Les plus performantes évaluent en continu la valeur et le risque associés à leurs informations, automatisent et intègrent les processus pour gérer intégralement les données et surveillent ces dernières pour détecter les activités suspectes
Veritas Technologies, leader de la gestion de l’information, publie aujourd’hui une nouvelle étude sur la gouvernance des informations. Ses conclusions mettent en lumière les meilleures pratiques appliquées par les entreprises pour optimiser la valeur de leurs données tout en réduisant les risques et les coûts associés à celles-ci. D’après cette étude, 94 % des entreprises suivent ou prévoient d’appliquer un programme officiel de gouvernance des informations. En revanche, seulement 40 % affichent des performances suffisantes dans ce domaine.
En partenariat avec le cabinet Ipsos, Veritas a interrogé des professionnels de l’informatique, de la sécurité et du droit de 481 entreprises dans le monde pour déterminer les outils et stratégies actuellement employés et leur impact en matière de gouvernance des informations. Cette étude récente fait suite au rapport mondial Databerg et au rapport Data Genomics Index, qui soulignent l’aggravation de la situation des entreprises face à l’explosion des volumes de données. Selon ces rapports, 85 % des informations stockées et traitées par les entreprises sont considérées comme des données « obscures » ou redondantes, obsolètes ou inutiles (en anglais « ROT », Redundant, Obsolete, Trivial), et 41 % des données stockées n’ont pas été touchées depuis trois ans et sont de ce fait obsolètes.
« Depuis des années, la philosophie prédominante chez les professionnels consiste à tout conserver. Les entreprises ont ainsi accumulé des téraoctets, voire des pétaoctets de données sans intérêt, et aujourd’hui, elles éprouvent de grandes difficultés à retrouver les informations utiles quand elles en ont besoin et à protéger efficacement leurs données confidentielles », analyse Ben Gibson, directeur marketing de Veritas. « Si l’on ajoute à cela l’évolution rapide et l’extrême complexité de l’environnement réglementaire, on comprend pourquoi la gestion du risque est le motif numéro 1 d’investissement dans des programmes de gouvernance des informations. »
Le « tout-stockage », philosophie prédominante dans la majorité des stratégies et outils
L’étude révèle que lorsque les entreprises décident d’investir dans la gouvernance des informations, un grand nombre de méthodes différentes s’offrent à elles. Les 18 outils (archivage, découverte électronique, analyse des fichiers, etc.) et 14 stratégies (création de règlements, facturation interne, formation, etc.) étudiés affichent un taux d’adoption supérieur à 60 %.
Plusieurs d’entre eux présentent systématiquement des niveaux d’adoption élevés dans toutes les entreprises.
En termes d’outils :
- 87 % des participants interrogés ont adopté l’archivage des fichiers
- 86 % ont adopté l’archivage des e-mails, des technologies développées à l’origine pour aider les entreprises à optimiser le stockage face à la hausse des volumes de données.
Concernant les stratégies :
- 88 % des entreprises établissent des règlements formels en matière d’utilisation des données
- 84 % forment leur personnel aux pratiques de gouvernance des informations, alors même que ces deux stratégies ne peuvent être automatisées et nécessitent donc l’adhésion des utilisateurs finaux. Leur efficacité est donc toute relative, à l’heure où les volumes de données augmentent de 39 % chaque année.
Compte tenu de l’adoption généralisée des outils et stratégies de gouvernance des informations, l’échantillon de personnes interrogées a été divisé en deux segments selon l’efficacité globale du programme de gouvernance des informations de chaque entreprise, puis analysé plus en détail. Fait intéressant, l’analyse a révélé des écarts considérables entre les outils et stratégies adoptés par les entreprises les moins performantes (environ 60 % de l’échantillon) et les plus performantes (environ 40 %).
Les entreprises les plus performantes ont conscience de la valeur de leurs données
Les entreprises les plus performantes s’efforcent en permanence d’identifier les types de données qu’elles stockent et leur importance relative. L’étude montre que 72 % des entreprises les plus performantes effectuent des évaluations des types de fichier pour éviter d’accumuler des données non stratégiques, un chiffre qui tombe à 29 % chez les entreprises les moins performantes. De la même façon, 66 % des entreprises les plus performantes déterminent leur pourcentage de données redondantes, obsolètes ou inutiles, contre seulement 23 % des entreprises les moins performantes. Par ailleurs, 62 % des entreprises les plus performantes attribuent des scores de risque aux données qu’elles stockent, contre 29 % des entreprises les moins performantes.
Les entreprises les plus performantes maîtrisent mieux la hausse des volumes de données
Concernant les types d’outils et de stratégies les plus adoptés par les entreprises les plus performantes, ces dernières font preuve d’une efficacité supérieure en matière de suppression des données sans intérêt (39 %) et de détermination de la valeur d’une information (38 %) par rapport aux entreprises les moins performantes, un écart somme toute peu surprenant. De manière générale, les entreprises les plus performantes sont plus efficaces en termes de maîtrise de la hausse des volumes de données (36 %).
Quel que soit leur niveau de performances, toutes les entreprises interrogées considèrent que la diminution des risques est la première des priorités en matière d’investissement dans un programme de gouvernance des informations. Cela étant dit, les entreprises les plus performantes y parviennent plus efficacement (22 %) et savent bien mieux se protéger contre les risques de baisse de productivité et de pertes financières directement attribuables à la hausse des volumes de données.
Au final, il semble que plus les entreprises connaissent la valeur de leurs informations, plus elles font preuve de proactivité en matière de mesures correctives, et plus elles parviennent à prévenir efficacement le risque introduit par l’explosion des volumes de données.
« Partout dans le monde, la gouvernance des informations occupe une importance croissante pour les entreprises », estime Sean Pike, directeur de programme, sécurité des données de nouvelle génération, découverte électronique et gouvernance des informations, chez IDC. « L’explosion des volumes de données a créé un environnement intenable en matière de risque. Veritas aide les entreprises du monde entier à définir de bonnes pratiques en matière de rationalisation des volumes de données stockées. En élaborant un cadre d’évaluation, en établissant et en appliquant des politiques en matière de données, et en incitant l’ensemble du groupe à procéder de la même façon pour atténuer les risques liés aux informations, n’importe quelle société peut reproduire les stratégies ayant permis aux entreprises les plus performantes de cette nouvelle étude Veritas d’être si efficaces. »