En cours de finalisation, le nouveau projet de norme NF Z42-026 vient compléter la norme existante d’archivage électronique à valeur probante en fixant les règles de numérisation fidèle.
Pourra-t-on bientôt éliminer l’archivage papier des documents ? Le premier pas dans cette direction date d’il y a un peu plus d’un an, avec la parution, le 7 janvier 2016, d’un arrêté fiscal permettant aux entreprises de conserver les documents de contrôle fiscal sous la forme de son choix, numérique ou papier, et ce, quelle que soit la nature originelle du document. Seule restriction imposée par l’administration fiscale, procéder à la numérisation en garantissant la reproduction à l’identique, en utilisant le format PDF et en apposant une signature électronique comme garantie d’intégrité. Comme cela arrive souvent, l’évolution de la réglementation fiscale précède de peu une modification de la règle générale. Celle-ci est intervenue le 5 décembre 2016, par un décret relatif à la fiabilité des copies qui complète l’article 1379 du Code civil. D’un point de vue juridique, la copie numérique fiable est désormais admissible à titre de preuve, rendant possible la suppression de l’original papier.
Vers le 100% numérique
Cette évolution de la réglementation était très attendue, notamment par les banques et les administrations, soucieuses de réduire les coûts et la complexité de leurs processus de conservation documentaires. En théorie, elle permet de mettre en œuvre, comme c’est aujourd’hui le cas en Suisse, une procédure unifiée de conservation des documents au format électronique, avec destruction de l’original papier. Dans la pratique, cela signifie la disparition pure et simple, à terme, de l’archivage papier, au profit d’un archivage 100% numérique. Le rêve d’une entreprise 100% numérique dans ses processus n’est pas encore atteint, mais il est, avec cette nouvelle possibilité, plus proche que jamais.
Reste à préciser ce que doit être un service de numérisation pour être en mesure de produire une copie numérique fidèle et fiable dans le temps d’un point de vue juridique. C’est tout l’enjeu du projet de norme NF Z42-026, qui vient de passer le stade de la consultation publique. L’objectif de la nouvelle norme sera de reprendre et de compléter les dispositions existantes de la norme d’archivage électronique, Z42-013, qui concernaient déjà l’acquisition numérique des documents. La nouvelle norme traitera plus spécifiquement de cette question et définira les conditions d’exécution du service de numérisation dans tous les cas de figure, c’est-à-dire dans le cas des traitements par lots, ou de la numérisation pièce à pièce au poste de travail.
La numérisation fiable permettra de détruire l’original papier
Le projet de norme NF Z42-026 poursuit essentiellement deux objectifs. D’abord, il a pour vocation de faire prendre conscience aux différentes parties prenantes de l’enjeu : la numérisation du document devra être fiable parce qu’elle sera suivie de la destruction de l’original papier. Il convient donc, et c’est le deuxième volet de la norme, de s’imposer des règles strictes en matière de traçabilité des opérations, depuis la numérisation elle-même jusqu’à son horodatage et son scellement par un cachet électronique, sans oublier bien sur le stockage du document numérisé. Sur ce dernier point, la norme recommande la mise en œuvre d’un coffre-fort électronique conforme à la norme NF Z42-020 qui aura pour fonction de conserver tous les documents numérisés et d’en assurer la transmission au système centralisé d’archivage. Cette approche permet d’écarter le risque de perte d’information.
Les solutions matériels et logiciels conformes aux normes et autorisant la mise en œuvre des nouvelles pratiques de destruction des originaux seront présentés lors de DOCUMATION 2017, les 29 et 30 Mars à Paris Porte de Versailles. A cette occasion, les membres d’Xplor France tiendront des Tables-rondes pour échanger avec les visiteurs sur tous les sujets relatifs à l’optimisation des flux documentaires en entreprise et notamment des possibilités offertes par la très prochaine norme NF Z42-026.
D’ores et déjà, on peut mentionner que l’intérêt de ce projet de norme est qu’il pourra être mis en œuvre en s’appuyant sur les outils dont disposent aujourd’hui les entreprises. Certains scanners de numérisation sont d’ores et déjà capables d’apposer un cachet électronique aux documents pour en certifier la date de numérisation et en garantir l’intégrité par rapport à l’original. Le dernier point, qui reste pour l’instant à la libre décision des entreprises, est celui du moment où la destruction du papier peut intervenir. Dans les textes, celle-ci peut avoir lieu immédiatement après la numérisation selon un processus fidèle et fiable dans le temps. Dans la pratique, chaque entreprise peut vouloir mettre en place une procédure différente. Mais à partir du moment où elle se conforme de manière rigoureuse aux recommandations de la norme NF Z42-026 pour la numérisation et de la norme NF Z42-013 pour l’archivage électronique, elle disposera d’un système intégré de gestion de ses communications entrantes et pourra tendre vers le zéro papier.
Prochainement, la conservation des documents papier ne sera plus nécessaire !