Réservée à certains il y a encore peu de temps, la dématérialisation de factures est désormais une réalité concrète pour toutes les entreprises. Ainsi, grands comptes comme entreprises de petite taille peuvent désormais bénéficier des nombreux apports liés à l’utilisation de la facture électronique.
Cette évolution notable s’explique pour de nombreuses raisons parmi lesquelles nous pouvons notamment citer l’évolution de la technologie, son accessibilité et la mise en œuvre d’un cadre réglementaire dédié. Ces différents éléments se positionnent comme les piliers de la dématérialisation de factures.
Le premier point de cette révolution s’explique donc par l’évolution de la technologie et sa simplicité d’accès. Ainsi, la généralisation des applications en mode SaaS et Cloud ont permis de gommer les barrières technologiques liées à l’accès aux traditionnels outils de dématérialisation de factures parfois difficiles à mettre en œuvre et peu abordables. Cet élan a largement favorisé la diffusion des solutions auprès des PME qui ont pu les utiliser sans avoir à gérer des problématiques d’intégration, de maintien en conditions opérationnelles ou d’acquisition.
Dans ce contexte, les entreprises ont pu accéder à des bénéfices de plusieurs natures :
- Une amélioration et sécurisation des leurs processus de traitements de factures ;
- Une rationalisation des frais administratifs en supprimant les coûts d’édition papier et autres frais d’expédition ;
- Une meilleure image de marque auprès des clients ;
- Une facturation à l’usage grâce aux technologies en mode Cloud ;
- Une amélioration de la qualité de l’information.
Cette liste représente un certain nombre de bénéfices qui pourraient être complétés par d’autres éléments.
Au-delà des aspects technologiques, attention également à bien analyser le cadre réglementaire et à sélectionner des solutions respectant les prérogatives en vigueur. Ainsi, choisir par exemple une plateforme prenant en compte la directive européenne 2001/115/CE est un prérequis. Il est également nécessaire de s’assurer de sélectionner une plateforme compatible chorus pour les entreprises travaillant avec l’administration afin de transmettre leurs factures de manière dématérialisée.
Une fois ces éléments respectés, déployer un projet de dématérialisation de factures au sein de son entreprise devient un jeu d’enfant et permet de générer et transmettre ses factures au format 100 % électronique sous différents formats EDI, PDF, PDF signé, évitant de fait un traitement et un archivage coûteux que représente le format papier.
Dématérialiser ses factures n’est donc plus une vue de l’esprit, mais va devenir un véritable standard pour tous.