Avec le choc de simplification voulu par l’Etat, le recours à la facture électronique va devenir la norme à l’horizon 2020 pour les marchés et contrats publics.
En décidant de rendre progressivement obligatoire l’utilisation de telles factures entre son administration et ses fournisseurs, la France rejoint un vaste mouvement initialisé depuis longtemps déjà en Europe du nord – Suède, Norvège, Finlande et Pays-Bas en tête – où la maturité des technologies et la législation ont boosté l’e-facture.
Serait-ce enfin, en France, le déclencheur d’une généralisation massive de la facturation électronique ? Avec l’évolution favorable du cadre légal depuis deux ans, on peut l’espérer. Même si le challenge à venir est encore de taille : le volume de factures fiscales dématérialisées est en effet estimé à 15 % du total échangé dans le secteur interentreprises (B2B).
De son côté, avec près de 4 millions de factures reçues chaque année de la part de ses fournisseurs privés, l’Etat indique que seules 6 000 factures lui ont été adressées sous forme dématérialisées entre janvier et mai 20131.
D’un côté comme de l’autre, on mesure la marge de progression !
Néanmoins, montrant la voie, l’Etat a décidé d’avancer et fixé un calendrier de migration. Au cœur de son dispositif : le portail Chorus facture. Ce point d’entrée unique, exploité par l’Etat, est ouvert à tous les fournisseurs pour déposer, transmettre et suivre leurs factures dématérialisées. Trois possibilités leur sont données d’adresser en ligne leurs documents : en EDI (flux XML), par dépôt de pdf – avec ou sans signature électronique-, ou par saisie manuelle.
L’Agence de l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) a également mis en place une solution de numérisation qui permet de traiter les factures envoyées sous forme papier par les fournisseurs.
C’est donc une solution souple que dessine l’Etat pour automatiser le traitement de ses factures entrantes : un portail qui permet aux vendeurs de transmettre leurs factures sous le format souhaité, voire de les saisir directement, sans que l’acheteur n’ait à se soucier de leur intégration dans son système comptable. Avec une contrainte toutefois dans ce cas précis : le caractère obligatoire de la migration.
Dans les échanges interentreprises (B2B), à l’exception de quelques secteurs, l’approche est moins coercitive. La réussite d’un projet de facture électronique – outre la performance des outils – va donc résider dans la capacité à enrôler les fournisseurs : l’onboarding, autrement dit leur adhésion à l’envoi de factures électroniques.
Cela implique, en creux, que l’acheteur soit capable d’accompagner ce mouvement, le temps nécessaire pour aller vers une dématérialisation fiscale totale. Et donc de gérer la mixité en intégrant dans son dispositif une cohabitation avec des factures papier ou des factures pdf ou xml potentiellement envoyées hors portail dans un premier temps afin d’accélérer la transition vers l’électronique et d’optimiser le ROI malgré les difficultés d’enrôlement des fournisseurs.
Il est donc nécessaire de bien appréhender ce marché de la facturation électronique, dont la règlementation a récemment changé, et à passer en revue ce qu’il faut savoir avant de démarrer son projet d’e-factures entrantes, tous flux confondus.
A la clé d’un tel projet : une économie de près de 50 % des coûts liés à leur traitement et une meilleure maîtrise de la chaîne de facturation.
1 Source: Dossier de presse Projet de loi d’habilitation: simplification de la vie des entreprises / www.economie.gouv.fr