Musée municipal de La Roche-Sur-Yon – Comment réussir un inventaire et une indexation numérique ? Cas Client Axiell

Un inventaire à simplifier

En 2001, le musée de La Roche-sur-Yon acquiert la solution de gestion des collections « Micromusée » de Mobydoc (groupe Axiell). Au fil de l’eau, des ajustements et formations ont été effectués, pour faire évoluer la solution et professionnaliser les équipes utilisatrices. Une première étape d’enregistrement et d’inventaire des collections a été réalisée. Mais, très vite, de nouvelles exigences sont apparues à l’instar de l’obligation de récolement décennal instaurée par la loi du 4 janvier 2002*. Il fallait donc réactualiser la solution.

« Après l’acquisition de la solution de gestion de collections d’Axiell, un important travail d’inventaire informatisé des collections a été effectué. Nous avons clarifié le protocole de saisie des données et nettoyé la base des scories des enregistrements passés, intégré des prises de vues photographiques et des éléments documentaires sur les collections… des tâches nécessaires à toute procédure d’inventaire. Mais les moyens du logiciel ne nous permettait plus d’avancer efficacement dans l’élaboration d’un inventaire documenté car il manquait de solutions évolutives », déclare Sarah Chanteux, chargée des collections du musée de La Roche-sur-Yon.

Axiell a préconisé une version upgradée de l’outil actuel : la V7 de Micromusée.

Un plébiscite de la solution d’Axiell

Avant de faire un choix, le musée de La Roche-Sur-Yon a mené une étude comparative sur le marché des logiciels, en interrogeant des musées et autres utilisateurs de solutions. Ce retour du terrain a permis à la nouvelle version V7 de Micromusée d’Axiell de s’imposer.

« Nous avons opté pour la solution d’Axiell, car cette nouvelle version correspondait à nos souhaits de travail au quotidien et répondait à nos priorités : assurer une continuité de l’historique de la base, disposer d’une base stable, fiable et techniquement plus élaborée qui nous permet de renseigner une grande variété de collections de tout format (vidéo, photos…), obtenir une solution d’un bon rapport qualité-prix compte-tenu des services additionnels proposés, et enfin se projeter dans le temps puisque la solution est évolutive grâce à des modules et des outils ad hoc. Ce développement sur mesure est un atout car nous pouvons investir progressivement », ajoute Hélène Jagot, Directrice du musée municipal de La Roche-Sur-Yon.

Cette migration vers la V7 de Micromusée a été finalisée en novembre 2016. Après formations et paramétrages complémentaires, le pack a été livré mi-décembre 2016.

Une version V7 qui répond à l’explosion des demandes d’information du musée

Le musée de La Roche-Sur-Yon ne dispose pas d’un site web dédié. Le partage des collections se fait via Joconde, le portail des musées de France du Ministère de la Culture et de la Communication. Il était donc nécessaire pour l’équipe administratrice d’être parfaitement autonome et de disposer d’un outil intuitif et modulable. D’autant que l’audience des fiches Joconde du musée est passée de 10 000 à plus de 71 000 vues entre 2013 et 2016.

Pour répondre à l’augmentation des demandes non liées aux prêts classiques, notamment de la part de publics d’initiés (chercheurs et professionnels), l’équipe du musée a bénéficié d’un certain nombre de fonctionnalités telles que :

  • outil de recherche « multi-champs » ; une recherche très complète sur de nombreuses données (titre, auteur, sujet représenté…)
  • une recherche très qualifiée : une recherche « Googlisée » très intuitive (où l’ensemble des mots sont pris en compte)
  • une interface ergonomique
  • une visualisation de la notice optimisée : un aperçu qui permet de visualiser l’œuvre sans avoir à l’ouvrir
  • un historique de l’état de l’œuvre
  • une indexation croisée : recherche par artiste, par sujet
  • une recherche très documentaire : possibilité de remplir des informations sur l’exposition, la bibliographie… de manière structurée.
  • une meilleure gestion des fichiers : possibilité de créer un lien entre des fiches pdf et des fichiers multimedia
  • intégration de tags : un thème peut être taggé, ce qui permet une recherche plus fluide

« Notre nouvelle version 7 du logiciel de Micromusée a permis au musée de La Roche sur Yon de disposer d’un outil plus interactif et plus intuitif. Le but était de proposer une base unique avec l’intégration de nombreuses données et informations pour simplifier tout le travail d’inventaire et d’indexation » complète Eric de Cacqueray, Directeur Général d’Axiell France.

