La dématérialisation des dossiers médicaux au service de la santé – Locarchives : Synthèse du petit-déjeuner santé du 04 octobre 2016

Virtual Meeting 02

En France, le Programme Hôpital Numérique évolue avec l’objectif de conduire les établissements de santé vers un système d’information (SIH) plus mature. En permettant l’informatisation du parcours de soin, la dématérialisation et la gestion électronique des dossiers médicaux sont au cœur de ce dispositif, et ce avec à la clé :

  • L’accès partagé et la gestion collaborative des dossiers par le personnel soignant
  • La fluidité du parcours de soins pour le patient
  • L’optimisation de l’organisation et des coûts par les hôpitaux

Si le tout dématérialisé demeure un rêve financièrement inaccessible à la vue des volumes de dossiers patients concernés, la transition vers le numérique est à la portée des établissements de santé. La réforme de l’État et des différents niveaux de l’action publique (collectivités, organismes, administration) possède un fil rouge, celui de la dématérialisation. Cette problématique implique des changements opérationnels quotidiens pour les équipes de soin et le personnel soignant ; d’où la mise en œuvre de solutions ingénieuses qui facilite cette transition vers le numérique.

Experts de la sécurisation et de l’optimisation des dossiers médicaux avec plus de 30 ans d’expérience dans le secteur de la santé, LOCARCHIVES, Tiers Archiveur de Confiance, et SER Group, éditeur de logiciel de GED, ont mis en commun leurs savoir-faire à l’occasion d’un petit-déjeuner destiné aux professionnels de la santé, Maison Ladurée le mardi 04 octobre. L’objectif de cet atelier didactique était de présenter la démarche de numérisation, de gestion électronique et d’archivage numérique et physique des dossiers patients au travers notamment du retour d’expérience d’un hôpital francilien de 900 lits.

1. Panorama de la gestion des archives de santé

avec :

  • Hervé STREIFF, RSSI de LOCARCHIVES
  • Didier PAPION, Directeur Général de SER Group
  • Thomas DEANAZ, Chef de Projet de SER Group

Les archives de santé sont constituées non seulement des dossiers médicaux avec leurs documents physiques et/ou numériques (compte-rendu, radiographies, imagerie médicale…) mais aussi de leurs métadonnées et des données de santé à caractère personnel du patient.

La réglementation applicable aux archives de santé est riche et compte deux objectifs majeurs : la confidentialité des données personnelles et la disponibilité des dossiers pour assurer les soins et protection de l’hôpital en cas de contentieux.

Il existe aujourd’hui différentes solutions documentaires sur le marché : le cloud, l’hébergement, le système d’archivage électronique, la numérisation et la dématérialisation… «Il existe de nombreux  éléments de conformité sur lesquels s’appuyer pour externaliser en toute confiance les archives de santé. Le cœur de toute cette réglementation est l’agrément HDS – Hébergeur de Données  de Santé. Ce dernier est axé sur le confidentialité des données à caractère personnel», a rappelé Hervé Streiff.

2. Comment bien numériser les dossiers patients au format papier : un fil conducteur en 5 étapes

« La gestion des dossiers patients au format papier représente souvent un véritable casse-tête pour les hôpitaux » a résumé Didier Papion. En effet, le format papier est coûteux et induit des risques de perte ou de non-complétude des dossiers. Pour preuve, « la Haute Autorité de Santé vient d’imposer à un CHU régional de mettre en œuvre la traçabilité complète de  ses dossiers patients d’ici un an.  En Allemagne, 75 % des hôpitaux sont déjà passés à la dématérialisation des dossiers patients », précisait  Didier Papion à ce sujet.

 Il est nécessaire de suivre une démarche en 5 étapes selon Didier Papion pour réussir un projet de numérisation des dossiers médicaux :

  1. Disposer d’un Dossier Patient Unique (DPU) afin de structurer les documents du dossier. En effet, d’après Didier Papion, « la numérisation n’est pas  une baguette magique, et ce qui est mal rangé au départ le sera tout autant à l’arrivée ».
  2. Recenser les dossiers papier pour avoir une vision claire des fonds d’archives : métrage linéaire, nombre de pages par dossier…
  3. Définir quoi numériser ? Comme un chercheur d’or identifie les  pépites, l’hôpital doit cibler les documents qui ont du sens pour les différents services. Par exemple, quel serait l’intérêt de numériser le dossier d’un patient dont la dernière visite date d’il y a 15 ans et qui ne reviendra peut-être jamais dans l’hôpital ? Il est important de noter qu’il n’existe pas de règle universelle applicable à tous les établissements.
  4. Estimer la charge de travail et le budget associé
  5. Déterminer qui réalise la numérisation et comment : recours aux équipes internes ou à un prestataire, traitement au fil des demandes de consultation ou opération de masse… Chaque établissement doit réfléchir en fonction de son contexte spécifique.

