« Le hub documentaire, pour mieux appréhender les défis de l’éditique avec le numérique et pour une production multicanale efficace » par Hélène Mouiche, Analyste Senior chez MARKESS pour Compart France

Global communication

Concurrence accrue, innovations technologiques permanentes, diversité des attentes clients, instantanéité et temps réel… ces paramètres font partie du quotidien de l’entreprise. Elle doit se transformer, être agile et réactive, adapter rapidement ses processus mais aussi ses communications avec les clients. Le document, peu importe son format ou son support, reste au cœur des échanges entre l’entreprise et ses clients. Pourtant avec le numérique, le document évolue et les pratiques de gestion documentaire, depuis la composition du document jusqu’à sa diffusion, doivent être révisées.

Dans sa dernière étude sur ce sujet*, MARKESS identifie clairement 3 enjeux majeurs qui impactent la gestion des processus documentaires liés aux communications clients :

  • les contraintes légales mais aussi internes de plus en plus strictes qui imposent plus de traçabilité et de fiabilité dans la chaîne de gestion documentaire,
  • la généralisation des usages numériques chez les clients avec notamment l’utilisation accrue des terminaux mobiles de type smartphone et tablette,
  • la multiplication des canaux de communications, dont les réseaux sociaux et les SMS.

Le numérique introduit de nouveaux risques. Ils surviennent en cas de défaillance des processus documentaires, par exemple de rupture de la chaîne de gestion documentaire, de mauvaise qualité des documents produits, de non-conformité aux exigences légales ou aux règles de communication définies par l’entreprise (homogénéité de la charte graphique, logo à jour, etc.). Ces risques sont aussi accrus avec des communications clients, désormais multicanales, et des interactions clients omnicanales.

Face à cette situation, moins d’un décideur sur quatre estime que la gestion actuelle de ses communications clients est optimisée. En cause notamment, les solutions informatiques en place qui ne permettent pas (ou plus) de répondre correctement aux exigences actuelles.

Le déploiement d’un “hub documentaire”, solution offrant une vision globale et une gestion centralisée des documents et des divers processus associés, permet de minimiser ces risques grâce à :

  • la mutualisation des ressources et des composants documentaires à travers un référentiel documentaire commun et la gestion de composants documentaires ré-exploitables, permettant de s’affranchir des silos
  • la convergence de tous les flux de données documentaires – quel que soit le format du flux, le canal d’entrée et le processus métier concerné, afin de les modifier, les convertir, les enrichir de données liées au traitement (tags, codes 3D, données externes…) et les consolider
  • la composition et la production en un point unique et la préparation des documents au format de sortie nécessaire, dont leur archivage
  • leur diffusion sur tout type de canal (physique, digital et mobile).

Les investissements en éditique étant par ailleurs conséquents, il est opportun de pouvoir continuer à exploiter certains composants tels que le moteur de composition par exemple, et de connecter cette plate-forme à l’existant.

Le hub documentaire offre ainsi à l’entreprise souplesse, agilité, facilité et maîtrise des risques. Autant de conditions nécessaires pour optimiser la gestion des processus documentaires et gagner en compétitivité.

HélèneMouicheHélène Mouiche, Analyste Senior – MARKESS

 

* Pour télécharger le Référentiel de Pratiques, synthèse de l’étude “Communications clients & performance commerciale – Apports des solutions de gestion des documents sortants & perspectives 2015” réalisée par MARKESS et co-sponsorisée par Compart : bit.ly/markessREF_DOC13_Compart

A lire également :

 

MARKESS est une société d’études indépendante, spécialisée dans l’analyse des marchés des technologies du numérique et des stratégies de modernisation des entreprises et administrations –  www.markess.com

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« Le hub documentaire, pour mieux appréhender les défis de l’éditique avec le numérique et pour une production multicanale efficace » par Hélène Mouiche, Analyste Senior chez MARKESS pour Compart France

Global communication 31st mai, 2015

Concurrence accrue, innovations technologiques permanentes, diversité des attentes clients, instantanéité et temps réel… ces paramètres font partie du quotidien de l’entreprise. Elle doit se transformer, être agile et réactive, adapter rapidement ses processus mais aussi ses communications avec les clients. Le document, peu importe son format ou son support, reste au cœur des échanges entre l’entreprise et ses clients. Pourtant avec le numérique, le document évolue et les pratiques de gestion documentaire, depuis la composition du document jusqu’à sa diffusion, doivent être révisées.

Dans sa dernière étude sur ce sujet*, MARKESS identifie clairement 3 enjeux majeurs qui impactent la gestion des processus documentaires liés aux communications clients :

  • les contraintes légales mais aussi internes de plus en plus strictes qui imposent plus de traçabilité et de fiabilité dans la chaîne de gestion documentaire,
  • la généralisation des usages numériques chez les clients avec notamment l’utilisation accrue des terminaux mobiles de type smartphone et tablette,
  • la multiplication des canaux de communications, dont les réseaux sociaux et les SMS.

Le numérique introduit de nouveaux risques. Ils surviennent en cas de défaillance des processus documentaires, par exemple de rupture de la chaîne de gestion documentaire, de mauvaise qualité des documents produits, de non-conformité aux exigences légales ou aux règles de communication définies par l’entreprise (homogénéité de la charte graphique, logo à jour, etc.). Ces risques sont aussi accrus avec des communications clients, désormais multicanales, et des interactions clients omnicanales.

Face à cette situation, moins d’un décideur sur quatre estime que la gestion actuelle de ses communications clients est optimisée. En cause notamment, les solutions informatiques en place qui ne permettent pas (ou plus) de répondre correctement aux exigences actuelles.

Le déploiement d’un “hub documentaire”, solution offrant une vision globale et une gestion centralisée des documents et des divers processus associés, permet de minimiser ces risques grâce à :

  • la mutualisation des ressources et des composants documentaires à travers un référentiel documentaire commun et la gestion de composants documentaires ré-exploitables, permettant de s’affranchir des silos
  • la convergence de tous les flux de données documentaires – quel que soit le format du flux, le canal d’entrée et le processus métier concerné, afin de les modifier, les convertir, les enrichir de données liées au traitement (tags, codes 3D, données externes…) et les consolider
  • la composition et la production en un point unique et la préparation des documents au format de sortie nécessaire, dont leur archivage
  • leur diffusion sur tout type de canal (physique, digital et mobile).

Les investissements en éditique étant par ailleurs conséquents, il est opportun de pouvoir continuer à exploiter certains composants tels que le moteur de composition par exemple, et de connecter cette plate-forme à l’existant.

Le hub documentaire offre ainsi à l’entreprise souplesse, agilité, facilité et maîtrise des risques. Autant de conditions nécessaires pour optimiser la gestion des processus documentaires et gagner en compétitivité.

HélèneMouicheHélène Mouiche, Analyste Senior – MARKESS

 

* Pour télécharger le Référentiel de Pratiques, synthèse de l’étude “Communications clients & performance commerciale – Apports des solutions de gestion des documents sortants & perspectives 2015” réalisée par MARKESS et co-sponsorisée par Compart : bit.ly/markessREF_DOC13_Compart

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MARKESS est une société d’études indépendante, spécialisée dans l’analyse des marchés des technologies du numérique et des stratégies de modernisation des entreprises et administrations –  www.markess.com

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