Alan Crean défend ce qu’il appelle la « combinaison ultime » : une bonne planification de projet et une visibilité en temps réel
Préparer le terrain
Vous connaissez ce vieil adage. Des années plus tard, vous entendez encore la voix de vos parents, qui vous le répétaient tandis que vous vous escrimiez à terminer in extremis votre devoir maison la veille de l’échéance : « Si tu échoues à planifier, alors tu planifies ton échec ». Vous étiez alors loin de vous douter que cet adage vous poursuivrait à l’âge adulte, dans le cadre de vos responsabilités de gestionnaire de projets.
Vos années de collège sont loin derrière vous, heureusement ! Cependant, le monde d’aujourd’hui vous confronte au jour le jour à une multitude de projets à gérer, et pas seulement dans le contexte professionnel. Chaque nouvelle initiative est un projet et sa planification en est la feuille de route. En effet, qui construirait une maison sans plan (et sans une équipe de professionnels de la construction) ou voyagerait vers une nouvelle destination sans ouvrir l’application Google Maps sur son smartphone ?
Planifiez votre réussite
La planification est la clé de la réussite, qu’il s’agisse des travaux d’extension de votre maison, d’un déplacement ou de projets professionnels. Les experts sont unanimes. Le rapport de l’Association for Project Management (APM) intitulé Conditions for Project Success (Les conditions favorables à la réussite d’un projet)1 démontre qu’une planification minutieuse et réfléchie est un facteur essentiel de réussite. Se fondant sur l’avis d’experts de 25 professionnels et universitaires en gestion de projets, l’APM a établi et validé un cadre de référence reposant sur les témoignages de 862 professionnels de la gestion de projets. 12 facteurs ont été identifiés comme indispensables à la réussite d’un projet, parmi lesquels la planification et l’étude du projet. Le cadre de l’APM souligne l’importance des éléments suivants : préparation minutieuse avant la mise en œuvre, suivi régulier des progrès, échéanciers réalistes, approche active de la surveillance des risques et prise du recul nécessaire pour passer en revue tous les détails à l’achèvement du projet.
Si 12 étapes semblent excessives pour certains, le point essentiel à retenir est la nécessité de préparer un plan exhaustif. La définition d’un plan pour votre projet n’est toutefois pas gage de réussite si vous ne prenez pas en compte tous les détails. Une planification adéquate tient compte des conditions requises, risques, aléas et obstacles potentiels, et envisage les mesures correctives à adopter si nécessaire. Une bonne planification prend en compte toutes les options possibles pour atteindre votre objectif final. C’est la clé d’un projet réussi, réalisé dans les délais et dans le budget imparti.
Pour piloter des projets avec succès, concentrez-vous sur ces trois aspects :
1. Créez un cadre concret aligné sur des objectifs plus larges
Des plans de projet efficaces et concrets sont des catalyseurs. Ils sont répartis entre différentes tâches individuelles et affectés aux bonnes ressources pour éviter de faire obstacle aux progrès. Lorsque vous vous rendez vers une nouvelle destination, le fait de manquer une bifurcation retarde votre arrivée à destination.
Des raccourcis ou détours imprévus risquent de vous désorienter, mais avec une carte dynamique, vous poursuivez votre itinéraire vers la destination souhaitée.
Cette activité de cartographie est importante à l’échelle de la tâche, mais elle doit aussi s’aligner sur des objectifs plus larges. La finalité d’un projet doit être en adéquation avec l’orientation de l’entreprise. Une envie de baignade ? Prévoyez une escapade en bord de mer. Le fait de perdre de vue votre destination risque de détourner vos efforts des enjeux plus étendus de l’entreprise, allant à l’encontre de l’objectif d’une stratégie axée sur les projets. Cela peut sembler évident, mais c’est l’une des principales problématiques auxquelles sont confrontés les chefs de projets aujourd’hui.
Notre étude récente [Février 2016]2, réalisée auprès de plus de 200 décideurs du secteur, révèle que 80 % des chefs de projets senior et cadres supérieurs manquent de visibilité sur la façon dont les projets cadrent avec la stratégie globale de l’entreprise. Sans une compréhension générale des objectifs et de la stratégie de l’entreprise, le processus dynamique de la gestion de projets s’avère extrêmement complexe et inefficace.
2. Choisissez un système approprié de pondération ou de cotation
Pendant la phase d’étude et de gestion de la demande, les projets sont généralement pondérés selon un système de cotation standardisé. Par cette méthode, les entreprises peuvent déterminer la priorité à accorder à un projet et les éventuelles corrélations de ce dernier, et peuvent identifier la nécessité de rectifier le tir en cas d’imprévu.