 3. La preuve par l’exemple : retour d’expérience d’un établissement francilien de 900 lits

Quelle démarche cet hôpital francilien a-t-il suivie pour mener à  bien la dématérialisation de ses 8 kilomètres linaires de dossiers patients ?  A noter que cet établissement de santé disposait déjà d’un DPU en place depuis plusieurs années.

L’analyse des statistiques du logiciel d’archives a permis de cibler les dossiers patients actifs, c’est-à-dire pour lesquels le patient est venu à l’hôpital au moins une fois sur les 2 dernières années, soit l’équivalent de 54 000 dossiers de 125 pages en moyenne.

La charge de travail étant estimée à 6 mois avec 2 équipes à temps plein, l’hôpital a choisi de recourir à un prestataire externe afin de pouvoir libérer au plus vite le bâtiment qui devait être détruit.

L’intégration des documents dans la GED a permis à l’hôpital en question d’accéder immédiatement en ligne à tous les documents d’un dossier, papier et électroniques. La GED lui offre aujourd’hui également une traçabilité optimale des dossiers et lui permet de savoir dans le détail qu’est-ce qu’a fait tel ou tel praticien, tel ou tel patient. L’hôpital n’a pas perdu un seul dossier depuis la finalisation du projet en 2011 … et ce alors qu’il déplorait la perte de plusieurs centaines de dossiers auparavant.

L’objectif à terme est bien évidemment de supprimer totalement le papier. « Cela ne peut se faire du jour au lendemain » ont rappelé les experts. En fonction de l’organisation de l’établissement, le Dossier Patient Informatisé ou la GED seront le pivot du dispositif de gestion des dossiers. Ce type de projet est éligible à subvention dans le cadre du projet Hôpital Numérique.

 

La GED peut être installée dans l’établissement ou externalisée chez un prestataire et accessible en mode SaaS. L’externalisation peut concerner toutes les archives ou seulement celles qui présentent une vocation probatoire. La solution standard n’existe pas : une réflexion personnalisée doit être menée avec chaque établissement en tenant compte de son organisation, ses besoins et son budget.

« Il y a vraiment une démarche d’organisation à mettre en œuvre, tant pour la numérisation que pour la gestion électronique et l’archivage  des dossiers » a efficacement conclu Hervé Streiff.

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En France, le Programme Hôpital Numérique évolue avec l’objectif de conduire les établissements de santé vers un système d’information (SIH) plus mature. En permettant l’informatisation du parcours de soin, la dématérialisation et la gestion électronique des dossiers médicaux sont au cœur de ce dispositif, et ce avec à la clé :

  • L’accès partagé et la gestion collaborative des dossiers par le personnel soignant
  • La fluidité du parcours de soins pour le patient
  • L’optimisation de l’organisation et des coûts par les hôpitaux

Si le tout dématérialisé demeure un rêve financièrement inaccessible à la vue des volumes de dossiers patients concernés, la transition vers le numérique est à la portée des établissements de santé. La réforme de l’État et des différents niveaux de l’action publique (collectivités, organismes, administration) possède un fil rouge, celui de la dématérialisation. Cette problématique implique des changements opérationnels quotidiens pour les équipes de soin et le personnel soignant ; d’où la mise en œuvre de solutions ingénieuses qui facilite cette transition vers le numérique.

Experts de la sécurisation et de l’optimisation des dossiers médicaux avec plus de 30 ans d’expérience dans le secteur de la santé, LOCARCHIVES, Tiers Archiveur de Confiance, et SER Group, éditeur de logiciel de GED, ont mis en commun leurs savoir-faire à l’occasion d’un petit-déjeuner destiné aux professionnels de la santé, Maison Ladurée le mardi 04 octobre. L’objectif de cet atelier didactique était de présenter la démarche de numérisation, de gestion électronique et d’archivage numérique et physique des dossiers patients au travers notamment du retour d’expérience d’un hôpital francilien de 900 lits.

1. Panorama de la gestion des archives de santé

avec :

  • Hervé STREIFF, RSSI de LOCARCHIVES
  • Didier PAPION, Directeur Général de SER Group
  • Thomas DEANAZ, Chef de Projet de SER Group

Les archives de santé sont constituées non seulement des dossiers médicaux avec leurs documents physiques et/ou numériques (compte-rendu, radiographies, imagerie médicale…) mais aussi de leurs métadonnées et des données de santé à caractère personnel du patient.

La réglementation applicable aux archives de santé est riche et compte deux objectifs majeurs : la confidentialité des données personnelles et la disponibilité des dossiers pour assurer les soins et protection de l’hôpital en cas de contentieux.

