ADF 1.0 et ADF 2.0, deux concepts en apparence divergents mais qui s’inscrivent néanmoins dans la même dynamique d’urbanisation de la production documentaire. Ils en reprennent notamment les principes fondamentaux, parmi lesquels la réduction de l’interdépendance des étapes et des composants, la définition de processus ou de fractions de processus réutilisables et interopérables, la mutualisation des ressources et l’élimination des tâches redondantes. Depuis son invention par le cabinet Gartner en 1997, le concept d’Automated Document Factory (ADF) désigne précisément un modèle d’organisation de la production documentaire conçu pour répondre aux défis de l’urbanisation.
Dans ses évolutions les plus récentes, le modèle ADF 1.0 repose sur une approche orientée service qui vise à mettre à disposition des métiers une infrastructure de services documentaires modulables et personnalisables, en toute indépendance vis-à-vis des canaux de diffusion et des sources d’information. Cette approche dite de « hub documentaire » permet notamment aux entreprises d’enrichir leur offre de canaux de communication sans impact direct sur les sources d’information et sans perdre la composante d’expertise métier embarquée dans le processus documentaire. Elle apporte aussi, dans ses implémentations les plus récentes, des possibilités nouvelles de suivi de contrôle des flux (échantillonnage) par les utilisateurs métiers ou techniques, modernisant ainsi le concept d’ADF 1.0.
En 2003, le cabinet Gartner a proposé une autre version de ce modèle, baptisée ADF 2.0. Sans remplacer l’ADF 1.0, car elle répond à d’autres besoins, l’ADF 2.0 ajoute deux étapes nouvelles aux phases traditionnelles de la production documentaire (intégration des données, transformation, préparation et distribution, contrôle et suivi). Ces deux nouvelles étapes concernent notamment l’accessibilité des documents par les utilisateurs métiers et la gestion du retour d’information provenant du destinataire de la communication. Ici, la démarche d’urbanisation vise à dépasser le cadre proprement dit de la production documentaire pour renforcer les liens et les automatismes avec d’autres composantes clés du système d’information, depuis la base documentaire ECM et l’archivage jusqu’aux progiciels métiers et aux outils de front-office en ligne tels que des espaces clients en ligne.
Ces deux modèles de développement de la production documentaire ont souvent été présentés comme deux générations différentes. Mais dans le cadre d’une stratégie réfléchie d’urbanisation documentaire, la réalité est que le concept d’ADF 1.0 peut tout autant être d’actualité aujourd’hui que celui d’ADF 2.0.
En la matière, l’entreprise ne doit pas se laisser guider par l’attrait de la nouveauté, mais par la pertinence du modèle par rapport à ses enjeux et ses capacités de production documentaire. Le même objectif stratégique d’urbanisation documentaire peut en réalité être atteint de deux manières, soit en développant l’automatisation des processus tout au long du cycle de vie du document, de sa composition à son archivage, soit en mettant à disposition une infrastructure de services réutilisables dans le cadre de processus métiers évoluant indépendamment en fonction des attentes du marché.
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