Iron Mountain met en lumière des erreurs fréquentes liées aux sauvegardes qui pourraient provoquer la perte définitive de données pourtant sensibles
A mesure que les entreprises se dotent de solutions de sauvegarde plus avancées, il semble que leurs salariés se montrent plus désinvoltes vis-à-vis des pratiques d’enregistrement, se disant sûrement qu’ils pourront toujours se rapprocher du service IT pour récupérer leurs données perdues le cas échéant. Selon le spécialiste mondial de la gestion de l’information, Iron Mountain, ils ne se rendent pas compte de la vulnérabilité des données quand les sauvegardes ne sont pas conservées comme il se doit.
Trop compter sur le service IT de retrouver ce qui est perdu
Maintenant que les entreprises s’équipent volontiers de procédures sophistiquées de sauvegarde hybride, à base de bandes, de disques et de stockage dans le cloud, les salariés ont le sentiment que l’information dont ils ont besoin sera toujours accessible, même s’ils oublient d’enregistrer leur fichier, s’ils l’écrasent ou le suppriment. Récemment, à l’occasion d’entretiens avec des professionnels seniors des services IT en France, en Allemagne, aux Pays-Bas, en Espagne et au Royaume-Uni[i], Iron Mountain en est arrivé à la conclusion que les salariés des services RH, finance, marketing et vente, ainsi que du service IT, ont développé une approche désinvolte et non structurée, des bonnes pratiques de nommage et d’enregistrement des documents : ils se contentent de décrocher le téléphone et de demander au service IT de retrouver ce qu’ils ont perdu.
Une confiance immodérée dans la fiabilité des sauvegardes
Or cette confiance généralisée dans la fiabilité des sauvegardes n’est pas toujours justifiée. La plus grosse erreur que les entreprises commettent, consiste à stocker l’information sur bande ou sur disque et à l’oublier, sans aucune vérification. Les études suggèrent que 34% des entreprises ne testent pas leurs sauvegardes, et 77% de celles qui le font découvrent effectivement des échecs de sauvegarde sur bandes, ce qui confirme que c’est une stratégie à haut risque[ii].
Une autre erreur fréquente consiste à stocker les disques et bandes de sauvegarde dans un endroit dont les conditions de température et d’humidité ne sont pas correctement contrôlées. Ceux qui le font s’exposent au risque de voir leurs données dégradées.
« Les salariés qui ont assisté au déploiement progressif dans leurs entreprises, de systèmes plus sophistiqués et stratégiques pour les sauvegardes et restaurations de données, avec la coexistence de solutions sur site et distantes, à base de Cloud, de serveurs, de disques ou de bandes, y voient un fantastique filet de sécurité en cas de perte de document ou d’organisation défaillante », déclare Edward Hladky, Président Directeur Général d’Iron Mountain France. « Or, toutes les informations ne sont pas sauvegardées correctement, ni stockées dans un environnement aux conditions ambiantes contrôlées, une fois sur disque ou sur bande. Ainsi, au moment de les récupérer, on se rend compte que les données sont soit corrompues, soit qu’elles sont introuvables. Les entreprises ont donc intérêt à traiter leurs sauvegardes avec le même degré d’attention que pour une alarme incendie, autrement dit les conserver au bon endroit et les contrôler régulièrement. »
Toutes les informations ne sont pas égales, elles doivent être stockées différemment
Iron Mountain recommande aux entreprises d’instaurer des règles flexibles de sauvegarde hybride, de façon à optimiser au maximum leurs budgets de stockage, tout en tenant compte du fait que toutes les informations ne sont pas égales. Elles pourraient, par exemple, avoir des serveurs sur site pour la part de leurs informations les plus stratégiques, confidentielles ou fréquemment consultées, tandis qu’elles pourront archiver dans le cloud ou sur des bandes ou disques conservés sur des sites distants, leurs données dormantes ou moins essentielles.
Les entreprises devraient ensuite compléter ces règles de sauvegarde par l’ajout de mesures proactives pour réduire les pertes de données par les salariés. Ces fuites de données sont souvent le fait d’une maîtrise insuffisante des compétences IT. Il est donc recommandé d’aider les salariés à mieux nommer et enregistrer leurs documents et de mettre en place des plateformes collaboratives de partage de documents, pour mieux contrôler les versions ainsi qu’un référentiel central où les gens pourront rechercher eux-mêmes leurs documents, afin de limiter les risques de suppression accidentelle de documents.