Il existe aujourd’hui différentes solutions documentaires sur le marché : le cloud, l’hébergement, le système d’archivage électronique, la numérisation et la dématérialisation… «Il existe de nombreux  éléments de conformité sur lesquels s’appuyer pour externaliser en toute confiance les archives de santé. Le cœur de toute cette réglementation est l’agrément HDS – Hébergeur de Données  de Santé. Ce dernier est axé sur le confidentialité des données à caractère personnel», a rappelé Hervé Streiff.

2. Comment bien numériser les dossiers patients au format papier : un fil conducteur en 5 étapes

« La gestion des dossiers patients au format papier représente souvent un véritable casse-tête pour les hôpitaux » a résumé Didier Papion. En effet, le format papier est coûteux et induit des risques de perte ou de non-complétude des dossiers. Pour preuve, « la Haute Autorité de Santé vient d’imposer à un CHU régional de mettre en œuvre la traçabilité complète de  ses dossiers patients d’ici un an.  En Allemagne, 75 % des hôpitaux sont déjà passés à la dématérialisation des dossiers patients », précisait  Didier Papion à ce sujet.

 Il est nécessaire de suivre une démarche en 5 étapes selon Didier Papion pour réussir un projet de numérisation des dossiers médicaux :

  1. Disposer d’un Dossier Patient Unique (DPU) afin de structurer les documents du dossier. En effet, d’après Didier Papion, « la numérisation n’est pas  une baguette magique, et ce qui est mal rangé au départ le sera tout autant à l’arrivée ».
  2. Recenser les dossiers papier pour avoir une vision claire des fonds d’archives : métrage linéaire, nombre de pages par dossier…
  3. Définir quoi numériser ? Comme un chercheur d’or identifie les  pépites, l’hôpital doit cibler les documents qui ont du sens pour les différents services. Par exemple, quel serait l’intérêt de numériser le dossier d’un patient dont la dernière visite date d’il y a 15 ans et qui ne reviendra peut-être jamais dans l’hôpital ? Il est important de noter qu’il n’existe pas de règle universelle applicable à tous les établissements.
  4. Estimer la charge de travail et le budget associé
  5. Déterminer qui réalise la numérisation et comment : recours aux équipes internes ou à un prestataire, traitement au fil des demandes de consultation ou opération de masse… Chaque établissement doit réfléchir en fonction de son contexte spécifique.

 3. La preuve par l’exemple : retour d’expérience d’un établissement francilien de 900 lits

Quelle démarche cet hôpital francilien a-t-il suivie pour mener à  bien la dématérialisation de ses 8 kilomètres linaires de dossiers patients ?  A noter que cet établissement de santé disposait déjà d’un DPU en place depuis plusieurs années.

L’analyse des statistiques du logiciel d’archives a permis de cibler les dossiers patients actifs, c’est-à-dire pour lesquels le patient est venu à l’hôpital au moins une fois sur les 2 dernières années, soit l’équivalent de 54 000 dossiers de 125 pages en moyenne.

La charge de travail étant estimée à 6 mois avec 2 équipes à temps plein, l’hôpital a choisi de recourir à un prestataire externe afin de pouvoir libérer au plus vite le bâtiment qui devait être détruit.

L’intégration des documents dans la GED a permis à l’hôpital en question d’accéder immédiatement en ligne à tous les documents d’un dossier, papier et électroniques. La GED lui offre aujourd’hui également une traçabilité optimale des dossiers et lui permet de savoir dans le détail qu’est-ce qu’a fait tel ou tel praticien, tel ou tel patient. L’hôpital n’a pas perdu un seul dossier depuis la finalisation du projet en 2011 … et ce alors qu’il déplorait la perte de plusieurs centaines de dossiers auparavant.

L’objectif à terme est bien évidemment de supprimer totalement le papier. « Cela ne peut se faire du jour au lendemain » ont rappelé les experts. En fonction de l’organisation de l’établissement, le Dossier Patient Informatisé ou la GED seront le pivot du dispositif de gestion des dossiers. Ce type de projet est éligible à subvention dans le cadre du projet Hôpital Numérique.

 

La GED peut être installée dans l’établissement ou externalisée chez un prestataire et accessible en mode SaaS. L’externalisation peut concerner toutes les archives ou seulement celles qui présentent une vocation probatoire. La solution standard n’existe pas : une réflexion personnalisée doit être menée avec chaque établissement en tenant compte de son organisation, ses besoins et son budget.

« Il y a vraiment une démarche d’organisation à mettre en œuvre, tant pour la numérisation que pour la gestion électronique et l’archivage  des dossiers » a efficacement conclu Hervé Streiff.

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