Il en va de même pour les projets eux-mêmes. Les tâches d’un projet sont des étapes, ou directions, menant vers la destination finale, mais toutes les tâches n’ont pas la même importance. Certaines doivent être traitées en priorité ; lorsque vous appliquez un système standardisé pour les catégoriser, le plan de projet apparaît beaucoup plus clairement. Si vous oubliez de tourner sur une rue transversale, vous pouvez faire demi-tour. Si vous ratez une sortie sur l’autoroute, vous devrez peut-être parcourir de nombreux kilomètres avant la prochaine.
À l’échelle d’un projet, les avantages, risques et coûts sont des métriques clés à prendre en considération.
3. N’oubliez pas que la planification ne fait pas tout
La planification est essentielle, mais une fois cette étape effectuée, n’oubliez pas que cela ne fait pas tout. Plutôt que d’être imprimés et classés, les plans doivent être traités comme des documents ajustables : les choses se déroulent rarement exactement comme prévu ; c’est pourquoi les équipes les plus performantes savent réagir rapidement face aux imprévus. C’est aussi pour cette raison que nous avons tendance à privilégier des appareils de navigation par satellite et applications de cartographie sur smartphone plutôt que de recourir à un plan traditionnel imprimé au format A4.
Les entreprises ont besoin d’une vision en direct de l’activité, associée à la possibilité de repérer les problèmes potentiels afin de prendre des mesures pour éviter tout préjudice durable. L’immobilisme ou une intervention trop tardive peuvent être tout aussi inefficaces que de démarrer un projet sans objectif final clairement établi. Il faut trouver un juste équilibre. Toutefois, n’oubliez pas qu’une action rapide mais peu précise peut être encore plus préjudiciable.
Prévoir l’imprévu
Malgré tous les efforts déployés, même la planification la plus minutieuse ne peut pas envisager tous les scénarios possibles. Les obstacles imprévus et les conflits de priorité sont légion lorsque vous gérez un portefeuille de projets. Les équipes doivent disposer des informations dont elles ont besoin pour déterminer rapidement la meilleure marche à suivre.
Une action rapide et éclairée nécessite une visibilité en temps réel. Avec les bonnes informations, les équipes de projets compétentes peuvent identifier les problèmes et conflits de priorités et les traiter rapidement. Il existe des outils facilement accessibles pour gérer ces processus manuels archaïques, mais de nombreux bureaux de gestion de projet sont enlisés dans des systèmes hérités et des processus manuels.
En juillet 2016, nous nous sommes entretenus avec plus de 1 250 chefs de projets et cadres utilisant toujours des feuilles de calcul et des processus manuels3 au bureau. Les résultats sont surprenants. Une écrasante majorité (75 % des bureaux de gestion de projet) génèrent toujours leurs rapports manuellement. Pour ces entreprises, cela s’explique de plusieurs manières. Les chefs de projet peuvent gérer des tâches et des informations via un éventail de systèmes hérités obsolètes, notamment SaaS multi-tenant, logiciels hébergés et sur site, systèmes propriétaires et feuilles de calcul manuelles.
Par conséquent, ces entreprises pâtissent d’une génération de rapports lente, obsolète et souvent imprécise, ce qui peut se traduire par des opportunités d’affaires perdues ou une mauvaise affectation des ressources. Ces conséquences sont encore aggravées par des problématiques de communication. Dans le cadre de notre recherche, près d’un tiers (31 %) des personnes interrogées nous ont dit qu’elles ne disposaient pas d’outils de communication efficaces. Ces entreprises doivent relever des défis encore plus ardus. Non seulement elles rencontrent des difficultés imputables à l’inefficacité des rapports générés, mais cela leur prend du temps d’informer les membres de l’équipe et autres acteurs du projet, du fait de leurs lacunes en matière de canaux de communication.
Pour définir clairement la voie du succès, il est nécessaire de mettre en place des cadres concrets, des systèmes appropriés de pondération et de cotation, ainsi qu’un système de gestion des conflits de priorités. Une feuille de route claire associée à une visibilité en temps réel, c’est la formule éprouvée pour davantage de projets réussis.
1https://www.apm.org.uk/conditions-for-project-success
2https://changepoint.com/en-us/about-us/press/030816-did-you-know-new-research-finds-80-of-execs.aspx
3 https://changepoint.com/resources/white-papers/ppm-business-agility-survey-report
Alan Crean est consultant senior pour la région EMEA chez Changepoint, un fournisseur de solutions de gestion de projets et de portefeuilles, d’applications de gestion de services professionnels et d’architecture d’entreprise auprès de plus de 1 000 clients internationaux.