73% des entreprises ont entrepris – ou envisagent – la mise à jour de leur système de gestion de déplacements et frais professionnels au cours des six prochains mois.
Selon une étude menée par Forrester pour Concur, la gestion des frais et du flux de trésorerie est, à lui seul, le poste jugé le plus stratégique par les décideurs financiers
Une nouvelle étude mondiale réalisée par Forrester Consulting pour le compte de Concur, explore comment les réseaux mobiles et numériques ont bouleversé la gestion des voyages et des frais associés, et à quels nouveaux défis les responsables financiers (DAF) sont confrontés. Ce rapport présente les mesures prises par ces derniers pour les relever et gérer les notes de frais de manière plus efficace et efficiente.
Les 500 DAF interrogés pour l’étude ont révélé que leurs entreprises sont en train d’apporter à leur processus de gestion des voyages et des notes de frais (Travel and Expense) d’importants changements. Ces améliorations concernent aussi bien l’optimisation financière que la satisfaction des employés. L’un des principaux constats est que l’adoption de solutions de gestion des déplacements professionnels et notes de frais aide à stimuler la croissance et l’innovation au sein de l’entreprise.
Voici, entre autres, les principales conclusions de l’étude :
- Les outils et processus de gestion des voyages d’affaires et dépenses professionnelles doivent évoluer de concert avec la technologie et les outils utilisés par les employés dans leur vie personnelle. Les technologies mobiles et numériques ont transformé la façon dont les utilisateurs font leurs achats dans leur vie personnelle. Ils s’attendent à ce que leurs employeurs leur proposent des solutions du même type. Les entreprises estiment que les applications mobiles constituent le moyen le plus efficace d’amener les employés à se conformer aux politiques de voyage et de dépense. En offrant aux utilisateurs des applications qui leur ressemblent, les responsables financiers ont un accès en temps réel aux dépenses et des déplacements de leurs collaborateurs.
- La gestion des voyages d’affaires et des notes de frais est un défi de taille, pour les responsables financiers, auquel ils ont du mal à se consacrer. Le suivi de la dépense est un poste stratégique pour tout DAF, mais il est difficile d’accomplir cette tâche en plus de toutes celles qui leur incombent. C’est pourquoi ils ont besoin d’outils intuitifs qui simplifient les processus et donnent un accès instantané aux données pertinentes. Selon l’étude, 73% des entreprises interrogées sont en train d’actualiser ou envisagent mettre à jour leur système de gestion de déplacements professionnels et notes de frais au cours des six prochains mois.
- Les investissements dans les solutions Travel and Expense visent avant tout à donner plus d’autonomie aux employés et à les responsabiliser via des processus efficaces, de l’analyse de données et des rapports pertinents. Les décideurs financiers ont conscience qu’il est nécessaire de donner aux employés les moyens de gérer leurs déplacements et frais associés en conformité avec les politiques de l’entreprise. Pour ce faire, ils doivent disposer d’outils permettant de prendre des décisions avisées. La mise en place de solutions « user-friendly », faciles à mettre en œuvre et s’intégrant aux systèmes déjà en place est de rigueur. Des fonctionnalités clés permettent une expérience utilisateur simplifiée et garantissent la conformité des dépenses, on peut citer parmi celles-ci la réservation de voyage intégrée, la dématérialisation des justificatifs et la création automatique des notes de frais.
« Concur s’est engagé à fournir des solutions innovantes qui permettent aux responsables financiers de relever les défis inhérents à un monde des affaires qui est de plus en plus numérique », déclare Mike Eberhard, Président, Global Distribution de Concur. « Grâce à l’écosystème intégré Concur et les outils et applications intelligentes auxquels il donne accès, les employés peuvent prendre des décisions éclairées et l’entreprise peut recueillir des données permettant de rationaliser les coûts. Résultat : les salariés s’acquittent rapidement de ces tâches et les responsables financiers ont accès à des données précises et consolidées qui leur permettent de gérer efficacement un poste de dépenses majeur. »
Méthodologie de l’étude : Enquête réalisée en ligne auprès de 500 décideurs financiers en Amérique du Nord, EMEA, APAC et en Australie/Nouvelle-Zélande. Les entreprises interrogées ont des effectifs allant de 100 à 999 employés (50% des entreprises interrogées) mais certaines comptent plus de 20 000 employés. Les résultats de l’enquête ont été complétés par des entrevues approfondies menées auprès de responsables financiers de PME et de multinationales.
Cliquez ici pour afficher l’étude complète.