Outsourcing documentaire : de l’arrivée de DocOne à une redistribution des cartes ? Enquête DOCaufutur

VISION bulb word cloud, business concept

Au mois d’octobre dernier, le Groupe BPCE défrayait la chronique en annonçant le lancement d’un nouvel entrant sur le terrain du BPO documentaire et de l’éditique, contribuant ainsi à la création de DocOne sur un marché déjà considéré par plus d’un observateur comme fortement concurrentiel. Quels sont les impacts de cet événement sur le terrain ?

Confrontés à la nécessité de basculer leurs processus dans un environnement digital, les entreprises doivent investir de plus en plus dans la dématérialisation documentaire et dans l’éditique. Pour ceux qui sont déjà dans cette logique, ils sont confrontés à des enjeux de taille : optimiser les coûts et accélérer les traitements. L’objectif étant de créer davantage de la valeur tout en dépensant le moins possible. Dans cette logique, beaucoup ont recours à une offre de services d’externalisation (BPO) qui s’est enrichie au fil des ans, au point d’être considérée par certains comme déjà saturée. Pour d’autres, il reste encore beaucoup à faire sur ce marché. C’est le cas de Jean-Luc Vecchio, CEO de Gdoc pour qui « ce territoire est loin d’être mature et en est encore à ses débuts, sur le volet externalisation documentaire et bien mature sur celui de l’éditique. » Comment réagissent les entreprises utilisatrices ? L’une des actions remarquables de ces derniers mois est incontestablement celle du Groupe BPCE. Le groupe bancaire a décidé de créer la société DocOne, en synergie avec  le Groupe Diffusion  Plus et Numen, un nouvel entrant qui pourrait bouleverser le paysage actuel. Comment expliquer une telle décision ?

Proposer des solutions de communication multicanale

Cet ensemble bancaire gère un flux documentaire sortant (éditique) de 270 millions de plis chaque année dont le tiers confié à différents prestataires du marché dans le cadre de contrats de sous-traitance. Parallèlement, le groupe a lancé un programme de dématérialisation qui doit contribuer à baisser cette volumétrie. Et peser sur les coûts postaux. Dans le même temps, il est engagé dans une logique d’innovation sur le versant de la gestion du document papier et électronique sortant. « A l’instar de nos concurrents, nous rationnalisons progressivement cette activité ; cela passe notamment par l’externalisation des impressions, loin d’être notre cœur de métier, tout en optimisant l’utilisation de nos centres d’édition », explique Jean-Christophe Tran, directeur de programme à la direction des opérations du Groupe BPCE.

Cette volonté de rationnaliser davantage pousse les donneurs d’ordres à explorer de nouvelles voies, y compris structurantes. Dans cette logique, le Groupe BPCE a décidé de lancer un nouvel entrant lui permettant d’optimiser ses activités de traitement de ses documents entrants et sortants. « Après une analyse de nos besoins et de l’offre du marché, nous avons décidé de mettre sur pied une nouvelle structure, en l’occurrence DocOne. Pour la constituer, nous avons passé au crible nos partenaires potentiels et retenu le groupe Diffusion Plus ainsi que Numen. En fait, nous avons lancé un appel d’offres et consulté l’ensemble des principaux fournisseurs y compris les constructeurs de solutions d’édition. Certains ont été exclus du fait de leur structure de capitalisation peu adaptée à notre contexte ; d’autres du fait de leur taille modeste », indique Jean-Christophe Tran.

Le fruit de cette démarche a été constitué par l’acquisition préalable de la société Orsud Valley. Il s’agit d’une ancienne filiale d’Aquitaine Valley, Groupe CEAPC. Elle regroupe 70 personnes. Sa vocation est  d’accueillir, également, les collaborateurs des activités d’éditique d’i-BP, filiale informatique de BPCE au service des Banques Populaires (site de Toulouse-Balma) et d’ITCE, structure informatique de BPCE au service des Caisses d’Epargne et du Crédit Foncier (site de Lille-Seclin). Grâce à ce regroupement, naît un nouvel acteur de fait positionné parmi les premiers fournisseurs du domaine de l’éditique et des solutions de dématérialisation de processus documentaires sensibles.