« L’ambition du musée est non seulement de répondre à l’obligation de récolement* mais également de se conformer à la nouvelle loi sur les données numériques**, en cours. L’objectif affiché est de réaliser une publication de l’inventaire grâce au module d’inventaire d’Axiell. C’est pourquoi le nouvel outil était très attendu », conclut Hélène Jagot, Directrice du musée municipal de La Roche-Sur-Yon.

Et l’avenir ?

Dans un premier temps, le musée envisage de renforcer la base avec le module « régie » d’Axiell. L’objectif étant de répondre aux demandes croissantes de prêts d’œuvres. Le module régie permet de prêter l’œuvre à une institution avec un système d’alertes et de suivi du prêt de l’œuvre. Cela permettrait de mieux archiver et conserver les œuvres en influant sur la durée de prêt.

La visite en ligne de la collection est également une autre orientation du musée, avec l’acquisition du module OPAC Web d’Axiell.

 

* Obligation de récolement décennal instaurée par la loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France. Le récolement est l’opération qui consiste à vérifier, sur pièce et sur place, à partir d’un bien ou de son numéro d’inventaire : la présence du bien dans les collections, sa localisation, l’état du bien, son marquage, la conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvres, catalogues.
** La loi sur les données numériques impose la diffusion de type « Open Data » à l’État et aux collectivités (donc mises en ligne et API). L’inventaire papier étant toujours d’actualité, les inventaires numériques et leur diffusion sont encore en développement.

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Musée municipal de La Roche-Sur-Yon – Comment réussir un inventaire et une indexation numérique ? Cas Client Axiell

9th février, 2017

Un inventaire à simplifier

En 2001, le musée de La Roche-sur-Yon acquiert la solution de gestion des collections « Micromusée » de Mobydoc (groupe Axiell). Au fil de l’eau, des ajustements et formations ont été effectués, pour faire évoluer la solution et professionnaliser les équipes utilisatrices. Une première étape d’enregistrement et d’inventaire des collections a été réalisée. Mais, très vite, de nouvelles exigences sont apparues à l’instar de l’obligation de récolement décennal instaurée par la loi du 4 janvier 2002*. Il fallait donc réactualiser la solution.

« Après l’acquisition de la solution de gestion de collections d’Axiell, un important travail d’inventaire informatisé des collections a été effectué. Nous avons clarifié le protocole de saisie des données et nettoyé la base des scories des enregistrements passés, intégré des prises de vues photographiques et des éléments documentaires sur les collections… des tâches nécessaires à toute procédure d’inventaire. Mais les moyens du logiciel ne nous permettait plus d’avancer efficacement dans l’élaboration d’un inventaire documenté car il manquait de solutions évolutives », déclare Sarah Chanteux, chargée des collections du musée de La Roche-sur-Yon.

Axiell a préconisé une version upgradée de l’outil actuel : la V7 de Micromusée.

Un plébiscite de la solution d’Axiell

Avant de faire un choix, le musée de La Roche-Sur-Yon a mené une étude comparative sur le marché des logiciels, en interrogeant des musées et autres utilisateurs de solutions. Ce retour du terrain a permis à la nouvelle version V7 de Micromusée d’Axiell de s’imposer.

