Optimiser et valoriser la gestion des flux documentaires dans un contexte multicanal – Compart / Markess

Compart, éditeur leader dans les solutions de Hub de gestion documentaire multicanale, s’est associé au cabinet d’analyses MARKESS lors d’un petit-déjeuner sur la gestion des flux documentaires.

Forte de l’étude intitulée « Communications clients & performance commerciale : Apports des solutions de gestion de documents sortants & perspectives 2015 », l’analyste Hélène Mouiche a présenté les enjeux de la gestion documentaire dans les communications clients. Pour elle « la gestion des documents clients à l’heure du numérique entraîne de nombreux challenges à relever aussi bien pour les décideurs métiers que pour les décideurs IT ». La généralisation des usages numériques va modifier la façon de communiquer avec les clients, ce qui a un impact sur le document, de sa composition jusqu’à sa distribution. A cela s’ajoutent les contraintes légales et la multiplication des canaux de communication. Il faut s’adapter tant aux évolutions du canal courrier (papier) qu’aux nouveaux supports électroniques (email, web, réseaux sociaux, mobile). De nouveaux besoins se sont désormais bien ancrés dans les entreprises avec, en tête, la traçabilité des flux sortants ; la personnalisation fine et de plus en plus ciblée des messages et des informations diffusées. Mais également le phénomène de mutualisation de la gestion des documents sortants qui se fait très présent.

Le constat est sans appel : l’éditique concerne aujourd’hui plusieurs métiers dans l’entreprise !

Aujourd’hui, les entreprises recherchent non seulement des solutions offrant une richesse de fonctionnalités parmi lesquelles nous pouvons citer : l’insertion d’informations issues de différentes applications, la gestion d’emails interactifs dans un référentiel documentaire commun ou encore le suivi du parcours client (tracking), mais aussi un accompagnement tout au long du projet (conseil en amont, accompagnement dans la mise en œuvre et le changement, formation des utilisateurs…).

En point de mire : l’amélioration de la satisfaction client mais aussi la rationalisation des processus et le gain de productivité

Pour illustrer l’état de l’art, un témoignage client est venu enrichir les propos de l’analyste. Cet acteur majeur sur le marché de l’assurance compte près de 64 000 sociétaires et réalise plus de 2 milliards d’euros de chiffre d’affaires. Sa démarche de refonte de la gestion des documents avait pour objectif la massification des impressions et des envois postaux ; autrement dit la rationalisation du courrier égrené.

Une interface a donc été développée en interne qui s’appuie sur la solution DocBridge Mill Plus de Compart. Via des connecteurs WebService, la solution constitue les plis en concaténant des fichiers de sources diverses, effectue un contrôle du pavé adresse, ajoute des codes datamatrix et réalise la conversion de format et la massification. Désormais, par un simple glisser-déposer, l’agent constitue son pli grâce à l’interface, quel que soit le document numérique présent sur son ordinateur. DocBridge Mill Plus va convertir les fichiers en PDF et générer le pli. L’agent peut visualiser le résultat final tel qu’il sera imprimé et envoyé à son destinataire.

Entre le choix de la solution et le démarrage du pilote, seulement cinq mois se sont écoulés. Le client a également affirmé « qu’au-delà de l’offre technique, la proximité des équipes Compart a été un facteur clé de la réussite du projet ». L’utilisation des moyens d’impression du centre éditique a permis une réduction des coûts d’environ 30% en seulement 4 mois, sachant que pour le moment cette solution n’est implantée que sur un échantillon de sites. A cela s’ajoutera l’impact sur les coûts d’affranchissement qui dépendra de la massification obtenue. Le client estime à 5 000 documents par jour le nombre de courriers égrenés.

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Optimiser et valoriser la gestion des flux documentaires dans un contexte multicanal – Compart / Markess

10th avril, 2015

Compart, éditeur leader dans les solutions de Hub de gestion documentaire multicanale, s’est associé au cabinet d’analyses MARKESS lors d’un petit-déjeuner sur la gestion des flux documentaires.

Forte de l’étude intitulée « Communications clients & performance commerciale : Apports des solutions de gestion de documents sortants & perspectives 2015 », l’analyste Hélène Mouiche a présenté les enjeux de la gestion documentaire dans les communications clients. Pour elle « la gestion des documents clients à l’heure du numérique entraîne de nombreux challenges à relever aussi bien pour les décideurs métiers que pour les décideurs IT ». La généralisation des usages numériques va modifier la façon de communiquer avec les clients, ce qui a un impact sur le document, de sa composition jusqu’à sa distribution. A cela s’ajoutent les contraintes légales et la multiplication des canaux de communication. Il faut s’adapter tant aux évolutions du canal courrier (papier) qu’aux nouveaux supports électroniques (email, web, réseaux sociaux, mobile). De nouveaux besoins se sont désormais bien ancrés dans les entreprises avec, en tête, la traçabilité des flux sortants ; la personnalisation fine et de plus en plus ciblée des messages et des informations diffusées. Mais également le phénomène de mutualisation de la gestion des documents sortants qui se fait très présent.

Le constat est sans appel : l’éditique concerne aujourd’hui plusieurs métiers dans l’entreprise !

Aujourd’hui, les entreprises recherchent non seulement des solutions offrant une richesse de fonctionnalités parmi lesquelles nous pouvons citer : l’insertion d’informations issues de différentes applications, la gestion d’emails interactifs dans un référentiel documentaire commun ou encore le suivi du parcours client (tracking), mais aussi un accompagnement tout au long du projet (conseil en amont, accompagnement dans la mise en œuvre et le changement, formation des utilisateurs…).

En point de mire : l’amélioration de la satisfaction client mais aussi la rationalisation des processus et le gain de productivité

Pour illustrer l’état de l’art, un témoignage client est venu enrichir les propos de l’analyste. Cet acteur majeur sur le marché de l’assurance compte près de 64 000 sociétaires et réalise plus de 2 milliards d’euros de chiffre d’affaires. Sa démarche de refonte de la gestion des documents avait pour objectif la massification des impressions et des envois postaux ; autrement dit la rationalisation du courrier égrené.

Une interface a donc été développée en interne qui s’appuie sur la solution DocBridge Mill Plus de Compart. Via des connecteurs WebService, la solution constitue les plis en concaténant des fichiers de sources diverses, effectue un contrôle du pavé adresse, ajoute des codes datamatrix et réalise la conversion de format et la massification. Désormais, par un simple glisser-déposer, l’agent constitue son pli grâce à l’interface, quel que soit le document numérique présent sur son ordinateur. DocBridge Mill Plus va convertir les fichiers en PDF et générer le pli. L’agent peut visualiser le résultat final tel qu’il sera imprimé et envoyé à son destinataire.

Entre le choix de la solution et le démarrage du pilote, seulement cinq mois se sont écoulés. Le client a également affirmé « qu’au-delà de l’offre technique, la proximité des équipes Compart a été un facteur clé de la réussite du projet ». L’utilisation des moyens d’impression du centre éditique a permis une réduction des coûts d’environ 30% en seulement 4 mois, sachant que pour le moment cette solution n’est implantée que sur un échantillon de sites. A cela s’ajoutera l’impact sur les coûts d’affranchissement qui dépendra de la massification obtenue. Le client estime à 5 000 documents par jour le nombre de courriers égrenés.

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