La diffusion d’informations est traditionnellement réalisée sur le support « document ». Aujourd’hui avec le passage du dit document dans une forme électronique, la communication, pour être efficace, doit s’appuyer sur un véritable hub documentaire.
Qu’est-ce qu’une donnée? Qu’est-ce qu’un document ?
Dans notre écosystème de communication multicanale, la pire des approches serait de se contraindre uniquement au format « page A4 ». Il faut dissocier données et documents (contenu et support) ; ce qui sous-entend un traitement documentaire capable d’extraire les données de n’importe quelle application spécifique et de le préparer ultérieurement selon les préférences du destinataire et du canal de communication. Ceci nécessite une technologie de l’information qui cartographie l’intégralité du processus de traitement documentaire dans un système centralisé.
Plus le canal de distribution sera distinct de la création de document, plus le système de communication de l’entreprise sera flexible.
A quoi ressemble le processus traditionnel du traitement documentaire ?
Les données brutes contenues dans les bases de données des applications métiers sont extraites et positionnées de la façon la plus intelligible possible sur un support, que l’on appelle le document, par un processus de composition de documents. Ces documents sont ensuite diffusés au travers d’un support papier ou numérique vers les destinataires.
A l’autre bout de ce circuit, le destinataire réceptionne le document papier ou électronique et initie alors un travail de reconnaissance et d’extraction des données brutes qui lui sont nécessaires pour déclencher les actions liées à la réception du documents. Ce sont des processus d’OCRisation pour les documents papier, de conversion et d’extraction de métadonnées pour les documents électroniques, par exemple.
Non seulement ces processus sont lourds, mais ils génèrent des risques de perte de données essentielles que l’émetteur souhaitaient voir prises en compte.
Le schéma suivant illustre ce cycle
(Graphique: ©Compart AG)
L’approche traditionnelle est orientée autour du format courrier/A4. Mais, ce qui est approprié pour un fichier d’impression, de télécopie ou d’archivage, ne l’est pas pour les appareils mobiles ou pour le Web. Il serait préférable de ne transférer que les données brutes ; en d’autres termes, la création et la distribution de documents devraient être réalisées en dehors de l’application spécifique. Ainsi le choix du format de page et du canal de distribution ne sont pas sélectionnés dans l’application mais beaucoup plus tard que ce qui se pratique habituellement.
L’envoi en PDF est-il toujours dans l’air du temps?
Bien sûr, le choix du PDF (désormais omniprésent) est une étape importante pour raccourcir le cycle décrit précédemment. Mais ce n’est qu’un début. En effet, à quoi bon un document PDF s’il n’intègre pas les métadonnées nécessaires au traitement multicanal? Les technologies telles que les structures XMP ont été développées spécifiquement pour stocker les métadonnées dans un document électronique et permettre une lecture automatique par le destinataire ainsi qu’un transfert vers des applications (ERP, CRM, etc.). Cela constitue certainement une avancée dans le processus d’automatisation documentaire mais nous ne sommes pas au bout du chemin.
En effet, le PDF est, lui aussi, basé sur le format A4, ce qui signifie que l’étape fastidieuse de « déformatage » est requise pour la diffusion vers les supports mobiles (voir graphique). Le gain de cette simplification est donc marginal compte tenu de la complexité des processus de « déformatage » et de décomposition nécessitant habituellement des outils coûteux.
Le Hub de données
Alors à quoi ressemblera le traitement documentaire dans le futur? Sans aucun doute, l’idéal serait de créer une interface unique pour centraliser l’ensemble des données brutes indépendamment du format, de la mise en page et du canal de distribution. Il s’agit réellement de la seule manière efficace de préparer des documents de tout type et format à une diffusion physique ou numérique.
Pour les entreprises, cela implique de séparer les étapes de création et de diffusion des documents en mettant en place un système centralisé de gestion et de diffusion des documents. Ce Hub utilise des règles et des critères définis à partir des différents services (commercial, marketing,…) pour déterminer les données, la mise en page, le format et le canal de distribution, en fonction du destinataire.
La centralisation ne profite pas seulement au système informatique qui concentre l’ensemble des informations de l’entreprise. Cela permet encore d’avoir une vue de l’intégralité des documents diffusés par l’entreprise sur une période donnée. D’autres critères peuvent également être contrôlés, mais cet avantage ne doit pas être sous-estimé : de nombreuses entreprises manquent de visibilité sur le nombre de documents imprimés et envoyés électroniquement. Ce qu’il manque à la gestion documentaire est une vue à 360°.
Le destinataire et le processus déterminent le canal de distribution
A proprement parler, la communication multicanale signifie qu’il faut se détacher d’un format spécifique de sorte que chaque document puisse être distribué via n’importe quel canal de diffusion (courrier postal, sms, site Internet, email…) et lu sur n’importe quel support (smartphone, tablette, PC, etc.).En d’autres termes, un canal de distribution est choisi pour chaque processus opérationnel. Mais cela n’est envisageable que grâce à un traitement centralisé où peuvent converger toutes les voies de communication liées aux documents, et surtout si l’ajout de nouveaux canaux de diffusion est aisé.
Dans ce contexte, le format HTML5 a certainement ouvert la voie vers un traitement documentaire moderne. Le langage de balisage basé sur du texte donne déjà le ton avec les plateformes mobiles comme l’iPhone, l’iPad et les appareils Android. Et pour cause ! Le contenu au format HTML5 peut être facilement traité pour n’importe quel canal de distribution électronique, que ce soit un smartphone ou un site Web. Et si vous préférez imprimer, cela est toujours possible de même que la conversion en PDF. Indépendant du format ou du canal de distribution, le HTML5 est actuellement le format le plus intelligent pour la création et l’affichage de documents. Il permet l’affichage dynamique en fonction du format (par exemple le passage du format A4 à la visualisation sur smartphone), la conversion de n’importe quelle mise en page vers des formats orientés texte, l’extraction de données individuelles (y compris la récupération des éléments de facture) ainsi que la création de tables des matières et de listes d’index.
Composition et formatage – deux choses différentes
On ne doit pas confondre composition et formatage/restitution, la composition est un art, le formatage un métier. La composition, c’est créer un contenu et une mise en forme en tenant compte du langage et de la logique métier. Le formatage (pixellisation) signifie « compression » du contenu vers un périphérique de sortie. Composition et mise en forme doivent rester séparées, car l’un dépend du canal de distribution et l’autre pas.