Qweeby, le spécialiste de la facture électronique en mode SaaS, accompagne le groupe Ophtalmic dans la mise en œuvre d’un nouveau processus d’émission de factures digitalisé.
Ophtalmic Compagnie est au service des professionnels français de la vision depuis trente ans. Société innovante et reconnue pour la qualité de ses produits, le groupe a réalisé en 2015 un chiffre d’affaires de 57 millions d’euros grâce au travail et à l’expertise de ses 174 collaborateurs. Avec plus de 4 800 commandes par jour, le groupe fournit une lentille sur cinq en France, commercialisées via 10 000 opticiens clients.
Afin de gagner en productivité et de moderniser son processus d’émission de factures, Ophtalmic Compagnie a souhaité il y a quatre ans initier un vaste projet de dématérialisation. En effet, chaque mois le groupe émet plus de 10 000 factures dont la réalisation, mise sous pli et expédition induisaient une immobilisation de trois collaborateurs et des coûts importants. Globalement, Ophtalmic Compagnie estime à 0,90 centime d’euros le prix d’une facture.
Dans ce contexte, Salomon Zenati en charge du pilotage de la performance et de l’innovation de Ophtalmic Compagnie, a étudié les solutions du marché et sélectionné l’offre de Qweeby. Cette sélection s’explique principalement par l’approche industrielle de l’éditeur qui a su adapter sa solution à l’organisation de l’entreprise, mais qui a également délivré différentes prestations de conseil pour que le projet soit un succès opérationnel en interne ou auprès des clients. Ainsi, après avoir posé le cadre du projet, moins de trente jours ont été nécessaires pour la mise en production.
Afin de mettre en place une démarche pédagogique auprès des clients, Ophtalmic Compagnie a dès le départ initié une vaste campagne de sensibilisation et d’explication pour inciter ses clients à opter pour la facturation électronique. Cette première campagne a permis de faire adhérer plusieurs centaines de clients à ce type d’échange.
Cette phase initiale a aussi permis de lancer le projet et de renseigner pas à pas le portail de suivi de factures. Les équipes comptables ont alors eu une vision actualisée et en temps réel : émission de factures, paiement, etc. Tous ces éléments ont largement simplifié les processus de gestion historiques.
En janvier 2016, Ophtalmic Compagnie a initié un nouveau tournant et décidé de faire évoluer ses conditions de vente pour généraliser la facturation électronique. Ainsi, après avoir à nouveau informé ses clients par voie postale et électronique, et sauf contre-ordre de leur part, les clients adhéraient de facto à la facturation électronique. Cela s’est traduit par un taux d’adhésion client de plus de 85 %. Désormais, le groupe vise un taux de 100 % en 2018. Cette montée en puissance a été accompagnée par les équipes de Qweeby qui ont su tout au long du projet proposer une réponse technologique simple et efficace en mode SaaS.
Salomon Zenati « Qweeby est un expert de la facturation électronique qui nous a permis de réussir notre projet de dématérialisation et de réaliser des gains financiers et de productivité tout en offrant une prestation à valeur ajoutée à nos clients. Nous sommes heureux d’avoir pu mener ce chantier stratégique à bien et de pouvoir bénéficier du soutien des équipes Qweeby depuis le départ de notre collaboration. »