A quelles conditions recourir à la facturation électronique ? Pierre Patuel, co-fondateur de DPii Télécom & Services

Aujourd’hui, l’intérêt de la dématérialisation n’est plus à démontrer. Toutefois, de nombreuses entreprises se font encore abuser par des prestataires de incompétents ou malhonnêtes. Certains vont même jusqu’à développer une solution de dématérialisation aux frais de leur premier client !

Ainsi, sous prétexte de ne pas savoir gérer la signature électronique ou de ne pas comprendre et connaître les textes de lois, ces prestataires les simplifient en proposant d’envoyer les factures sous la forme d’un simple email, sans ajouter aucune autre gestion de conformité, traçabilité ou conservation sécurisée.

Or il est évident qu’un simple email ne peut pas assurer une traçabilité et ce, même si une demande d’accusé de réception est effectuée. Tout comme une sauvegarde n’est pas un archivage légal ! En effet, d’après la mise à jour du 19/09/2014 de la Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre) Peut-on émettre une facture uniquement électronique* : « Pour qu’une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d’un lien sécurisé sur un portail internet), ce qui implique que les systèmes de l’émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée ». 

Ce texte offre un éclaircissement salutaire pour éviter ce genre de dérives. Il met en évidence la nécessité pour les fournisseurs et les clients de passer par une autre voie qu’un simple email ou courriel. Un client souhaitant dématérialiser ses factures doit désormais exiger :

  • des certifications : ISO 9001, scellement ou signature PDF RGS pour empêcher toutes modifications d’un PDF,
  • des normes telles que l’archivage à valeur probante Z42-013,
  • des tests afin de vérifier, gratuitement, le mode de fonctionnement avec ses propres documents,
  • mais également un certain nombre de vérifications à l’exemple du retour d’un accusé de réception pour s’assurer de la bonne lecture du PDF par le destinataire.
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A quelles conditions recourir à la facturation électronique ? Pierre Patuel, co-fondateur de DPii Télécom & Services

19th février, 2015

Aujourd’hui, l’intérêt de la dématérialisation n’est plus à démontrer. Toutefois, de nombreuses entreprises se font encore abuser par des prestataires de incompétents ou malhonnêtes. Certains vont même jusqu’à développer une solution de dématérialisation aux frais de leur premier client !

Ainsi, sous prétexte de ne pas savoir gérer la signature électronique ou de ne pas comprendre et connaître les textes de lois, ces prestataires les simplifient en proposant d’envoyer les factures sous la forme d’un simple email, sans ajouter aucune autre gestion de conformité, traçabilité ou conservation sécurisée.

Or il est évident qu’un simple email ne peut pas assurer une traçabilité et ce, même si une demande d’accusé de réception est effectuée. Tout comme une sauvegarde n’est pas un archivage légal ! En effet, d’après la mise à jour du 19/09/2014 de la Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre) Peut-on émettre une facture uniquement électronique* : « Pour qu’une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d’un lien sécurisé sur un portail internet), ce qui implique que les systèmes de l’émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée ». 

Ce texte offre un éclaircissement salutaire pour éviter ce genre de dérives. Il met en évidence la nécessité pour les fournisseurs et les clients de passer par une autre voie qu’un simple email ou courriel. Un client souhaitant dématérialiser ses factures doit désormais exiger :

  • des certifications : ISO 9001, scellement ou signature PDF RGS pour empêcher toutes modifications d’un PDF,
  • des normes telles que l’archivage à valeur probante Z42-013,
  • des tests afin de vérifier, gratuitement, le mode de fonctionnement avec ses propres documents,
  • mais également un certain nombre de vérifications à l’exemple du retour d’un accusé de réception pour s’assurer de la bonne lecture du PDF par le destinataire.
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