Sur le terrain, DocOne aura pour vocation de proposer à ses clients des solutions de communication multicanale, pour la gestion globale des documents et l’externalisation de processus métiers (Business process outsourcing), notamment dans le secteur des banques, des assurances et des mutuelles de santé.

Vers une approche ADF

Progressivement, le Groupe BPCE va procéder au rapatriement de toute la partie éditique externalisée vers son nouveau centre de gestion co-crée avec ses partenaires. Mais le groupe entend également moderniser au fil de l’eau son infrastructure. Ainsi, les flux en provenance des clients (documents justificatifs, par exemple), seront, après numérisation, pilotés par un gestionnaire de flux (workflow) qui les affectera dans des corbeilles de gestionnaires dédiés. Ils pourront ainsi être traités rapidement dans un contexte de zéro papier généralisé dans le back-office sachant que les flux papier se limiteront aux agences. En fait, DocOne mettra en place l’approche Automated Document Factory (ADF), concept d’usine de production de documents automatisée, introduit par Gartner Group. Il définit une stratégie pour créer, imprimer et distribuer en masse les documents critiques des entreprises en introduisant une meilleure traçabilité des flux.

Si, pour les documents sortants, l’exclusivité reviendra à DocOne, il en ira autrement pour les flux entrants qui pourront provenir de différents fournisseurs. Du reste, la joint-venture prévoit d’acquérir de nouvelles imprimantes jet d’encre quadri. Ces différents investissements vont permettre au Groupe BPCE d’automatiser son éditique et d’engager des économies d’échelle du fait de la maîtrise des coûts d’affranchissement. Elle se prépare ainsi à faire face efficacement à un marché de l’éditique qui se concentre de plus en plus, afin defaire face aux exigences des donneurs d’ordres. « Les entreprises ont de plus en plus besoin de grandes plates-formes pour gérer leurs flux volumineux et auront tendance à aller vers des acteurs pérennes et de taille considérable », estime le directeur de programme. Edokial (ex-Inforsud) s’inscrit dans cette logique et permet de répondre aux besoins du Crédit Agricole.

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Outsourcing documentaire : de l’arrivée de DocOne à une redistribution des cartes ? Enquête DOCaufutur

VISION bulb word cloud, business concept 3rd janvier, 2016

Au mois d’octobre dernier, le Groupe BPCE défrayait la chronique en annonçant le lancement d’un nouvel entrant sur le terrain du BPO documentaire et de l’éditique, contribuant ainsi à la création de DocOne sur un marché déjà considéré par plus d’un observateur comme fortement concurrentiel. Quels sont les impacts de cet événement sur le terrain ?

Confrontés à la nécessité de basculer leurs processus dans un environnement digital, les entreprises doivent investir de plus en plus dans la dématérialisation documentaire et dans l’éditique. Pour ceux qui sont déjà dans cette logique, ils sont confrontés à des enjeux de taille : optimiser les coûts et accélérer les traitements. L’objectif étant de créer davantage de la valeur tout en dépensant le moins possible. Dans cette logique, beaucoup ont recours à une offre de services d’externalisation (BPO) qui s’est enrichie au fil des ans, au point d’être considérée par certains comme déjà saturée. Pour d’autres, il reste encore beaucoup à faire sur ce marché. C’est le cas de Jean-Luc Vecchio, CEO de Gdoc pour qui « ce territoire est loin d’être mature et en est encore à ses débuts, sur le volet externalisation documentaire et bien mature sur celui de l’éditique. » Comment réagissent les entreprises utilisatrices ? L’une des actions remarquables de ces derniers mois est incontestablement celle du Groupe BPCE. Le groupe bancaire a décidé de créer la société DocOne, en synergie avec  le Groupe Diffusion  Plus et Numen, un nouvel entrant qui pourrait bouleverser le paysage actuel. Comment expliquer une telle décision ?

