Six choses que les dirigeants ne devraient plus ignorer concernant la gestion des archives et de l’information – Par Edward Hladky, Directeur Général d’Iron Mountain France

Instructions and directives
  1. Si vous ne devez retenir qu’une seule chose, retenez que : les entreprises qui aspirent à se démarquer rapidement de la concurrence par la valorisation de l’information qu’elle détiennent, cherchent toujours à recruter le meilleur talent au poste de responsable de la gouvernance de l’information, ou Chief Information  Governance Officer (CIGO).
  2. La question de la gouvernance de l’information mérite l’attention de la direction et du conseil d’administration. Une mauvaise gestion de l’information peut sérieusement dégrader la réputation de l’entreprise, les risques sont trop importants pour être ignorés; à l’inverse, bien gérée, l’information peut changer la donne et vous permettre de devancer vos concurrents, sur de nouveaux marchés par exemple. Pour transformer ainsi l’information en avantage, les hauts dirigeants doivent expliquer clairement ce qu’ils attendent de l’information à l’équipe chargée de la gouvernance et cette dernière doit disposer d’une plateforme dédiée pour faire remonter les opportunités, les potentiels et les interrogations éventuelles au plus haut niveau de la chaîne de décision.
  3. L’équipe chargée de la gouvernance de l’information doit trouver un juste équilibre entre la nécessité de protéger les données pour limiter les risques et la satisfaction de la demande des départements d’avoir accès à l’information qu’il leur faut, quand il le faut. Ceci suppose de mettre en place des règles d’organisation interne, des programmes et des procédures de contrôle, et une fois seulement que ces fondations sont posées, vous multipliez les chances que l’entreprise sache utiliser judicieusement l’information pour en extraire des renseignements décisionnels et générer de la valeur.
  4. La gestion de l’information ne doit pas être à la seule charge de l’IT. Les risques peuvent survenir de toutes parts aussi chacun, à son niveau, doit assumer la responsabilité de protéger la confidentialité de l’information.
  5. Ne limitez pas le périmètre de l’équipe responsable de la gestion des informations aux seules obligations de conformité vis-à-vis de la législation applicable et de prévention des violations des données. C’est une part importante, bien entendu, mais on attend aussi aujourd’hui des archivistes et des professionnels de l’information qu’ils soutiennent des projets stratégiques d’envergure, comme l’acquisition de nouveaux clients et l’augmentation des ventes.
  6. Le rôle des responsables de l’information ne cesse d’évoluer. En misant sur la communication avec les départements de l’entreprise et en employant des outils de recoupement de l’information, ils sauront mieux de quelles informations ils disposent, qui y a accès et les a effectivement consultées, où ces informations sont conservées, avec quelles garanties de protection et, très important, quand il est temps de les détruire.
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Six choses que les dirigeants ne devraient plus ignorer concernant la gestion des archives et de l’information – Par Edward Hladky, Directeur Général d’Iron Mountain France

Instructions and directives 27th avril, 2015
  1. Si vous ne devez retenir qu’une seule chose, retenez que : les entreprises qui aspirent à se démarquer rapidement de la concurrence par la valorisation de l’information qu’elle détiennent, cherchent toujours à recruter le meilleur talent au poste de responsable de la gouvernance de l’information, ou Chief Information  Governance Officer (CIGO).
  2. La question de la gouvernance de l’information mérite l’attention de la direction et du conseil d’administration. Une mauvaise gestion de l’information peut sérieusement dégrader la réputation de l’entreprise, les risques sont trop importants pour être ignorés; à l’inverse, bien gérée, l’information peut changer la donne et vous permettre de devancer vos concurrents, sur de nouveaux marchés par exemple. Pour transformer ainsi l’information en avantage, les hauts dirigeants doivent expliquer clairement ce qu’ils attendent de l’information à l’équipe chargée de la gouvernance et cette dernière doit disposer d’une plateforme dédiée pour faire remonter les opportunités, les potentiels et les interrogations éventuelles au plus haut niveau de la chaîne de décision.
  3. L’équipe chargée de la gouvernance de l’information doit trouver un juste équilibre entre la nécessité de protéger les données pour limiter les risques et la satisfaction de la demande des départements d’avoir accès à l’information qu’il leur faut, quand il le faut. Ceci suppose de mettre en place des règles d’organisation interne, des programmes et des procédures de contrôle, et une fois seulement que ces fondations sont posées, vous multipliez les chances que l’entreprise sache utiliser judicieusement l’information pour en extraire des renseignements décisionnels et générer de la valeur.
  4. La gestion de l’information ne doit pas être à la seule charge de l’IT. Les risques peuvent survenir de toutes parts aussi chacun, à son niveau, doit assumer la responsabilité de protéger la confidentialité de l’information.
  5. Ne limitez pas le périmètre de l’équipe responsable de la gestion des informations aux seules obligations de conformité vis-à-vis de la législation applicable et de prévention des violations des données. C’est une part importante, bien entendu, mais on attend aussi aujourd’hui des archivistes et des professionnels de l’information qu’ils soutiennent des projets stratégiques d’envergure, comme l’acquisition de nouveaux clients et l’augmentation des ventes.
  6. Le rôle des responsables de l’information ne cesse d’évoluer. En misant sur la communication avec les départements de l’entreprise et en employant des outils de recoupement de l’information, ils sauront mieux de quelles informations ils disposent, qui y a accès et les a effectivement consultées, où ces informations sont conservées, avec quelles garanties de protection et, très important, quand il est temps de les détruire.
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