La digitalisation du bulletin de paie est écologique, économique, innovante et pratique, dit-on ! Pourtant, nombreuses sont les entreprises françaises qui n’ont pas encore sauté le pas. Nous avons tenté de comprendre pourquoi.
Firmin Zocchetto, CEO et fondateur de PayFit énumère les nombreux avantages de cette digitalisation du bulletin de paie. « Etant placée dans un coffre-fort numérique, notre fiche de paie ne peut pas se perdre, sa réception est plus rapide car nous n’avons pas à l’attendre par la poste … et en plus c’est écologique. Côté entreprise, c’est un gain de temps et d’argent considérable – les frais d’impression, de mise sous plis et d’envoi n’existent plus » indique-t-il. Bon, bien sûr, les gains en termes de frais généraux, type affranchissement, sont surtout valables pour les grandes entreprises et bien moins pour les PME et TPE qui remettent souvent les dits bulletins de paie en main propre.
Avant le mois de janvier 2017, il fallait avoir l’autorisation du salarié pour lui envoyer son bulletin sous forme numérique via un flux automatisé depuis la plateforme RH utilisée par l’entreprise vers le coffre-fort électronique personnel du salarié. Ce consentement n’est maintenant plus nécessaire grâce à l’article 54 de la loi travail, le salarié doit dorénavant s’opposer s’il souhaite continuer à recevoir du papier. Ce coup de pouce législatif devrait faire avancer cette cause, qui a du mal à se faire valoir. La France reste l’un des plus mauvais élèves de l’Europe en ce qui concerne la digitalisation. Dans le rapport public Pour une clarification du bulletin de paie remis par Jean-Christophe Sciberras le 27 juillet 2015, le taux de dématérialisation n’atteint en France que 15 %, une faible prestation si l’on compare ce pourcentage à celui de l’Allemagne (95%) ou de la Grande-Bretagne (73%).
Accompagnement, communication et sensibilisation
Le salaire a toujours été un sujet tabou en France et les salariés se posent des questions sur la sécurité de leurs données personnelles dans le cas d’une fiche de paie dématérialisée. Au delà de cette raison culturelle, pour Jean-Marc Rietsch, digital data management consultant, « on ne s’est pas forcément intéressé aux salariés mais plus à l’entreprise. Le citoyen doit être accompagné et sensibilisé sur les questions de coffre-fort numérique et d’archivage, un univers qu’il ne maitrise pas toujours très bien ». Le consultant va plus loin : « l’Etat devrait créer, pour chaque personne, un coffre-fort numérique citoyen gratuit – jusqu’à un certain volume- et pérenne ».Pour pouvoir accéder à celui-ci de manière sécurisée, il imagine une identité numérique stockée sur un support crypté.
Mathieu Quehen, responsable des partenariats chez DOCAPOST, propose le coffre-fort numérique Digiposte, qui a pour objectif de devenir une véritable « boîte aux lettres dématérialisée ». Même s’il constate de nombreuses nouvelles demandes de Digiposte depuis l’article 54 de la Loi Travail, il remarque cependant que la partie communication et accompagnement des salariés est primordiale « A titre d’exemple, chez DOCAPOST en interne ou avec nos clients, nous proposons des petits déjeuners d’information durant lesquels nous expliquons les fonctionnalités du coffre, la sécurité, les démarches en cas de décès, etc » précise-t-il.
La digitalisation du bulletin de paie semble être une première étape fondamentale vers la transformation numérique des ressources humaines de l’entreprise. A l’image de ce que propose la société PayFit, la digitalisation des déclarations sociales, des contrats de travail, du SIRH, des entrées et sorties de poste… découlent de celle de la paie.