Archivage électronique

Archivage électronique


En savoir plus sur l’archivage électronique

L’archivage électronique fait partie des moyens les plus avantageux pour stocker les documents de l’entreprise ou de l’organisation. Il fait cependant savoir sélectionner la méthode la mieux adaptées à vos besoins et au type de documents que vous utilisez. Vous trouverez tous les renseignements qu’il vous faut pour bien maîtriser cette technique sur DOCaufutur.

Pourquoi bien archiver vos documents ?


Que vous soyez une entreprise ou une organisation, il y a toujours des documents que vous devriez garder au chaud pour une utilisation future, notamment les documents qui peuvent servir de preuve ou qui peuvent être valorisés plus tard. Par ailleurs, certains documents ou transactions doivent être obligatoirement conservés. Si autrefois, tous les documents étaient en papier et demandaient des précautions particulières pour leur conservation, aujourd’hui, les versions dématérialisées simplifient leur rangement dans les serveurs ou disques durs. Vous avez le choix entre l’archivage électronique ou l’archivage numérique pour le stockage de vos documents. Il est cependant recommandé de choisir en fonction de vos besoins.

Quels sont les avantages de l’archivage électronique ?


L’archivage électronique permet en premier lieu d’éviter l’amoncellement de documents en papier au sein de votre entreprise, qu’il s’agisse de contrats signés, de factures, de demandes diverses et de documents administratifs, comptables ou financiers. Il faut en effet non seulement trier, ranger et indexés ces dossiers avant de les mettre dans un classeur, un carton, une caisse ou tout autre contenant adapté. Ces tâches indéniablement fastidieuses et chronophages vont mobiliser plusieurs personnes d’une part et le stockage de tous les documents va nécessiter une pièce entière dans certains cas.

Le temps des piles de papiers éparpillées sur le bureau qui jonchent le sol de la salle des archives est révolu. En plus d’être une obligation légale pour l’entreprise (documents administratifs et juridiques), l’archivage électronique apparait comme une véritable alternative. La numérisation des documents physiques en fichier électronique a élargi le champ des possibles. Désormais, on pouvait stocker ses papiers d’affaires, ses notes de commandes ou encore ses procès-verbaux d’assemblées tout simplement sur son ordinateur de travail, sur des CD, sur des DVD ou encore sur un coffre-fort numérique pour faciliter le travail collaboratif. Les fichiers ainsi numérisés pouvaient ensuite être consultés, modifiés, supprimés ou dupliqués à volonté.

Toujours plus d’informations sur l’archivage électronique de DOCaufutur


Malgré ses nombreuses promesses, l’archivage électronique comporte des risques qu’il est nécessaire de maîtriser : problèmes de sécurité et de confidentialité, perte de données, absence de stratégie d’archivage globale… Il faut donc s’assurer que les documents stockés sur un coffre-fort numérique soient accessibles uniquement par les personnes autorisées à y accéder et que l’accès aux données soit sécurisé (vérifiez que le coffre-fort numérique fournit une protection « HTTPS »). En même temps, le fournisseur doit garantir la sécurité, mais aussi l'entière disponibilité des données.

Avec DOCaufutur, restez à l’affût des dernières actualités sur l'industrie de la gestion documentaire, de l'éditique, des technologies d'impression, de la sécurité des données et la dématérialisation. Sur notre blog, vous aurez droit à de nombreux articles touchant le domaine de l’archivage électronique ainsi que des brèves axées sur des thématiques aussi variées que l’e-commerce, la relation client, le print ou sur la sécurité des données. Retrouvez également sur notre blog les analyses et avis d’experts sur des sujets d'actualité brûlants, toujours dans le domaine de l’éditique et de la gestion documentaire.

Les renseignements visibles sur ce blog de gestion documentaire sont fournis par des dirigeants d’entreprises, des spécialistes et des journalistes indépendants, qui vous font bénéficier de recommandations utiles. Ce blog sur les nouvelles technologies ambitionne ainsi de contribuer à l’amélioration de la logistique de l'information des entreprises impactant directement l’efficacité de leurs salariés. Le blog contient également des renseignements sur le thème des technologies d’impression, l’expérience client, la communication multicanale, la sécurité des données, les échanges dématérialisés. Et ce ne sont que quelques-uns des nombreux thèmes liés aux métiers de l'entreprise numérique, qui sont des problématiques -clés de l'entreprise numérique.

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