Supports pédagogiques, documentations techniques, arrêtés et autres procès-verbaux sont numérisés grâce aux scanners i3400 et Flatbed A3.
L’Université Paris Diderot – Paris 7, créée en 1971, offre un environnement privilégié et des pôles de recherche spécialisés dans le domaine des sciences, des formations pour les métiers liés à la santé, aux sciences humaines et sociales, ainsi qu’aux arts, lettres et langues. Son campus, implanté au cœur du nouveau quartier Paris-Rive Gauche, accueille 25 000 étudiants et 4000 enseignants chercheurs et personnels administratifs.
L’Université Paris Diderot – Paris 7, à travers son service logistique, s’est dernièrement équipée des scanners professionnels Kodak Alaris i3400 et de modules de numérisation à plat A3, pour répondre à un projet de grande envergure qui va permettre de numériser progressivement près d’un demi-siècle d’archives et de disposer ainsi d’une version électronique immédiatement accessible aux services, parallèlement à la version papier, qui sera versée aux Archives Nationales, sur le site de Pierrefitte-sur-Seine.
C’est fin 2013, qu’est née l’idée de créer un atelier de numérisation avec un double objectif : concilieroptimisation logistique et obligations réglementaires.
En effet, l’exigence réglementaire veut que les archives papier historiques soient versées aux Archives Nationales (Pierrefitte sur Seine).Ces dernières, une fois numérisées, seront ainsi consultables beaucoup plus facilement. Cela représente un gain de temps important pour les personnes concernées, et permet à l’université d’avoir à proximité immédiate une partie de son patrimoine encore utile à l’activité des services.
Kodak Alaris : simplicité d’utilisation, formation rapide et efficace des équipes
Après avoir lancé un marché de procédures adapté réunissant 4 acteurs importants de la dématérialisation, l’Université Diderot a décidé d’opter pour Kodak Alaris pour plusieurs raisons qui ont fait la différence, notamment le service après-vente apporté par Kodak Alaris. C’est ainsi que l’Université s’est équipée des scanners départementaux i3400 accompagnés de modules de numérisation à plat A3, ainsi que du logiciel de capture et d’indexation associé, Kodak Capture Pro.
Monsieur Claude Chartres, responsable logistique de l’Université Paris Diderot – Paris 7, commente «Nous étions à la recherche de solutions de numérisation faciles d’utilisation et dotées d’une réelle capacitéd’interfaçage avec nos logiciels métiers » avant de poursuivre « lors de notre sélection, nous avons également accordé une grande importance à la formation qui serait dispensée à notre équipe, et KodakAlaris fut le seul acteur, dans le cadre de la mise en concurrence, à nous proposer 3 jours de formationpermettant une prise en main efficace du matériel ».
L’efficacité du service après-vente de Kodak Alaris a aussi été un critère essentiel dans le choix de l’Université Paris Diderot – Paris 7. En effet, en cas de panne, Kodak Service & Support s’engage à intervenir dans un délai de 6 heures maximum.
Numériser près de 50 ans d’archives administratives
Depuis le début de l’année 2014, l’atelier de numérisation de l’université numérise, suivant un plan coordonné et un phasage précis, les archives datant pour certaines du début des années 1970. Supports pédagogiques, documentations techniques, arrêtés et autres procès-verbaux se succèdent… Au total, ce sont près de 500 mètres linéaires de documents papiers, comme iconographiques, de nature extrêmement riche et variée, principalement en format A4, qui sont actuellement numérisés progressivement et indexés sur un des serveurs de l’université.
Le scanner i3400, qui traite jusqu’à 90 pages par minute soit 20 000 pages par jour, est conçu pournumériser des documents allant jusqu’au format A3. Alliant petite taille et capacité industrielle, il intègre la technologie Perfect Page qui perfectionne la qualité des images et gère intelligemment les tâches de traitement d’image. Notamment le réglage des couleurs, de la luminosité et du contraste.
Le module de numérisation à plat A3, connectable au scanner Kodak i3400, permet quant à lui de numériser facilement tous les documents fragiles ou surdimensionnés tels que les livres, les magazines, les agrandissements de photos, les plans et plus encore. Il traite ainsi les documents fragiles ou exceptionnels et peut être rangé lorsqu’il n’est pas utilisé pour ne pas encombrer l’espace de travail le reste du temps.
Enfin, le logiciel Kodak Alaris Capture Pro, permet d’améliorer la productivité de numérisation par letraitement de lots de documents, la capture et l’indexation automatique. Il permet de réaliser de nombreuses actions telles que l’insertion, fusion, rotation et réorganisation des documents… Le traitement de formulaires par exemple se trouve simplifié par la possibilité de détection des cases à cocher. Le logiciel Capture Pro permet enfin d’optimiser l’intégrité et la mise en page des documents scannés, ce qui se révèle être très utile dans le traitement d’archives anciennes. En effet, ces dernières, ayant parfois plusieurs dizaines d’années et étant imprimées sur des qualités de papier hétérogènes, sont extrêmement fragiles et leur manipulation peut s’avérer délicate. Grâce au logiciel Capture Pro, les documents sont retouchés pour effacer certaines tâches, pixels ou perforations de classeurs, tout en recadrant les textes. Des documents numériques de très grande qualité sont ainsi crées.
Vers le zéro papier ?
Dans un cadre plus général d’évolution et de modernisation des processus métiers, l’université Paris Diderot – Paris 7 étudie actuellement ses possibilités de dématérialisation des informations produites et reçues dans le cadre de ses activités, dans la continuité des démarches de développement durable entreprises depuis 2009, et dans le respect des exigences réglementaires autour de la dématérialisation des documents produits par les établissements publics (https://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7429).