Proposer des solutions de communication multicanale

Cet ensemble bancaire gère un flux documentaire sortant (éditique) de 270 millions de plis chaque année dont le tiers confié à différents prestataires du marché dans le cadre de contrats de sous-traitance. Parallèlement, le groupe a lancé un programme de dématérialisation qui doit contribuer à baisser cette volumétrie. Et peser sur les coûts postaux. Dans le même temps, il est engagé dans une logique d’innovation sur le versant de la gestion du document papier et électronique sortant. « A l’instar de nos concurrents, nous rationnalisons progressivement cette activité ; cela passe notamment par l’externalisation des impressions, loin d’être notre cœur de métier, tout en optimisant l’utilisation de nos centres d’édition », explique Jean-Christophe Tran, directeur de programme à la direction des opérations du Groupe BPCE.

Cette volonté de rationnaliser davantage pousse les donneurs d’ordres à explorer de nouvelles voies, y compris structurantes. Dans cette logique, le Groupe BPCE a décidé de lancer un nouvel entrant lui permettant d’optimiser ses activités de traitement de ses documents entrants et sortants. « Après une analyse de nos besoins et de l’offre du marché, nous avons décidé de mettre sur pied une nouvelle structure, en l’occurrence DocOne. Pour la constituer, nous avons passé au crible nos partenaires potentiels et retenu le groupe Diffusion Plus ainsi que Numen. En fait, nous avons lancé un appel d’offres et consulté l’ensemble des principaux fournisseurs y compris les constructeurs de solutions d’édition. Certains ont été exclus du fait de leur structure de capitalisation peu adaptée à notre contexte ; d’autres du fait de leur taille modeste », indique Jean-Christophe Tran.

Le fruit de cette démarche a été constitué par l’acquisition préalable de la société Orsud Valley. Il s’agit d’une ancienne filiale d’Aquitaine Valley, Groupe CEAPC. Elle regroupe 70 personnes. Sa vocation est  d’accueillir, également, les collaborateurs des activités d’éditique d’i-BP, filiale informatique de BPCE au service des Banques Populaires (site de Toulouse-Balma) et d’ITCE, structure informatique de BPCE au service des Caisses d’Epargne et du Crédit Foncier (site de Lille-Seclin). Grâce à ce regroupement, naît un nouvel acteur de fait positionné parmi les premiers fournisseurs du domaine de l’éditique et des solutions de dématérialisation de processus documentaires sensibles.

Sur le terrain, DocOne aura pour vocation de proposer à ses clients des solutions de communication multicanale, pour la gestion globale des documents et l’externalisation de processus métiers (Business process outsourcing), notamment dans le secteur des banques, des assurances et des mutuelles de santé.

Vers une approche ADF

Progressivement, le Groupe BPCE va procéder au rapatriement de toute la partie éditique externalisée vers son nouveau centre de gestion co-crée avec ses partenaires. Mais le groupe entend également moderniser au fil de l’eau son infrastructure. Ainsi, les flux en provenance des clients (documents justificatifs, par exemple), seront, après numérisation, pilotés par un gestionnaire de flux (workflow) qui les affectera dans des corbeilles de gestionnaires dédiés. Ils pourront ainsi être traités rapidement dans un contexte de zéro papier généralisé dans le back-office sachant que les flux papier se limiteront aux agences. En fait, DocOne mettra en place l’approche Automated Document Factory (ADF), concept d’usine de production de documents automatisée, introduit par Gartner Group. Il définit une stratégie pour créer, imprimer et distribuer en masse les documents critiques des entreprises en introduisant une meilleure traçabilité des flux.

Si, pour les documents sortants, l’exclusivité reviendra à DocOne, il en ira autrement pour les flux entrants qui pourront provenir de différents fournisseurs. Du reste, la joint-venture prévoit d’acquérir de nouvelles imprimantes jet d’encre quadri. Ces différents investissements vont permettre au Groupe BPCE d’automatiser son éditique et d’engager des économies d’échelle du fait de la maîtrise des coûts d’affranchissement. Elle se prépare ainsi à faire face efficacement à un marché de l’éditique qui se concentre de plus en plus, afin defaire face aux exigences des donneurs d’ordres. « Les entreprises ont de plus en plus besoin de grandes plates-formes pour gérer leurs flux volumineux et auront tendance à aller vers des acteurs pérennes et de taille considérable », estime le directeur de programme. Edokial (ex-Inforsud) s’inscrit dans cette logique et permet de répondre aux besoins du Crédit Agricole.

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