Pour de nombreuses entreprises, dématérialiser documents et processus est considéré comme la quête du Saint Graal, tant les obstacles paraissent nombreux, les freins importants et la technologie obscure.
Pourtant, même s’il n’est pas question de mésestimer l’importance de ce type de projet, l’objectif reste atteignable avec un minimum de risque et un minimum de ressources.
Intéressons-nous ici au volet « technologie » : très souvent, la technologie parait de prime abord ésotérique et abscons. Cette impression est renforcée par le vocabulaire technique qu’emploient les spécialistes, sans que ceux-ci ne réalisent l’impact de leur jargon métier, qui reste légitime par ailleurs pour leurs échanges.
On comprend que les novices et néophytes aient quelques réticences à se plonger dans une discipline qui leur parait vite tantôt magique, tantôt impénétrable.
Parmi les experts de ces métiers, qui interviennent lors d’événements organisés par Xplor, nombreux sont ceux qui démystifient et vulgarisent la technologie. En effet, aborder les technologies de dématérialisation par des non-initiés doit être réalisé avec bon sens, en se faisant expliquer simplement leur fonctionnement. Il est tout-à-fait possible de représenter les fonctions des outils de dématérialisation par des images et comparaisons avec le monde réel, matériel.
Prenons l’exemple classique de la reconnaissance optique de caractère (OCR) qui peut impressionner quand on n’en connait pas le principe. Il s’agit, pour un logiciel d’OCR, de parcourir électroniquement la photo d’un document, d’identifier dans celui-ci des zones imprimées isolables (comme des caractères d’imprimerie) puis de comparer ces zones isolées avec des bibliothèques d’images de caractères. Lorsque le niveau de correspondance entre l’image évaluée et celle de la bibliothèque est suffisamment élevé, il ne reste plus qu’à attribuer au caractère ainsi identifié le même code que celui utilisé lors de la saisie au clavier.
Au-delà de cet exemple choisi volontairement, on l’aura compris, pour sa simplicité, comprenons que tout néophyte de la dématérialisation est en droit de se faire expliquer ce que les technologies peuvent apporter à son métier.
C’est d’ailleurs devenu une part non négligeable dans les études de conseil en organisation : en effet, comment analyser les besoins fonctionnels d’un employé dans un processus à dématérialiser si cet employé n’a pas connaissance, au moins dans les grands principes, de ce que la technologie peut lui apporter ? Comment peut-il aisément décrire ce qu’il pourrait faire d’un document numérisé s’il ne sait pas que la reconnaissance optique de caractère lui permet d’éviter des heures de saisie ?
Lors des événements de notre association Xplor, nos spécialistes expliquent comment les outils technologiques permettent la dématérialisation de documents et de processus, mais aussi comment ces technologies doivent se faire discrètes et se mettre au service des besoins fonctionnels des utilisateurs.
Ainsi, la mise en œuvre de la dématérialisation de documents et de processus doit-elle être plutôt une réflexion méthodologique portant sur le fonctionnement de l’entreprise, et non pas celle de comprendre la technique des outils, qui reste de la responsabilité des spécialistes au service des métiers.
Jean-Marc JAGOU Président Xplor