins cher que ce soit pour la production, l’envoi ou la réception et le suivi des factures émises.

Les aspects juridiques de la dématérialisation des factures

Une législation stricte encadre l’émission et le stockage des factures numériques. En effet, les factures sont des documents officiels constituant des preuves commerciales. Pour que les factures numériques aient une valeur légale au même titre que celles en papier, il est primordial de respecter certaines règles lors de la phase de dématérialisation de vos factures.

Selon l’article 289 V du Code Général des Impôts, l’utilisation d’une signature électronique est une condition essentielle pour garantir la validité d’une facture électronique non structurée. Cette étape permet effectivement de garantir l’authentification des documents numériques.

Il est donc nécessaire de faire appel à un prestataire de certification électronique afin de disposer d’un certificat pour chaque quittance émise. Une alternative, plus coûteuse, consiste à émettre un relevé structuré respectant des normes précises de conception et pouvant être traité automatiquement à l’aide de logiciels adaptés comme le stipule l’article 289 b du CGI.

Dans tous les cas, restez à l’écoute des dernières innovations concernant la dématérialisation de factures ainsi que des évolutions légales en la matière grâce à DOCaufutur, votre site spécialisé concernant les solutions numériques destinées aux professionnels.

DOCaufutur, le futur du document

DOCaufutur est un blog BToB riche en renseignements concernant la gestion électronique de documents, mais également des textes portant sur l’éditique et la GRC.

DOCaufutur vous conseille à travers ses articles dans la construction d’une identité singulière via une communication visuelle et digitale. Ce blog contient également des renseignements sur le thème de l’expérience client, à la communication multicanale, aux échanges dématérialisés, à la sécurité des données. Et ce ne sont que quelques-uns d’autres sujets relatifs à l’entreprise numérique. Donnez-vous les meilleures chances de réussite, n’hésitez pas à recourir aux différents outils mis à votre disposition : livres blancs, portraits, témoignages, actualités d’entreprises, enquêtes, dossiers de fond, etc. Ce blog sur les nouvelles technologies ambitionne donc de participer à l’amélioration de la logistique de l’information des organisations pour faciliter notamment la gestion des échanges documentaires et assurer une meilleure traçabilité de ces derniers.

De ce fait, nos recommandations permettront un accroissement de votre performance globale et une optimisation de vos coûts. Des recommandations dignes d’intérêt émanant de journalistes, de spécialistes ou de dirigeants d’entreprise, qui animent ce blog dédié à la gestion documentaire, sont disponibles.

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