Gestion électronique de documents et Mobilité. Vision fonctionnelle avec Jean-Marc Jagou, DG de Excéo

Pour partager une vision fonctionnelle GED et mobilité, nous avons choisi de questionner le Président de l’association Xplor France, Jean-Marc Jagou.

DOCaufutur: Jean-Marc, qu’intègre pour vous la mobilité ?

JMJagou-2015La mobilité, c’est de pouvoir s’affranchir d’un lieu fixe (mon bureau), d’un outil spécifique (mon PC) ou d’un mode d’accès fermé (réseau local) pour accéder à des données utiles pour mon travail ou pour mes activités personnelles.

DOCaufutur: où en est-on de l’état de l’art de la GED ?

Je vois 4 axes d’analyse; l’un immédiat, les autres du futur:

  • Les technologies de recherche indexée ou de recherche plein texte (et surtout leurs combinaisons !) ont fait de considérables progrès pour aider à retrouver efficacement les documents pertinents;

3 orientations d’avenir :

  • La facilitation de l’indexation des documents qui s’automatise de plus en plus pour assister l’utilisateur lorsqu’il « verse » quelque chose dans la GED
  • L’intégration de plus en plus forte de la GED dans les processus métier grâce aux Workflows, imbriqués de manière croissante
  • L’exploitation «dynamique » des contenus, qui deviennent des savoirs à communiquer sans attendre de les chercher, pour bénéficier de toute la valeur ajoutée d’une GED

DOCaufutur: quels sont les impacts de la mobilité sur les processus de GED ?

L’accessibilité multi-technologies et multi-média nécessite de maîtriser parfaitement les droits d’accès !

DOCaufutur: comment y répondre en terme d’organisation ?

Je donnerais 2 orientations principales :

  • Le suivi permanent mais évolutif des droits d’accès qui doivent être pensés à la fois sous l’angle de la sécurité de l’information (comment ne pas risquer la perte d’information) et de la pertinence des destinataires autorisés (quels collaborateurs ont besoin de quelles informations pour être efficaces dans leur travail).
  • La surveillance permanente de l’usage de la GED, au-delà des objectifs ci-dessus, pour améliorer en permanence contenu, ergonomie, pertinence, structure d’indexation,…

DOCaufutur: que proposez-vous ou proposeriez-vous pour une plus grande adéquation réponse aux besoins / solution proposée ?

Il faut considérer la GED et les outils qui l’entourent, comme un investissement vivant dont on doit suivre l’activité en permanence, avec une réelle ouverture à l’écoute des attentes et des volontés de progrès des utilisateurs.

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Gestion électronique de documents et Mobilité. Vision fonctionnelle avec Jean-Marc Jagou, DG de Excéo

6th mars, 2016

Pour partager une vision fonctionnelle GED et mobilité, nous avons choisi de questionner le Président de l’association Xplor France, Jean-Marc Jagou.

DOCaufutur: Jean-Marc, qu’intègre pour vous la mobilité ?

JMJagou-2015La mobilité, c’est de pouvoir s’affranchir d’un lieu fixe (mon bureau), d’un outil spécifique (mon PC) ou d’un mode d’accès fermé (réseau local) pour accéder à des données utiles pour mon travail ou pour mes activités personnelles.

DOCaufutur: où en est-on de l’état de l’art de la GED ?

Je vois 4 axes d’analyse; l’un immédiat, les autres du futur:

  • Les technologies de recherche indexée ou de recherche plein texte (et surtout leurs combinaisons !) ont fait de considérables progrès pour aider à retrouver efficacement les documents pertinents;

3 orientations d’avenir :

  • La facilitation de l’indexation des documents qui s’automatise de plus en plus pour assister l’utilisateur lorsqu’il « verse » quelque chose dans la GED
  • L’intégration de plus en plus forte de la GED dans les processus métier grâce aux Workflows, imbriqués de manière croissante
  • L’exploitation «dynamique » des contenus, qui deviennent des savoirs à communiquer sans attendre de les chercher, pour bénéficier de toute la valeur ajoutée d’une GED

DOCaufutur: quels sont les impacts de la mobilité sur les processus de GED ?

L’accessibilité multi-technologies et multi-média nécessite de maîtriser parfaitement les droits d’accès !

DOCaufutur: comment y répondre en terme d’organisation ?

Je donnerais 2 orientations principales :

  • Le suivi permanent mais évolutif des droits d’accès qui doivent être pensés à la fois sous l’angle de la sécurité de l’information (comment ne pas risquer la perte d’information) et de la pertinence des destinataires autorisés (quels collaborateurs ont besoin de quelles informations pour être efficaces dans leur travail).
  • La surveillance permanente de l’usage de la GED, au-delà des objectifs ci-dessus, pour améliorer en permanence contenu, ergonomie, pertinence, structure d’indexation,…

DOCaufutur: que proposez-vous ou proposeriez-vous pour une plus grande adéquation réponse aux besoins / solution proposée ?

Il faut considérer la GED et les outils qui l’entourent, comme un investissement vivant dont on doit suivre l’activité en permanence, avec une réelle ouverture à l’écoute des attentes et des volontés de progrès des utilisateurs.

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