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Comment Ergalis a économisé 100 K€ par an grâce à la dématérialisation de ses bulletins de paye – Cas client LOCARCHIVES

Ergalis, société spécialisée dans le domaine de l’intérim et des services RH, n’a pas attendu le passage de la loi El Khomri le 1er janvier 2017 pour dématérialiser ses bulletins de paie.

Hervé BILLOUD, Directeur Administratif et Financier, a travaillé avec les équipes LOCARCHIVES et DPii pour mener à bien ce projet.

Le projet de dématérialisation de la paye

Comment optimiser et sécuriser le traitement de la paye des 4 000 intérimaires employés chaque jour, soit 17 000 bulletins par mois ? Edition, mise sous pli, affranchissement, archivage… les coûts de traitement représentent une charge importante pour Ergalis.
Pour Monsieur BILLOUD « passer au bulletin dématérialisé constitue un gisement d’économies important. Un intérimaire effectue souvent plusieurs missions durant le même mois, et reçoit autant de fiches de paie. Cela représente beaucoup de papier, à conserver pendant au moins 10 ans ».
Outre une économie substantielle de 100 K€ en année pleine, cette transition vers le numérique permet de dynamiser l’image d’Ergalis, et de fédérer ses collaborateurs autour d’un projet innovant en leur proposant un dispositif totalement sécurisé.
6 mois après le lancement, le taux d’adhésion parle de lui-même. Plus de 95 % (à vérifier) des salariés ont accepté le dispositif.

Une solution de dématérialisation globale et sécurisée opérationnelle en 3 mois

Ergalis a choisi une solution complète en mode SaaS afin de déployer rapidement le projet sans investissement ni maintenance supplémentaire.
Ergalis, LOCARCHIVES et DPii ont déployé la solution en 3 mois, couvrant toute la chaîne de traitement des bulletins : dématérialisation, archivage probatoire, envoi sécurisé et mise à disposition d’un coffre-fort individuel pour chaque salarié.
Les bulletins de paie sont générés nativement au format électronique par l’application RH d’Ergalis, puis transmis automatiquement vers la plateforme de traitement et de transmission EDC. Ils sont enfin archivés automatiquement dans le Système d’archivage électronique à vocation probatoire de Locarchives.
Le salarié est prévenu par mail en temps réel dès que son bulletin est disponible dans son coffre-fort personnel. Il peut y accéder très simplement à partir de n’importe quel terminal : pc, smartphone, tablette… La consultation est totalement sécurisée et les données protégées. Chaque salarié dispose désormais d’un espace de stockage dédié  pour tous ses documents personnels.

Communiquer et rassurer : les clés du succès

Le projet a été déployé en 2 temps. La première phase de test a permis de valider le fonctionnement auprès des salariés permanents, avant un lancement pour l’ensemble des intérimaires. Locarchives et DPii ont apporté  leurs expertises pour accompagner les équipes RH et les collaborateurs d’Ergalis  dans cette démarche.
Deux autres points ont fortement contribué au succès du projet.
Tout d’abord l’implication forte des parties prenantes. Ensuite, une stratégie soutenue de communication interne en amont et au lancement de la solution. Les informations liées à la paye sont sensibles  pour la plupart des salariés, il s’agissait notamment de rassurer sur le fonctionnement et, surtout, sur la préservation de la confidentialité des bulletins.

La paye, première étape de la dématérialisation chez Ergalis

Cette première phase du projet ayant remportée une forte adhésion, Ergalis a poursuivi avec la dématérialisation de ses autres processus RH : contrats de travail salariés, contrats de travail clients et relevés d’heures.
Pour en savoir plus sur le bulletin de paye électronique, retrouvez ici le livre blanc Locarchives « Dématérialisation des bulletins de paye – Etes-vous prêts ? »

Corinne
Corinne

Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès. Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication. Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.

Written by Corinne

Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès.
Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication.
Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.