Enseveli sous une avalanche d’emails, vous êtes constamment dérangé et perdez un temps précieux. N’est-il pas temps de changer les choses ?
C’est à la fin du mois d’octobre 1971 que Ray Tomlinson envoi le tout premier email. Avant l’envoi d’email, on échangeait des messages et des données par la poste, le téléphone ou la disquette. Avec l’email, mode de communication innovant, il est soudain devenu possible de transmettre des informations à un destinataire à tout moment, où que soient l’expéditeur et son destinataire. Certes, il fallait encore une trentaine de minutes pour communiquer des informations, ce qui était bien plus long qu’aujourd’hui. Mais le email a donné un grand coup d’accélérateur à la communication professionnelle. Il avait un côté efficace et simplifiait les choses au travail. Rien d’étonnant qu’il soit rapidement devenu l’un des principaux moyens de communication professionnelle.
Aujourd’hui, la communication par messagerie électronique a perdu ce côté sympathique, notamment au travail. Sa renommée appartient au passé, et les moyens de communication autrefois si appréciés sont désormais perçus comme intrusifs. Entre autres raisons à ce phénomène, l’ampleur prise par la numérisation dans l’environnement professionnel, comme le souligne une récente étude réalisée par la société allemande GFU (« Fédération allemande d’électronique grand public », « Corporation of supporting the consumer electronics in Germany »). L’utilisation du mail dans le milieu de l’entreprise est devenue délicate en raison de toute une série d’attaques informatiques, telles que les virus, le courrier indésirable ou le phishing. Dans ces conditions, ce canal de communication ne peut plus être utilisé de manière insouciante, comme à ses débuts.
Faire face à un afflux d’emails prend un temps précieux
Il y a quelques années seulement, on ne recevait des emails que si l’on démarrait son ordinateur et si l’on se connectait. Un utilisateur qui ne démarrait pas son ordinateur ne recevait aucun message. De nos jours, avec l’avènement des appareils mobiles, comme les smartphones ou les tablettes, dirigeants et employés sont connectés à toute heure, où qu’ils soient ; ils sont donc joignables en dehors des heures normales de bureau. Aujourd’hui, 42% des Allemands lisent leurs emails professionnels pendant leur temps libre, et 28% y répondent. Jour après jour, les dirigeants sont bombardés d’une quantité effroyable d’emails. Conséquence, le traitement de ces messages exige infiniment plus de temps aujourd’hui qu’il y a quelques années seulement.
L’email, facteur de stress
Être constamment disponible par messagerie électronique n’est pas seulement chronophage, c’est également très stressant. La charge pesant sur les hommes d’affaires ne cesse de s’alourdir, et les arrêts de travail pour cause de maladie nerveuse explosent.
Conscients du problème, hommes politiques et grands noms de l’industrie mettent en place les premières mesures pour bloquer les emails professionnels en dehors des heures de travail. Par exemple, en avril 2014, patronat et syndicat ont signé un accord instaurant une « obligation de déconnexion des outils de communication à distance »
En France, ce texte concerne uniquement les cadres travaillant au forfait jour dans le secteur de l’ingénierie, de l’informatique et du conseil. Chez Volkswagen, une demi-heure seulement après les heures de travail, aucun email n’est remis. Les sociétés Deutsche Telekom, E.on, Puma et BMW ont instauré des limites similaires.
Aucun message électronique après les heures de travail
Dans le secteur de l’informatique également, la question du stress provoqué par la messagerie électronique est de plus en plus au centre des discussions. Les premiers fournisseurs de services informatiques ont déjà développé des solutions initiales permettant de réduire sensiblement le stress provoqué par la messagerie électronique. Par exemple, certaines fonctionnalités permettent de fixer des « Périodes de pause », des intervalles de temps flexibles comme les vacances ou les week-ends. Pendant ces périodes, les employés à l’extérieur ne reçoivent pas leurs emails. En attendant, les messages entrants sont stockés dans le datacenter du fournisseur. Après l’intervalle défini, l’utilisateur reçoit automatiquement tous les messages qui étaient retenus pendant ce laps de temps. Cette « période de pause » peut être définie pour des destinataires individuels ou groupes de destinataires, ce qui signifie notamment que le personnel d’assistance est joignable à toute heure. De plus, le recours aux fonctions de transfert des messages électroniques avec haute priorité permet d’éviter que les messages très importants soient bloqués. Des règles de messagerie internes peuvent donc être mises en œuvre très facilement.
Le gestionnaire automatique de la boîte de réception atténue le stress engendré par les emails
Les dirigeants dépourvus d’assistant mais qui ont besoin d’un plus grand respect de leur vie privée disposent d’une fonction de gestion de la boîte de réception particulièrement adaptée.
Cette fonction régule le trafic de messages entrants et remet les emails privés ou VIP exclusivement à l’adresse du destinataire, tandis que la correspondance professionnelle normale est automatiquement transmise au personnel de l’assistance. Les PDG, chefs de service et autres dirigeants, préservent ainsi leur vie privée et se voient déchargés d’une correspondance moins importante. Les assistants peuvent toujours trier et traiter le courrier entrant sans accéder à la boîte aux lettres du responsable. Dans le meilleur des cas, les adresses exclues du transfert peuvent facilement et rapidement être définies, par exemple via une interface Web. Outre la saisie d’adresses individuelles, une solution idéale permet de synchroniser automatiquement un nombre illimité de carnets d’adresses, par exemple avec Microsoft Outlook, Lotus Notes, Apple iCloud ou Google contacts.
Stress minimal, sécurité maximale
La messagerie électronique pour la communication professionnelle pose des défis majeurs aux employés, sans oublier les services informatiques. Le courrier électronique est un moyen courant dont se servent des personnes malveillantes pour les messages indésirables, le phishing ou les virus et autres logiciels malveillants. L’utilisation privée de messagerie professionnelle et l’accès par les smartphones, tablettes (Apportez votre équipement personnel de communication, « Bring Your Own Device ») ou PC externes privés, par exemple au bureau, constituent également un risque élevé pour la sécurité. En conséquence, pour préserver l’échange de données sensibles et assurer une protection globale de l’entreprise contre les attaques informatiques, il est vital de déployer des systèmes de sécurité fiables. En outre, il est nécessaire que soient définies pour les entreprises des directives claires en matière de canaux de communication, ainsi que des politiques de sensibilisation du personnel à ces questions dans le cadre de formations adaptées. Conclusion, les services de sécurité de messagerie moderne sont un précieux atout pour réduire au minimum les facteurs de stress dans la communication électronique, tout en participant à la mise en œuvre d’une stratégie globale de sécurité de la messagerie électronique.