Dématérialisation des flux : comment choisir ? Par Alban Verchere, Responsable Développement Activité Numérique chez LOCARCHIVES, et Pierre Patuel, Directeur de DPii

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Réduction des coûts, rationalisation de vos processus, sécurité… il existe de bonnes raisons de vouloir dématérialiser ses factures et ses contrats. Reste à choisir une solution technique qui soit conforme au cadre réglementaire existant. Faisons le point !

La dématérialisation des flux, un mouvement de fond

L’apparition d’un cadre légal favorable et d’une offre technologique arrivée à maturité encourage les entreprises comme les administrations à procéder à la dématérialisation de leurs processus.

C’est-à-dire qu’elles substituent à leurs flux de documents papier et aux traitements qui leur sont appliqués, des flux de documents numériques et une gestion automatisée.

Toutefois, pour être valides au regard de la loi, ces documents électroniques doivent respecter des obligations techniques quant à leur transmission et à leur conservation. Ces obligations ont été précisées dernièrement par la réglementation française et européenne.

Le cadre légal et ses implications techniques

Depuis la loi du 13 mars 2000, l’écrit numérique possède la même valeur probante qu’un document papier sous réserve qu’on puisse en garantir l’imputabilité (identification de l’émetteur) et l’intégrité (document non modifiable), ce qui implique de recourir à une signature électronique et à un archivage à valeur probatoire.

La directive européenne 2010/45/UE a confirmé cette avancée tout en précisant que l’on peut utiliser tout moyen électronique pour la transmission de documents, sous réserve du respect des conditions précédentes (imputabilité, intégrité) et à condition que le récepteur ait donné son accord.

Les décrets du 18 octobre 2013 et du 19 septembre 2014 ont précisé l’application de cette directive dans le domaine de la facturation.

Cas pratique : les factures dématérialisées

Selon ces décrets, une entreprise dispose de trois possibilités pour envoyer ou recevoir une facture dématérialisée de façon à en garantir l’imputabilité et l’intégrité :

  • le recours à une norme sécurisée, comme l’échange informatisé de données (EDI)
  • l’envoi d’un PDF doté d’une signature stockée sur un support matériel (« signature RGS 2 étoiles »), le plus souvent un serveur sécurisé;
  • la transmission d’un PDF accompagné d’une signature stockée sur un support logiciel (« signature RGS 1 étoile ») et complété d’une piste d’audit, c’est-à-dire de l’ensemble des éléments accompagnant la facture : bon de commande, bon de livraison…

Quels flux dématérialiser ?

L’ensemble des flux entrants et sortants d’une entreprise peuvent être dématérialisés : factures clients ou fournisseurs, contrats de travail ou d’intérim, fiches de paie, contrats commerciaux ou de baux,  bons de commande ou de livraison…

Les bénéfices de la dématérialisation de vos flux

  • Réaliser d’importantes économies sur les frais de gestion : affranchissement, conservation…

Le coût de gestion (émission, transmission, conservation) d’une facture dématérialisée représente en moyenne seulement 5% de celui de son équivalent papier.

La rentabilité d’une opération de dématérialisation des processus est donc ordinairement atteinte en moins d’un mois.

  • Améliorer la gestion des transactions et des documents

Les documents sont envoyés et archivés bien plus rapidement. Leur partage et leur consultation sont facilités.

  • Minimiser les risques juridiques en cas de contestation de la preuve

En cas de contentieux, la conservation confiée à un tiers archiveur  permet de renforcer encore la valeur probante d’un document, puisque celui n’a pas été hébergé chez l’une des parties. Cette valeur probatoire est d’autant plus forte lorsque ce dernier bénéficie de la certification NF Z42-013.

  • Etre en conformité avec les exigences réglementaires, normatives et métiers

Des documents électroniques natifs sans certificat de scellement sont considérés comme non conformes et peuvent entrainer des sanctions financières.

Les indispensables de toute solution technique

Selon les attentes et les besoins de l’entreprise, la gestion des flux électroniques peut être intégrée au sein du système d’information ou au contraire être pris en charge par une plateforme externalisée en mode SaaS, type plateforme EDC.

Dans tous les cas, il s’agit de mettre en œuvre un système global qui prend en charge les besoins de transmission, de réception et d’archivage de façon totalement transparente, en procédant de façon automatisée à l’horodatage, à la signature électronique et à la traçabilité de vos documents électroniques.

Ce service doit également obligatoirement proposer une gestion en temps réelle des accusés de réception et des relances. En revanche, la loi prévoit la possibilité pour le récepteur de refuser l’envoi d’un document au format électronique. Il faudra donc conserver un canal d’émission papier.

Un dernier conseil pour choisir un prestataire… 

Après avoir rencontré un prestataire, il est important de se poser ces cinq questions : 

  • « Cette entreprise dispose-t-elle de certifications dans le domaine de la numérisation et de l’archivage électronique ? »
  • « Possède-t-elle de son propre centre d’archivage électronique sécurisé ? »
  • « Est-elle en mesure de me présenter des références ? »
  • « Accepte-t-elle de me démontrer son expertise en réalisant un test sur mes documents ? »
  • « Possède-t-elle une assise financière et organisationnelle suffisante pour m’accompagner sur plusieurs années ? »
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Dématérialisation des flux : comment choisir ? Par Alban Verchere, Responsable Développement Activité Numérique chez LOCARCHIVES, et Pierre Patuel, Directeur de DPii

communication 27th mars, 2015

Réduction des coûts, rationalisation de vos processus, sécurité… il existe de bonnes raisons de vouloir dématérialiser ses factures et ses contrats. Reste à choisir une solution technique qui soit conforme au cadre réglementaire existant. Faisons le point !

