Un vaste projet de refonte de l’ensemble du Système d’Information RH est engagé au sein du Groupe Valophis. L’objectif de ce projet était de se doter d’un outil performant, permettant une approche plus globale des Ressources Humaines. Madame Marjolaine Loyaux, Responsable Relations Sociales, en charge du projet, nous fait part du contexte et de ses critères de choix.
Quelles sont les raisons qui vous ont amenée à lancer un tel projet ?
ML : Nous étions équipés depuis 13 ans d’un logiciel de paye qui était certes vieillissant mais relativement satisfaisant. Néanmoins, notre éditeur nous a informé de l’arrêt du support technique de cette solution pour 2018. En plus de ce logiciel, nous disposions d’une multitude d’outils, reliés par de nombreuses interfaces, qui ne communiquaient pas entre eux de manière optimale. Ceci avait pour conséquence qu’un grand nombre de travaux de gestion était effectué en dehors des applications, notamment sous Excel ou via la messagerie. Nous faisions face à des risques en termes de fiabilité des données, de productivité des équipes et de maîtrise de l’information.
Toutes ces problématiques, couplées à l’insatisfaction des équipes internes, nous ont conduit à proposer ce projet à notre Direction Générale qui l’a validé. Notre volonté était de maîtriser l’ensemble des processus et informations dans un SIRH unique et intégré afin de limiter le retraitement et la ressaisie d’informations ; et aussi de permettre aux collaborateurs de se focaliser sur des activités RH à plus forte valeur ajoutée. Ceci passait également, côté informatique, par la volonté d’externaliser les applications.
Pour résumer, la mise en place d’un nouveau SIRH devait être l’opportunité pour nous de faire évoluer nos pratiques et optimiser nos processus, notamment en responsabilisant nos collaborateurs et managers. Nous souhaitions donc mettre en place un seul outil avec plusieurs modules qui communiquent entre eux, sans besoin d’interfaces, et un outil ouvert aux salariés et aux managers car, jusque-là, ces derniers devaient se rapprocher du service RH pour obtenir des informations. L’objectif visé pour le nouveau SIRH était ainsi de transmettre continuellement des informations aux managers en amont. Enfin, nous souhaitions acquérir un outil plus en lien avec les technologies du moment, car nous avons des salariés qui sont sensibles aux nouvelles technologies. Nous recherchions donc quelque chose qui soit en adéquation avec les pratiques et besoins de ces derniers.
Comment avez-vous appréhendé ce nouvel outil ? Comment s’est passé le démarrage ?
ML : le démarrage s’est bien déroulé. Nous avons formé l’ensemble de nos managers à l’utilisation de l’outil et ces derniers ont ensuite formé leurs équipes.
Les collaborateurs ont très bien accueilli la solution et ont développé très vite des automatismes. Tout est centralisé désormais. Avant, le CET passait via du publipostage. Les collaborateurs recevaient un document chez eux, ils devaient ensuite ramener le document au bureau, puis ils le remplissaient en fonction de leurs soldes de congés et enfin ils l’envoyaient à la DRH. Aujourd’hui il n’y a plus tout ça. On ouvre une campagne CET depuis ORHUS, les collaborateurs reçoivent l’information via la messagerie et dans la solution, ils posent directement leurs jours de congés en ayant une vision sur leurs soldes et tout est automatisé. Le gain de temps et d’efficacité a tout de suite été une réalité pour tous.
Au niveau de la DRH, ce fut une révolution complète avec l’automatisation de tâches qui étaient jusqu’ici très chronophages mais sans réelle valeur ajoutée. ORHUS nous a permis de réorienter des Ressources sur des missions plus stratégiques.