La SNCF INFRA confie à l’éditeur de GED Multimédia SOLUTIONS la dématérialisation des attestations de formation de ses agents

Démat

Multimédia SOLUTIONS, éditeur de logiciels de gestion documentaire situé près de Bordeaux, a été sélectionné par la SNCF Infra pour mettre en œuvre la dématérialisation des attestations de formations de ses agents.

SNCF Infra emploie 35 000 collaborateurs. Sa mission est plurielle : entretenir et veiller sur les lignes du réseau ferroviaire français ; gérer la circulation des trains au quotidien, exporter sa technologie et son ingénierie à travers le monde (source SNCF).

Afin de gagner en efficacité, la Direction de l’Infrastructure a souhaité dématérialiser l’ensemble des attestations de formation des agents de la SNCF Infra, tout d’abord pour le territoire Nord Est Normandie puis pour tout le territoire national. Le logiciel de Gestion Electronique de Documents Windex GED a été sélectionné pour stocker l’ensemble des attestations, déclencher les Workflows de validation et de signature des attestations, puis permettre à chaque agents de se connecter sur un portail Intranet afin de rechercher et télécharger ses attestations de formation.

Pour répondre aux attentes de la SNCF Infra, Multimédia SOLUTIONS a également développé une application de génération des attestations. Ce module, complémentaire au logiciel Windex GED, permet à tous les Responsables d’Unité de Formation de générer les e-Attestations, de les valider et de les envoyer directement dans l’entrepôt documentaire de Windex GED. Des alertes par courriers électroniques sont alors envoyées aux personnes commanditaires de la formation. Chaque acteur du processus signe électroniquement les attestations. Lorsque l’ensemble du processus de création, dépôt et validation est terminé, l’attestation est automatiquement mise à disposition de l’agent via le portail Intranet.

Aujourd’hui, la dématérialisation des attestations de formation génère une économie de papier importante, plus de 7 500 e-Attestations en 9 mois. Elle optimise également la chaîne de production et de diffusion des documents liés à la formation des agents.
« Le délais de délivrance des attestations a été considérablement réduit et la solution Windex GED sur laquelle est basée le portail Intranet est gage de sécurité dans tout le processus de validation des formations de nos agents » déclare Baudouin-Claude BLANCKAERT, Responsable du Centre de Production des Formations Infrastructure du territoire NEN.

«La gestion électronique des attestations de formations via notre solution Windex GED démontre qu’aujourd’hui la dématérialisation est gage de productivité, d’efficacité, gain de temps et sécurisation de l’information. Notre solution technique devait s’intégrer rapidement dans le Système d’Information de la SNCF, être intuitive et évolutive. » nous indique Hélène Servant, Directrice Commerciale de Multimédia SOLUTIONS.

Fort de ce travail d’équipe réussi, Baudouin-Claude BLANCKAERT a présenté cette réussite aux Trophées Excellence organisées par la SNCF et récompensant les meilleures applications numériques déployées au sein de l’entreprise. L’application a remporté le vote du 1er jury.
Hélène Servant, Directrice Commerciale de Multimédia Solutions précise « la mise en œuvre de l’application concerne 35 000 agents et le déploiement sur le territoire national a été couronné de succès. Notre logiciel Windex GED a su répondre aux attentes tant de la DRH que des agents SNCF Infra formés tout au long de leur carrière ».

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La SNCF INFRA confie à l’éditeur de GED Multimédia SOLUTIONS la dématérialisation des attestations de formation de ses agents

Démat 6th février, 2015

Multimédia SOLUTIONS, éditeur de logiciels de gestion documentaire situé près de Bordeaux, a été sélectionné par la SNCF Infra pour mettre en œuvre la dématérialisation des attestations de formations de ses agents.

SNCF Infra emploie 35 000 collaborateurs. Sa mission est plurielle : entretenir et veiller sur les lignes du réseau ferroviaire français ; gérer la circulation des trains au quotidien, exporter sa technologie et son ingénierie à travers le monde (source SNCF).

Afin de gagner en efficacité, la Direction de l’Infrastructure a souhaité dématérialiser l’ensemble des attestations de formation des agents de la SNCF Infra, tout d’abord pour le territoire Nord Est Normandie puis pour tout le territoire national. Le logiciel de Gestion Electronique de Documents Windex GED a été sélectionné pour stocker l’ensemble des attestations, déclencher les Workflows de validation et de signature des attestations, puis permettre à chaque agents de se connecter sur un portail Intranet afin de rechercher et télécharger ses attestations de formation.

Pour répondre aux attentes de la SNCF Infra, Multimédia SOLUTIONS a également développé une application de génération des attestations. Ce module, complémentaire au logiciel Windex GED, permet à tous les Responsables d’Unité de Formation de générer les e-Attestations, de les valider et de les envoyer directement dans l’entrepôt documentaire de Windex GED. Des alertes par courriers électroniques sont alors envoyées aux personnes commanditaires de la formation. Chaque acteur du processus signe électroniquement les attestations. Lorsque l’ensemble du processus de création, dépôt et validation est terminé, l’attestation est automatiquement mise à disposition de l’agent via le portail Intranet.

Aujourd’hui, la dématérialisation des attestations de formation génère une économie de papier importante, plus de 7 500 e-Attestations en 9 mois. Elle optimise également la chaîne de production et de diffusion des documents liés à la formation des agents.
« Le délais de délivrance des attestations a été considérablement réduit et la solution Windex GED sur laquelle est basée le portail Intranet est gage de sécurité dans tout le processus de validation des formations de nos agents » déclare Baudouin-Claude BLANCKAERT, Responsable du Centre de Production des Formations Infrastructure du territoire NEN.

«La gestion électronique des attestations de formations via notre solution Windex GED démontre qu’aujourd’hui la dématérialisation est gage de productivité, d’efficacité, gain de temps et sécurisation de l’information. Notre solution technique devait s’intégrer rapidement dans le Système d’Information de la SNCF, être intuitive et évolutive. » nous indique Hélène Servant, Directrice Commerciale de Multimédia SOLUTIONS.

Fort de ce travail d’équipe réussi, Baudouin-Claude BLANCKAERT a présenté cette réussite aux Trophées Excellence organisées par la SNCF et récompensant les meilleures applications numériques déployées au sein de l’entreprise. L’application a remporté le vote du 1er jury.
Hélène Servant, Directrice Commerciale de Multimédia Solutions précise « la mise en œuvre de l’application concerne 35 000 agents et le déploiement sur le territoire national a été couronné de succès. Notre logiciel Windex GED a su répondre aux attentes tant de la DRH que des agents SNCF Infra formés tout au long de leur carrière ».

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