La satisfaction et « l’expérience allocataire » sont améliorées grâce à la numérisation quotidienne et au traitement rapide de 30 000 documents de formats variés.
Kodak Alaris annonce que la Caisse d’Allocations Familiales de la Haute-Garonne renforce la gestion de ses flux de courriers entrants et choisit de numériser l’ensemble de ses documents. Pour cela, elle s’est récemment équipée du scanner de production i5600 dans le but d’accroître la rapidité de traitement des courriers et autres pièces administratives telles que les déclarations de situation et titres de séjour. Ayant fait le choix d’opter pour une numérisation centralisée de son courrier entrant, le site de Toulouse mutualise désormais la gestion électronique de documents de cinq CAF départementales (Haute-Garonne, Ariège, Tarn, Lot et Gers).
Avec près de 6,5 millions de pièces dématérialisées en 2014, le service GED-Editique de la CAF en charge de la centralisation et de la numérisation des courriers reçus, fait face à une importante volumétrie, en augmentation constante, de documents à traiter quotidiennement. Pour répondre à cette contrainte et à la nécessité de remplacer d’anciens matériaux vieillissants, la CAF de la Haute-Garonne devait s’équiper de scanners robustes, à haut rendement, et surtout capables de traiter divers documents, aux formats variés et le tout en très peu de temps.
Suite à une étude comparative, l’acquisition du scanner Kodak Alaris i5600, l’un des plus rapide du marché, a donc permis à l’organisme de service public de renforcer son efficacité opérationnelle de dématérialisation de documents. Rapidité, polyvalence et rendement accru optimisent l’organisation interne et la satisfaction des allocataires.
« Le délai imparti au traitement des courriers est très limité car nous avons l’obligation de numériser tous les documents reçus le jour même de la réception et ce, avant 17h30. Nous souhaitions donc acquérir un scanner fiable, robuste et le plus rapide possible », commente Sandrine Fuster, Responsable de service PGDES GED – Editique de la CAF de HauteGaronne.
Pouvoir numériser 170 pages par minutes, a été l’un des critères de sélection essentiel dans notre choix. Le scanner Kodak 5600 se devait également de répondre en totalité à un autre impératif : être capable de numériser différents types et formats de documents. Formulaire standard A4 recto-verso complété et renvoyé par les allocataires, lettres, justificatifs administratifs divers tels que des actes de naissances, titres de séjour, quittances de loyers et déclarations de situation familiale, sont dorénavant parfaitement pris en compte et traités rapidement. Une fois transféré au service GED-Editique, le courrier reçu quotidiennement par les cinq caisses d’allocations familiales départementales de la région Midi Pyrénées est désormais numérisé par le scanner Kodak i5600. Aujourd’hui, ce sont près de 30 000 courriers, pièces administratives qui sont traités chaque jour, puis archivés dans un espace de stockage virtuel. Après l’attribution d’un code pièce unique, les documents sont transférés sur l’application institutionnelle NIMS puis classés dans les dossiers correspondant aux divers services en charge de traiter les demandes des allocataires.
Les 3 autres CAF de la région Midi-Pyrénées devraient à leur tour bénéficier de ce service de numérisation mutualisé entre octobre 2015 et fin 2017.
Mutualisation des documents
La CAF de La Haute-Garonne disposait déjà de plusieurs scanners Kodak Alaris i660 et i780, ce qui a simplifié l’installation et la prise en main par les équipes des derniers modèles choisis. L’opérateur en charge de la numérisation via le scanner i5600 gère facilement ses opérations au travers d’un écran tactile affichant la progression du travail en cours et récapitulant les opérations effectuées. Les tâches sont simplifiées, ce qui améliore considérablement la précision et le temps de traitement des documents. Tout est conçu pour réduire les interventions humaines et gagner en productivité, de l’alimentation à l’empilage en sortie. Les fonctions de traitement de l’image renforcent également la qualité des documents numérisés et procurent un rendu très fiable.
La technologie Perfect Page de Kodak Alaris, disponible sur tous les modèles de scanners, permet l’orientation automatique des documents dans le sens de lecture, le détourage, l’ajustement de la luminosité et du contraste, de la couleur de fond, etc… et ce afin d’optimiser au maximum la qualité de l’image numérisée et faciliter ainsi la reconnaissance optique de caractère (OCR), la lecture automatique des documents réalisée grâce à l’application IRIS, et le traitement de l’information.
« La rapidité de numérisation nous permet de mutualiser la gestion électronique des documents de plusieurs CAF, tout en respectant nos objectifs de numérisation dès réception. Une priorité pour la CAF, qui accorde une grande importance à la satisfaction de ses allocataires et à la rapidité des réponses qui leur sont apportés. » commente Sandrine Fuster, avant de poursuivre : « Nous sommes également satisfaits du suivi assuré par Kodak Alaris qui, depuis l’installation du scanner i5600 effectue une visite de maintenance préventive une fois par trimestre, et qui s’engage à intervenir dans un délai de 8 heures maximum en cas de panne. » Aline Saponara, Responsable des ventes pour l’activité « Information Management » de Kodak Alaris en France, déclare : « Le scanner i5600 de Kodak Alaris a été spécifiquement conçu pour accompagner les entreprises et entités gouvernementales qui traitent quotidiennement d’énormes volumes de documents contenant toutes sortes d’informations. Sa conception robuste et ses avantages technologiques permettent une utilisation intensive et offrent la possibilité de rentabiliser cet investissement rapidement. »