La dématérialisation des flux, un mouvement de fond

L’apparition d’un cadre légal favorable et d’une offre technologique arrivée à maturité encourage les entreprises comme les administrations à procéder à la dématérialisation de leurs processus.

C’est-à-dire qu’elles substituent à leurs flux de documents papier et aux traitements qui leur sont appliqués, des flux de documents numériques et une gestion automatisée.

Toutefois, pour être valides au regard de la loi, ces documents électroniques doivent respecter des obligations techniques quant à leur transmission et à leur conservation. Ces obligations ont été précisées dernièrement par la réglementation française et européenne.

Le cadre légal et ses implications techniques

Depuis la loi du 13 mars 2000, l’écrit numérique possède la même valeur probante qu’un document papier sous réserve qu’on puisse en garantir l’imputabilité (identification de l’émetteur) et l’intégrité (document non modifiable), ce qui implique de recourir à une signature électronique et à un archivage à valeur probatoire.

La directive européenne 2010/45/UE a confirmé cette avancée tout en précisant que l’on peut utiliser tout moyen électronique pour la transmission de documents, sous réserve du respect des conditions précédentes (imputabilité, intégrité) et à condition que le récepteur ait donné son accord.

Les décrets du 18 octobre 2013 et du 19 septembre 2014 ont précisé l’application de cette directive dans le domaine de la facturation.

Cas pratique : les factures dématérialisées

Selon ces décrets, une entreprise dispose de trois possibilités pour envoyer ou recevoir une facture dématérialisée de façon à en garantir l’imputabilité et l’intégrité :

  • le recours à une norme sécurisée, comme l’échange informatisé de données (EDI)
  • l’envoi d’un PDF doté d’une signature stockée sur un support matériel (« signature RGS 2 étoiles »), le plus souvent un serveur sécurisé;
  • la transmission d’un PDF accompagné d’une signature stockée sur un support logiciel (« signature RGS 1 étoile ») et complété d’une piste d’audit, c’est-à-dire de l’ensemble des éléments accompagnant la facture : bon de commande, bon de livraison…

Quels flux dématérialiser ?

L’ensemble des flux entrants et sortants d’une entreprise peuvent être dématérialisés : factures clients ou fournisseurs, contrats de travail ou d’intérim, fiches de paie, contrats commerciaux ou de baux,  bons de commande ou de livraison…

Les bénéfices de la dématérialisation de vos flux

  • Réaliser d’importantes économies sur les frais de gestion : affranchissement, conservation…

Le coût de gestion (émission, transmission, conservation) d’une facture dématérialisée représente en moyenne seulement 5% de celui de son équivalent papier.

La rentabilité d’une opération de dématérialisation des processus est donc ordinairement atteinte en moins d’un mois.

  • Améliorer la gestion des transactions et des documents

Les documents sont envoyés et archivés bien plus rapidement. Leur partage et leur consultation sont facilités.

  • Minimiser les risques juridiques en cas de contestation de la preuve

En cas de contentieux, la conservation confiée à un tiers archiveur  permet de renforcer encore la valeur probante d’un document, puisque celui n’a pas été hébergé chez l’une des parties. Cette valeur probatoire est d’autant plus forte lorsque ce dernier bénéficie de la certification NF Z42-013.

  • Etre en conformité avec les exigences réglementaires, normatives et métiers

Des documents électroniques natifs sans certificat de scellement sont considérés comme non conformes et peuvent entrainer des sanctions financières.

Les indispensables de toute solution technique

Selon les attentes et les besoins de l’entreprise, la gestion des flux électroniques peut être intégrée au sein du système d’information ou au contraire être pris en charge par une plateforme externalisée en mode SaaS, type plateforme EDC.

Dans tous les cas, il s’agit de mettre en œuvre un système global qui prend en charge les besoins de transmission, de réception et d’archivage de façon totalement transparente, en procédant de façon automatisée à l’horodatage, à la signature électronique et à la traçabilité de vos documents électroniques.

Ce service doit également obligatoirement proposer une gestion en temps réelle des accusés de réception et des relances. En revanche, la loi prévoit la possibilité pour le récepteur de refuser l’envoi d’un document au format électronique. Il faudra donc conserver un canal d’émission papier.

Un dernier conseil pour choisir un prestataire… 

Après avoir rencontré un prestataire, il est important de se poser ces cinq questions : 

  • « Cette entreprise dispose-t-elle de certifications dans le domaine de la numérisation et de l’archivage électronique ? »
  • « Possède-t-elle de son propre centre d’archivage électronique sécurisé ? »
  • « Est-elle en mesure de me présenter des références ? »
  • « Accepte-t-elle de me démontrer son expertise en réalisant un test sur mes documents ? »
  • « Possède-t-elle une assise financière et organisationnelle suffisante pour m’accompagner sur plusieurs années ? »
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