Fini le casse-tête des factures grâce à l’alliance entre Concur et VoyagExpert : Témoignage du Groupe Vergnet

Que faire quand une facture ne correspond pas au montant de la commande ?

Le Groupe Vergnet trouve une solution technologique avec VoyagExpert et Concur pour avoir une visibilité totale sur leurs dépenses d’entreprise.

Concur, spécialiste des solutions de gestion des dépenses et déplacements professionnels, à travers son module Central Reconciliation met en relation les données des cartes logées et les données de facturation de l’agence de voyage afin d’automatiser le recoupement de l’information. Avec son partenaire, VoyagExpert, agence de voyage certifiée sur ce module, ils accompagnent le Groupe Vergnet, spécialiste de la production d’énergies renouvelables, dans la gestion de ses factures. « Nos ingénieurs effectuent au quotidien des maintenances chez nos clients en France et à l’étranger. La gestion des réservations et frais de déplacements est un centre de coûts important que nous avons souhaité rationnaliser » explique Luc Bonenfant, responsable informatique du Groupe Vergnet.

Un des principaux problèmes en matière de gestion des factures est le fait que les données de réservation ne correspondent pas toujours à la facture finale.

Parmi les exemples fréquents on peut citer les écarts sur les billets d’avion : si un collaborateur modifie son billet pour décaler son vol, le tarif effectif n’est plus le même que celui validé lors de la réservation auprès de l’agence de voyage. De même, lorsqu’un collaborateur loue une voiture, des charges supplémentaires peuvent être facturées quand il y a un changement de la catégorie de véhicule par rapport à la commande initiale, ou encore, s’il n’a pas le temps de faire le plein d’essence avant de restituer le véhicule.

Le temps-homme dédié à la recherche de correspondance entre les sommes budgétées et les montants des factures est conséquent. Central Reconciliation de Concur permet d’optimiser ce processus car les factures sont automatiquement rattachées à l’ordre de mission, permettant ainsi la comparaison entre les montants budgétés et réels. Une alerte est paramétrable pour mettre en évidence les factures dont l’écart est à contrôler.

Cette visibilité accrue permet également au groupe Vergnet de renégocier plus facilement les tarifs d’entreprise auprès des compagnies aériennes, chaines hôtelières et agences de location. « 100% de nos factures sont désormais traitées en réconciliation automatique ce qui nous a fait diminuer notre temps de traitement de 90% » conclut Luc Bonenfant.

« C’est un réel besoin de nos clients que nous adressons avec Central Reconciliation de Concur, particulièrement pour les entreprises de services qui refacturent les frais engagés lors de missions en clientèle », déclare Eric Ritter, Président de VoyagExpert. En effet, la facture peut être automatiquement imputée au projet client conformément à l’ordre de mission.

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Fini le casse-tête des factures grâce à l’alliance entre Concur et VoyagExpert : Témoignage du Groupe Vergnet

11th mai, 2016

Que faire quand une facture ne correspond pas au montant de la commande ?

Le Groupe Vergnet trouve une solution technologique avec VoyagExpert et Concur pour avoir une visibilité totale sur leurs dépenses d’entreprise.

Concur, spécialiste des solutions de gestion des dépenses et déplacements professionnels, à travers son module Central Reconciliation met en relation les données des cartes logées et les données de facturation de l’agence de voyage afin d’automatiser le recoupement de l’information. Avec son partenaire, VoyagExpert, agence de voyage certifiée sur ce module, ils accompagnent le Groupe Vergnet, spécialiste de la production d’énergies renouvelables, dans la gestion de ses factures. « Nos ingénieurs effectuent au quotidien des maintenances chez nos clients en France et à l’étranger. La gestion des réservations et frais de déplacements est un centre de coûts important que nous avons souhaité rationnaliser » explique Luc Bonenfant, responsable informatique du Groupe Vergnet.

Un des principaux problèmes en matière de gestion des factures est le fait que les données de réservation ne correspondent pas toujours à la facture finale.

Parmi les exemples fréquents on peut citer les écarts sur les billets d’avion : si un collaborateur modifie son billet pour décaler son vol, le tarif effectif n’est plus le même que celui validé lors de la réservation auprès de l’agence de voyage. De même, lorsqu’un collaborateur loue une voiture, des charges supplémentaires peuvent être facturées quand il y a un changement de la catégorie de véhicule par rapport à la commande initiale, ou encore, s’il n’a pas le temps de faire le plein d’essence avant de restituer le véhicule.

Le temps-homme dédié à la recherche de correspondance entre les sommes budgétées et les montants des factures est conséquent. Central Reconciliation de Concur permet d’optimiser ce processus car les factures sont automatiquement rattachées à l’ordre de mission, permettant ainsi la comparaison entre les montants budgétés et réels. Une alerte est paramétrable pour mettre en évidence les factures dont l’écart est à contrôler.

Cette visibilité accrue permet également au groupe Vergnet de renégocier plus facilement les tarifs d’entreprise auprès des compagnies aériennes, chaines hôtelières et agences de location. « 100% de nos factures sont désormais traitées en réconciliation automatique ce qui nous a fait diminuer notre temps de traitement de 90% » conclut Luc Bonenfant.

« C’est un réel besoin de nos clients que nous adressons avec Central Reconciliation de Concur, particulièrement pour les entreprises de services qui refacturent les frais engagés lors de missions en clientèle », déclare Eric Ritter, Président de VoyagExpert. En effet, la facture peut être automatiquement imputée au projet client conformément à l’ordre de mission.

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