A l’heure de la révolution numérique, il est toujours un service au sein de l’entreprise qui tarde à opérer sa mutation. La gestion des ressources humaines implique toujours un traitement intensif de documents. Les recrutements, les formulaires de demande, les règles d’entreprise, les avantages sociaux ou autres procédures, nécessitent des documents qui doivent être collectés et archivés de façon traditionnelle avec des copies papier. Au fur et à mesure que la technologie évolue, la sécurité et la gestion électronique des documents sont plus rapides et efficaces. Il est donc logique que les entreprises passent du papier au numérique. Archiver des « edocs » (documents électroniques) est plus efficace et rentable non seulement pour les professionnels RH mais aussi pour l’entreprise et les employés qui sont à l’heure actuelle seulement 24% à être satisfaits de leurs services RH[1].
Améliorer l’accès à l’information tout en augmentant la productivité (+ de 40%) de ceux qui les gèrent sont les deux grands avantages de la mise en œuvre d’un système de gestion électronique des documents « employé » (Employee Document Management), intégré à une solution de services partagés RH. Cependant, il existe encore de nombreux avantages. Par exemple, les données de l’employé peuvent être analysées, traitées et peuvent générer des comptes rendus afin de détecter les tendances actuelles et historiques et aider à orienter les prises de décision. Les données informatisées peuvent également apporter plus d’opportunités pour l’automatisation et la collaboration (les employés peuvent travailler ensemble dans un système coopératif), ce qui favorise le partage des données au sein de l’entreprise au lieu d’avoir des silos de données départementaux.
La technologie EDM intégrée à un système de services partagés RH permet à l’employé de gérer des contenus, d’imager, de capturer, de stocker et d’extraire les documents, découlant sur une gestion des dossiers informatisés et un flux de travail automatisé. Le gain de temps dans la recherche de documents, la diminution d’informations dupliqués, le traitement et l’acheminement des documents plus rapide, la baisse d’erreurs de données, des niveaux de satisfaction et de productivité plus élevés (taux de satisfaction des employés de + 50%) sont d’autres avantages que peuvent tirer les entreprises qui intègrent l’EDM dans leur système.
D’un point de vue stratégique, une entreprise qui améliore son système de services partagés RH grâce à l’Employee Document Management améliore considérablement la satisfaction de l’employé, son engagement et sa productivité. En même temps, elle réalise aussi un gain économique de temps, de matériel et d’espace qui a servi pour gérer et stocker les documents imprimés. De plus, les informations collectées et stockées peuvent être analysées en relation avec d’autres départements et avec des données du marché, ce qui permet d’avoir une compréhension améliorée de l’état de santé de l’entreprise et aider la prise de décision.
Les entreprise qui ont entrepris la démarche d’intégrer l’EDM à leur système de services partagés RH, récolteront des bénéfices et auront un avantage compétitif sur leurs concurrents. Une solution compréhensive de ce type aide à assurer la santé d’une entreprise et le bien-être de ses employées grâce à un accès aux données et à une communication améliorée, favorisant l’engagement de l’employé et la prise de décision.
Neelam Bahal, Vice-Présidente en charge du marketing global de Neocase Software
[1] Source étude ADP Research Institute® auprès de plus de 500 salariés issus d’entreprises de toutes tailles et tous secteurs d’activité confondus