« Nous avons opté pour la solution d’Axiell, car cette nouvelle version correspondait à nos souhaits de travail au quotidien et répondait à nos priorités : assurer une continuité de l’historique de la base, disposer d’une base stable, fiable et techniquement plus élaborée qui nous permet de renseigner une grande variété de collections de tout format (vidéo, photos…), obtenir une solution d’un bon rapport qualité-prix compte-tenu des services additionnels proposés, et enfin se projeter dans le temps puisque la solution est évolutive grâce à des modules et des outils ad hoc. Ce développement sur mesure est un atout car nous pouvons investir progressivement », ajoute Hélène Jagot, Directrice du musée municipal de La Roche-Sur-Yon.

Cette migration vers la V7 de Micromusée a été finalisée en novembre 2016. Après formations et paramétrages complémentaires, le pack a été livré mi-décembre 2016.

Une version V7 qui répond à l’explosion des demandes d’information du musée

Le musée de La Roche-Sur-Yon ne dispose pas d’un site web dédié. Le partage des collections se fait via Joconde, le portail des musées de France du Ministère de la Culture et de la Communication. Il était donc nécessaire pour l’équipe administratrice d’être parfaitement autonome et de disposer d’un outil intuitif et modulable. D’autant que l’audience des fiches Joconde du musée est passée de 10 000 à plus de 71 000 vues entre 2013 et 2016.

Pour répondre à l’augmentation des demandes non liées aux prêts classiques, notamment de la part de publics d’initiés (chercheurs et professionnels), l’équipe du musée a bénéficié d’un certain nombre de fonctionnalités telles que :

  • outil de recherche « multi-champs » ; une recherche très complète sur de nombreuses données (titre, auteur, sujet représenté…)
  • une recherche très qualifiée : une recherche « Googlisée » très intuitive (où l’ensemble des mots sont pris en compte)
  • une interface ergonomique
  • une visualisation de la notice optimisée : un aperçu qui permet de visualiser l’œuvre sans avoir à l’ouvrir
  • un historique de l’état de l’œuvre
  • une indexation croisée : recherche par artiste, par sujet
  • une recherche très documentaire : possibilité de remplir des informations sur l’exposition, la bibliographie… de manière structurée.
  • une meilleure gestion des fichiers : possibilité de créer un lien entre des fiches pdf et des fichiers multimedia
  • intégration de tags : un thème peut être taggé, ce qui permet une recherche plus fluide

« Notre nouvelle version 7 du logiciel de Micromusée a permis au musée de La Roche sur Yon de disposer d’un outil plus interactif et plus intuitif. Le but était de proposer une base unique avec l’intégration de nombreuses données et informations pour simplifier tout le travail d’inventaire et d’indexation » complète Eric de Cacqueray, Directeur Général d’Axiell France.

« L’ambition du musée est non seulement de répondre à l’obligation de récolement* mais également de se conformer à la nouvelle loi sur les données numériques**, en cours. L’objectif affiché est de réaliser une publication de l’inventaire grâce au module d’inventaire d’Axiell. C’est pourquoi le nouvel outil était très attendu », conclut Hélène Jagot, Directrice du musée municipal de La Roche-Sur-Yon.

Et l’avenir ?

Dans un premier temps, le musée envisage de renforcer la base avec le module « régie » d’Axiell. L’objectif étant de répondre aux demandes croissantes de prêts d’œuvres. Le module régie permet de prêter l’œuvre à une institution avec un système d’alertes et de suivi du prêt de l’œuvre. Cela permettrait de mieux archiver et conserver les œuvres en influant sur la durée de prêt.

La visite en ligne de la collection est également une autre orientation du musée, avec l’acquisition du module OPAC Web d’Axiell.

 

* Obligation de récolement décennal instaurée par la loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France. Le récolement est l’opération qui consiste à vérifier, sur pièce et sur place, à partir d’un bien ou de son numéro d’inventaire : la présence du bien dans les collections, sa localisation, l’état du bien, son marquage, la conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvres, catalogues.
** La loi sur les données numériques impose la diffusion de type « Open Data » à l’État et aux collectivités (donc mises en ligne et API). L’inventaire papier étant toujours d’actualité, les inventaires numériques et leur diffusion sont encore en développement.

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